Proste to RODO ochrona danych w sektorze medycznym

Wdrożenie RODO w jednostkach medycznych. RODO w medycynie. Przygotowanie dokumentacji RODO. Szkolenia z ochrony danych osobowych.

Proste to RODO

Ochrona danych w sektorze medycznym

RODO Sender dla biura rachunkowego

RODO Sender dla biura rachunkowego / kadrowego / płacowego

RODO Sender dla biura rachunkowego. Podmioty zewnętrzne świadczące usługi kadrowe / płacowe dla swoich Klientów siłą rzeczy prowadzą intensywną wymianę informacji z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Szybki przepływ dokumentów ma tutaj decydujące znaczenie. Konieczność reagowania w nagłych sytuacjach wymusza na podmiotach kadrowych / płacowych stosowanie tej formy komunikacji. Szybkość działania jednak nie zwalnia z obowiązku ochrony danych, w tym ochrony danych osobowych.

Dodatkowe funkcje programu RODO Sender.

Dodatkowe zabezpieczenia branżowe, jakie zastosowaliśmy w programie RODO Sender dla biura rachunkowego. Pamiętać należy, iż dokumentacja finansowa przedsiębiorców zawierać może nie tylko istotne dane dotyczące ich kondycji finansowej, czy zatrudnianego personelu. Dokumentacja ta zawierać może także dane klientów kooperujących z kontrahentem obsługiwanym przez biuro rachunkowe. Utrata takiej dokumentacji, przez przedsiębiorcę może stanowić istotne zagrożenie nawet dla jego funkcjonowania. Oprogramowanie wyposażone zostało w dodatkową funkcjonalność mającą na celu wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń. Wysłanie przygotowanej korespondencji poprzedzone zostało seria pytań sprawdzających, opracowanych i przygotowanych przez ekspertów portalu Proste to RODO. Użytkownik udzielając odpowiedzi na pytania kontrolne zmuszony zostaje do wykonania czynności sprawdzających, które najczęściej w praktyce są pomijane. Dzięki temu RODO Sender pozwala zminimalizować wystąpienie sytuacji, w których korespondencja zostanie nadana w sposób nieprawidłowy. Dodatkowo użytkownik ma możliwość samodzielnego uzupełnienia listy pytań sprawdzających wg. własnego wyboru.

Jak działa program RODO Sender

Użytkownik wskazuje pliki, jakie chce przesłać za pośrednictwem email do określonego adresata. Następnie podaje jego adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu komórkowego. Ma także możliwość uzupełnienia treści o krótką informację wyjaśniającą np. co przesyła. Po zaakceptowaniu do wysyłki wiadomości program automatycznie i samodzielnie zabezpiecza plik szyfrując jego treść oraz przypisując mu indywidualne hasło. Plik w takiej postaci przesyłany jest do wskazanego adresata oraz kopia do nadawcy. Indywidualne hasło potrzebne do uruchomienia archiwum przesyłane jest adresatowi na podany numer telefonu komórkowego.

RODO Sender to bezpieczeństwo informacji przesyłanych przez email

RODO Sender w medycynie

Rekomendowany dla IOD

RODO Sender w medycynie

Udostępnianie dokumentacji medycznej na email.

Przypominamy zgodnie z przepisami Ustawy o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta dokumentację medycznę prowadzona w postaci elektronicznej należy udostępniać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Natomiast dokumentację medyczną prowadzona w postaci papierowej może udostępniać przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazanie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Dodatkowe funkcje programu RODO Sender dla podmiotów medycznych.

