Proste to RODO ochrona danych w medycynie

Warunki organizacyjno-techniczne

Warunki organizacyjno-techniczne - co to znaczy.

Warunki organizacyjno-techniczne jest to zwrot, jakim posłużył się ustawodawca w treści Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020r., w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020r. (Dz.U. z 2020r., poz. 666).

Dlaczego wyjaśnienie znaczenia tego zwrotu jest tak ważne.

Widzimy zatem, iż nowe Rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej, za podstawową postać dokumentacji medycznej uznaje elektroniczną jej postać. Co oznacza w praktyce, iż prowadzenie dokumentacji medycznej w postaci papierowej będzie możliwe tylko i wyłącznie w przypadku po pierwsze braku warunków organizacyjno-technicznych dla prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej oraz po drugie wtedy, kiedy przepis rozporządzenia tak stanowi.

Uzasadnienie do projektu Rozporządzenia stara się definiować zwrot.

Jak ponadto czytamy w uzasadnieniu do projektu nowego Rozporządzenia RDM, które weszło w życie 15 kwietnia 2020r., ustawodawca postawił za cel ujednolicenie prowadzenia dokumentacji medycznej w danym podmiocie udzielającym świadczeń zdrowotnych. Oznacza to, iż konieczne jest prowadzenie dokumentu albo w postaci papierowej albo elektronicznej. Intencją jest uniknięcie sytuacji, w jakie ten sam dokument jest tworzony jednocześnie w dwóch postaciach, czyli ma dwa oryginały – jeden w postaci elektronicznej, a drugi w postaci papierowej

Stopień przygotowania jednostek do dokumentacji elektronicznej.

Przygotowanie jednostki medycznej technologicznie do prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej jest zadaniem, które wymaga planu, czasu na realizację poszczególnych etapów wdrożenia, ale także określenia budżetu. Zarządzający PWDL musi mieć świadomość złożoności tego procesu. Prawidłowa realizacja wdrożenia wymaga zaangażowania różnych struktur organizacyjnych jednostki, bez wątpienia nie jest możliwe odpowiedzialne przeprowadzenie etapu audytowego a potem wdrożeniowego i kontrolnego, bez zaangażowania szerszego grona pracowników / kontrahentów podmiotu. Szerzej o zagadnieniu, jakie wymogu musi spełniać system teleinformatyczny, aby można było w nim prowadzić dokumentacje medyczną pisaliśmy w naszym opracowaniu “Dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej – jakie wymogi?“.

Jakie są jednak realia placówek medycznych.

Te jednostki medyczne, które mają świadomość wymogów, jakie należy spełnić, aby można było zgodnie z przepisami, prowadzić dokumentację w postaci elektronicznej, zdają sobie sprawę z powagi sytuacji. Natomiast te jednostki, które do tej pory prowadzenie dokumentacji elektronicznej utożsamiały z tym, iż jest ona pisana na komputerze – dopiero zdają sobie sprawę z tego, jakie reżimy należy spełnić. Warunki organizacyjno-techniczne, jakie posiada placówka medyczna stają się więc istotnym elementem. Elementem decydującym o tym, czy jednostka

Możliwe warianty.

Realnie rzecz ujmując okazać może się, iż placówki medyczne te nieprzygotowane, te które nie zdecydowały się na rozpoczęcie procesu wdrażania zmian, zasłaniać będą się warunkami organizacyjno-tehnicznymi i tym uzasadniać będą prowadzenie dokumentacji w postaci papierowej od 01 stycznia 2021r.

Jak doświadczenie podpowiada wiele jednostek medycznych może świadomie wstrzymać proces informatyzacji, licząc