Dodatkowe zabezpieczenia branżowe, jakie wprowadzilismy do programu RODO Sender w medycynie. Przypominamy, że Podmioty Wykonujące Działalność Medyczną zobowiązane są do zachowania szczególnej staranności realizując obowiązek udostępniania dokumentacji medycznej. Mając to na uwadze zdecydowaliśmy się na wprowadzenie dodatkowych mechanizmów do RODO Sender. Mechanizmów, które dodatkowo zabezpieczają proces udostępniania dokumentacji medycznej przed wystąpieniem błędów. Wysłanie przygotowanej korespondencji poprzedzone zostało seria pytań sprawdzających, opracowanych i przygotowanych przez ekspertów portalu Proste to RODO. Użytkownik udzielając odpowiedzi na pytania kontrolne zmuszony zostaje do wykonania czynności sprawdzających, które najczęściej w praktyce są pomijane. Przez co w praktyce dochodzi do udostępnienia dokumentacji w sposób niezgodny z prawem. RODO Sender pozwala na zminimalizowanie tego typu sytuacji. Dodatkowo użytkownik ma możliwość samodzielnego uzupełnienia listy pytań sprawdzających wg. własnego wyboru. Pamiętać należy udostępnienie dokumentacji medycznej w bezpiecznej postaci, stanowić może element istotny dla żywotnych interesów pacjentów.

Jak działa program RODO Sender

Użytkownik wskazuje pliki, jakie chce przesłać za pośrednictwem email do określonego adresata. Następnie podaje jego adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu komórkowego. Ma także możliwość uzupełnienia treści o krótką informację wyjaśniającą np. co przesyła. Po zaakceptowaniu do wysyłki wiadomości program automatycznie i samodzielnie zabezpiecza plik szyfrując jego treść oraz przypisując mu indywidualne hasło. Plik w takiej postaci przesyłany jest do wskazanego adresata oraz kopia do nadawcy. Indywidualne hasło potrzebne do uruchomienia archiwum przesyłane jest adresatowi na podany numer telefonu komórkowego.

RODO Sender to bezpieczeństwo informacji przesyłanych przez email

RODO Sender

RODO Sender - bezpieczeństwo wymiany informacji

RODO Sender - bezpieczeństwo informacji

Tajemnica korespondencji

Wymiana informacji za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej to już codzienność przedsiębiorców. Czas dostępu do informacji jest zagadnieniem priorytetowym. Szybka wymiana danych pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurencją. Sprawnie zorganizowany system wymiany informacji to podstawa zarządzania. Bez względu na wielkość przedsiębiorcy. Nie należy jednak zapominać o tym, iż bezpieczeństwo informacji jest tak samo ważne, jak one same. Pomijanie zagadnienia bezpieczeństwa informacji przesyłanych wewnątrz firmy, czy do jej klientów może prowadzić do dramatycznych skutków. Brak zapewnienia bezpieczeństwa dla danych, w tym danych osobowych, prowadzić może do pociągnięcia przedsiębiorcy od odpowiedzialności finansowej a nawet karnej. Utrata danych, ich podsłuchanie, czy przejęcie nad nimi kontroli, może stanowić źródło realnych problemu dla przedsiębiorców i ich klientów. Ochrona danych w tym danych osobowych, to zgodnie z Rozporządzeniem RODO, obowiązek każdego administratora danych osobowych.

Rozporządzenie RODO

RODO Sender przeznaczony jest dla wszystkich tych podmiotów, które w swojej codziennej działalności wymieniają się dokumentacją ze swoimi klientami czy kontrahentami. Dla tych przedsiębiorców, którzy zainteresowani są zabezpieczeniem się przed utratą, ujawnieniem ważnych dla nich informacji handlowych, czy też informacji kluczowych dla ich klientów. Przygotowaliśmy nasze oprogramowanie z myślą o podmiotach medycznych - udostępniających swoją dokumentacje medyczną Pacjentom. W centrum naszej uwagi znalazły się także biura rachunkowe oraz kancelarie prawne i notarialne. Naturalnie jednak, każdy może stać się użytkownikiem, nawet przysłowiowy Kowalski.

Kto powinien korzystać z RODO Sender? Każdy, kto chce chronić swoją tajemnicę.

RODO Sender przeznaczony jest dla wszystkich tych podmiotów, które w swojej codziennej działalności wymieniają się dokumentacją ze swoimi klientami czy kontrahentami. Dla tych przedsiębiorców, którzy zainteresowani są zabezpieczeniem się przed utratą, ujawnieniem ważnych dla nich informacji handlowych, czy też informacji kluczowych dla ich klientów. Przygotowaliśmy nasze oprogramowanie z myślą o podmiotach medycznych - udostępniających swoją dokumentacje medyczną Pacjentom. W centrum naszej uwagi znalazły się także biura rachunkowe oraz kancelarie prawne i notarialne. Naturalnie jednak, każdy może stać się użytkownikiem, nawet przysłowiowy Kowalski.

RODO Sender
dla sektora medycznego

Idealne rozwiązanie gwarantujące poprawność realizacji obowiązku dostarczenia dokumentacji medycznej upoważnionej osobie z wykorzystaniem poczty email, jako jednego z dostępnych środków komunikacji elektronicznej.

RODO Sender
dla sektora usług prawnych

Oprogramowanie pozwalające na stworzenie systemu wymiany informacji z zachowaniem gwarancji prostej obsługi i szybkiej komunikacji pomiędzy firmą a jej klientami

RODO Sender dla biur rachunkowych

RODO Sender
dla sektora usług rachunkowych

Aplikacja umożliwiająca bezpieczny obieg dokumentów biznesowych pomiędzy biurem rachunkowym, kadrowym, płacowym, a jego klientami.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat bezpieceństwa informacji w sektorze medycznym pisalismy o tym tutaj >>>

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat bezpieceństwa informacji w sektorze usług prawnych pisalismy o tym tutaj >>>

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat bezpieceństwa informacji w sektorze medycznym pisalismy o tym tutaj >>>

Jakie błędy popełniane są przy wysyłce ważnych informacji przez email.

Jako specjaliści zajmujący się bezpieczeństwem wymian wymiany informacji w naszej praktyce odnotowaliśmy szereg przypadków. Stanów faktycznych pokazujących, jakie nieprawidłowe praktyki stosują przedsiębiorcy. Konsekwencje negatywne mogące wyniknąć z ich stosowania są różnej rangi. Uświadomienie sobie jednak nieprawidłowych praktyk to pierwszy z kroków, jakie należy wykonać wdrażając czy modernizując system wymiany informacji w przedsiębiorstwie.

Brak określenia zasad korzystania z poczty elektronicznej. Jest to podstawowy i najczęściej spotykany błąd w przedsiębiorstwach, skutkujący całkowita utratą kontroli nad tym, jakie dane są przesyłane w firmie, pomiędzy kim a kim. Nieświadomi pracownicy stanowić mogą realne zagrożenie dla interesów firmy i jej klientów.

Posługiwanie się otwartym tekstem w komunikacji. Jest to proceder często spotykany tam, gdzie pracownicy zniechęceni są do prowadzenia komunikacji elektronicznej. Pozornie ułatwiając sobie życie, tłumacząc to oszczędnością czasu, przesyłają w treści email istotne dane do adresatów w formie niezaszyfrowanej.

Błędy przy adresowaniu poczty email. Z tych samych powodów co wyżej, pracownicy przedsiębiorstw często wysyłają wiadomość do adresatów nie weryfikując poprawności wpisanych adresów. Ponadto przy korespondencji kierowanej do kilku odbiorców nie ukrywają innych adresów.

Przesyłanie haseł zabezpieczających tym samym kanałem komunikacyjnym. Praktyką, można powiedzieć, jest przesyłanie ważnych dokumentów w pliku zabezpieczonym przed otwarciem hasłem, ale łącznie z podaniem tego hasła w tej samej wiadomości albo w innej wiadomości jednak przesyłanej na ten sam email.

Brak weryfikacji poprawności załączników. Odnotować należy także sytuacje, w których nadawcy poczty email zapominają o sprawdzeniu poprawności przesyłanego załącznika. W konsekwencji inny niż powinien adresat otrzymuje dokumentu, które nie powinny trafić do niego.

Czy jest możliwe rozwiązanie tych wszystkich problemów łącznie?

Można problem bezpieczeństwa komunikacji w firmie rozwiązać na wiele sposobów. Ale należy mieć na uwadze to, iż użytkownicy systemu mogą być, a nawet pewnie będą, niechętni wprowadzeniu nowych skomplikowanych zasad. Nie będą chcieli posługiwać się instrukcjami kancelaryjnymi. Niechętnie podejdą do zakazu stosowania dotychczasowych złych praktyk. Można starać się zmieniać ich nawyki poprzez długie szkolenia. Można też zastosować nasze rozwiązanie, od zaraz od już - załóż konto użytkownika pobierz program i korzystaj z RODO Sender

Bez rozbudowanych instrukcji obsługi.

Dzięki naszemu rozwiązaniu uwolnisz się od rozbudowanych instrukcji opisujących to, jak należy sporządzać i wysyłać korespondencję email. Wystarczy, że pracownicy zachowają podstawową zasadę. Korespondencja służbowa powinna być wysyłana i odbierana wyłącznie z wykorzystaniem adresu email służbowego.

Koniec z posługiwaniem się otwartym tekstem w korespondencji email.

Posługiwanie się otwartym tekstem przestanie mieć miejsce. RODO Sender automatycznie i samodzielnie zabezpiecza przed nieuprawnionym dostępem do dokumentu poprzez jego zaszyfrowanie i zabezpieczenie hasłem, przed wysyłką.

Weryfikacja poprawności przesyłanych załaczników.

Oprogramowanie wymusza na użytkowniku poprzez serię pytań dokonanie weryfikacji poprawności użytych adresów odbiorców korespondencji.

Hasło do zaszyfrowanych plików przesyłane odrębnym kanałem.

Stosują nasze oprogramowanie unikniesz sytuacji, w której hasło do zabezpieczonego dokumentu przesłane zostanie do odbiorcy w tym samym lub następnym email. RODO Sender przesyła odrębnym kanałem hasło dostępowe do wskazanego przez nadawcę odbiorcy. Hasła wysyłane są za pośrednictwem krótkiej wiadomości tekstowej SMS.

Na skróty - czyli jak działa RODO Sender.

Użytkownik wskazuje dokumenty, jakie chce przesłać za pośrednictwem email do określonego adresata. Następnie podaje jego adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu komórkowego. Ma także możliwość uzupełnienia treści o krótką informację wyjaśniającą. Po zaakceptowaniu do wysyłki wiadomości program automatycznie i samodzielnie zabezpiecza plik szyfrując jego treść oraz przypisując mu indywidualne hasło. Plik w takiej postaci przesyłany jest do wskazanego adresata oraz kopia do nadawcy. Indywidualne hasło potrzebne do uruchomienia archiwum przesyłane jest adresatowi na podany numer telefonu komórkowego.

Jaką licencję wybrać dla swojej działalności ...

W zależności od tego, na ilu stanowiskach komputerowych zamierzacie Państwo zainstalować oprogramowanie, oraz jaką liczbę email planujecie przesłać w okresie rozliczeniowym powinniście wykupić odpowiednią licencję użytkownika. Mają Pańśtwo do wyboru trzy warianty. Różnią się one liczbą stanowisk, na ilu można zainstalować program, oraz liczbą SMS w pakiecie. Po wyczerpaniu liczby SMS, albo po upływie okresu na jaki zostaje wykupiona licencja, (w zależności, co nastąpi wcześniej) istnieje możliwość jej przedłużenia. Także w trakcie korzystania z oprogramowania mają Państwo możliwość np. dokupienia licencji na kolejne stanowiska komputerowe.

RODO Sender to bezpieczeństwo informacji przesyłanych przez email

Wysyłanie dokumentów do biura rachunkowego

Wysyłanie dokumentów do biura rachunkowego

Wysyłanie dokumentów do biura rachunkowego.

Wysyłanie dokumentów do biura rachunkowego to obszar wymagający zabezpieczenia. Każdy odpowiedzialny przedsiębiorca doskonale rozpoznaje zagrożenia związane z obiegiem dokumentów. Nieprawidłowo zorganizowany proces przesyłania, czy dostarczania, dokumentacji do księgowego jest gwarancją problemów. Pozwolimy sobie przedstawić Państwu kilka przykładów. Dzięki nim będą Państwo w stanie samodzielnie odpowiedzieć sobie na pytanie dotyczące bezpieczeństwa Państwa firmy.

Osobiście, albo za pośrednictwem środków komunikacji na odległość.

Nie ulega wątpliwości, że wyjścia są dwa. Dokumentacja może zostać dostarczona osobiście, bądź też przesłana za pośrednictwem środków do komunikacji elektronicznej. W zależności od przyjętego modelu w przedsiębiorstwie, różnie będą wyglądać zagrożenia i zasady bezpieczeństwa. Naturalnie nie ma przeszkód, aby wdrożyć do stosowania, oba ww. sposoby wymiany dokumentów. Jedno jest bowiem pewne, patrząc na temat od strony biura rachunkowego. Czas dostarczenia dokumentów odgrywa często znaczącą rolę.

Personel własny dostarcza / odbiera dokumentację osobiście.

Przy wymianie dokumentów z wykorzystaniem personelu własnego, czy biura rachunkowego pamiętajmy o bezpieczeństwie. Odpowiednie przeszkolenie naszego personelu w zakresie zachowania niezbędnych środków ochrony jest koniecznością. Uświadomienie pracownikom, iż zobowiązani są do ochrony powierzonych im dokumentów jest warunkiem koniecznym. Wyeliminowanie nieprawidłowych praktyk jest niezbędne. Niedopuszczalne są zachowania polegające na pozostawianiu dokumentacji w samochodzie bez nadzoru. Za niedopuszczalne uznać także należy powierzanie dokumentacji osobom trzecim, nieupoważnionym do tego, aby to one dostarczyły dokumenty do biura.

Biuro rachunkowe samodzielnie odbiera / dostarcza dokumentację.

W przypadku dostarczania dokumentacji z wykorzystaniem personelu biura rachunkowego również należy pamiętać o zasadach bezpieczeństwa. Przede wszystkim w kontrakcie z księgowym należy ustalić taką formę wymiany dokumentów za dopuszczalną. Warto także określić konsekwencje związane z nieprawidłową realizacją zobowiązania przez personel biura rachunkowego. Elementem istotnym jest także możliwość identyfikacji, każdorazowa, osoby odbierającej dokumentację z firmy, w imieniu biura rachunkowego. Analogicznie należy personel własny uświadomić, iż identyfikacja tożsamości osoby, której dokumentację przekazują, to konieczność.  

Dokumentację mozna wysłać kurierem, albo pocztą.

Naturalnie obieg dokumentów może opierać się o usługi pocztowe, czy kurierskie. W tej jednaj sytuacji pamiętać należy o tym, iż nie jesteśmy w stanie wykluczyć ryzyka zagubienia dokumentacji. Bądź chociaż czasowego opóźnienia, w jej dostarczeniu. Patrząc na temat od strony księgowego, można założyć z całą pewnością, iż klienci na ostatnią chwilę będą pozostawiali realizację tego obowiązku. Nie należy się na to złościć, irytować, denerwować, po prostu należy to przyjąć, jako możliwy scenariusz i przygotować się na niego. Należy także dostrzegać aspekt finansowy. Nawet najtańsze usługi kurierskie, są płatne.

Dokumentacja przesyłana za pośrednictwem korespondencji email.

OWysyłanie dokumentów do biura rachunkowego na emial jest jednym z rozwiązań gwarantujących szybkość wymiany informacji. Niestety również i ten sposób nie jest obojętny na zagrożenia. Zagrożenia osobowe i technologiczne. Nie trudno bowiem sobie wyobrazić sytuacje, w której to nasz personel nie przygotowuje na czas skanów dokumentacji, która podlegać ma przekazaniu. Za możliwy scenariusz przyjąć należy także sytuację, w której wysyłanie dokumentów do biura rachunkowego zrealizowane zostanie z naruszeniem podstawowych zasad bezpieczeństwa.

Najlepiej jednak sformalizowane zasady nie sa w stanie zagwarantować pełnego bezpieczeństwa. Z tego względu należy wspomagać się dodatkowymi elementami w szczególności rozwiązaniami technologicznymi.

Można problem bezpieczeństwa komunikacji w firmie rozwiązać na wiele sposobów. Ale należy mieć na uwadze to, iż użytkownicy systemu mogą być, a nawet pewnie będą, niechętni wprowadzeniu nowych skomplikowanych zasad. Nie będą chcieli posługiwać się instrukcjami kancelaryjnymi. Niechętnie podejdą do zakazu stosowania dotychczasowych złych praktyk. Można starać się zmieniać ich nawyki poprzez długie szkolenia. Można też zastosować nasze rozwiązanie, od zaraz od już.

 

Pamiętać należy, iż dokumentacja finansowa przedsiębiorców zawierać może nie tylko istotne dane dotyczące ich kondycji finansowej, czy zatrudnianego personelu. Dokumentacja ta zawierać może także dane klientów kooperujących z kontrahentem obsługiwanym przez biuro rachunkowe. Utrata takiej dokumentacji, przez przedsiębiorcę może stanowić istotne zagrożenie nawet dla jego funkcjonowania. Oprogramowanie wyposażone zostało w dodatkową funkcjonalność mającą na celu wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń. Wysłanie przygotowanej korespondencji poprzedzone zostało seria pytań sprawdzających, opracowanych i przygotowanych przez ekspertów portalu Proste to RODO. Użytkownik udzielając odpowiedzi na pytania kontrolne zmuszony zostaje do wykonania czynności sprawdzających, które najczęściej w praktyce są pomijane. Dzięki temu RODO Sender pozwala zminimalizować wystąpienie sytuacji, w których korespondencja zostanie nadana w sposób nieprawidłowy. Dodatkowo użytkownik ma możliwość samodzielnego uzupełnienia listy pytań sprawdzających wg. własnego wyboru.

Co zyskujesz korzystajc z RODO Sender - sektor kadrowo / płacowy

Koniec z rozbudowanymi procedurami postępowania przy wysyłaniu email.

Dzięki naszemu rozwiązaniu uwolnisz się od rozbudowanych instrukcji opisujących to, jak należy sporządzać i wysyłać korespondencję email. Wystarczy, że pracownicy zachowają podstawową zasadę. Korespondencja służbowa powinna być wysyłana i odbierana wyłącznie z wykorzystaniem adresu email służbowego.

Automatyczne i bezobsługowe szyfrowanie wysyłanej dokumentacji na email.

Posługiwanie się otwartym tekstem przestanie mieć miejsce. RODO Sender automatycznie i samodzielnie zabezpiecza przed nieuprawnionym dostępem do dokumentu poprzez jego zaszyfrowanie i zabezpieczenie hasłem, przed wysyłką.

Weryfikacja poprawności danych adresata korespondencji email.

Oprogramowanie wymusza na użytkowniku poprzez serię pytań dokonanie weryfikacji poprawności użytych adresów odbiorców korespondencji.

Weryfikacja poprawności dokumentacji przesyłanej na email.

Oprogramowanie wymusza na użytkowniku poprzez serię pytań dokonanie weryfikacji poprawności załączonego załącznika do korespondencji.

Automatyczna i bezpłatna wysyłka hasła na SMS adresata korespondencji.

Stosują nasze oprogramowanie unikniesz sytuacji, w której hasło do zabezpieczonego dokumentu przesłane zostanie do odbiorcy w tym samym lub następnym email. RODO Sender przesyła odrębnym kanałem hasło dostępowe do wskazanego przez nadawcę odbiorcy. Hasła wysyłane są za pośrednictwem krótkiej wiadomości tekstowej SMS.

Zgodność rozwiązania z RODO

Projektowane przez nas rozwiązanie staonwi odpowiedź na obowiązki nałożone na przedsiębiorców Rozporządzeniem RODO.

RODO Sender - nie tylko przy outsourcingu

Wielu z Państwa może pozostawać w przekonaniu, że temat przesyłania dokumentacji za pośrednictwem email do biura rachunkowego, ich nie dotyczy. Nie dotyczy albowiem służby księgowe nie są na zewnątrz. Problem jednak w tym, iż projektowane przez nas rozwiązanie dotyczy problemu przesyłania dokumentacji przez e-mail, czego nie można wykluczyć w takiej sytuacji. Czyli nawet posiadając wewnętrzne służby księgowe nie unikniemy dostarczania im dokumentacji za pośrednictwem emai. 

RODO Sender to bezpieczeństwo informacji przesyłanych przez email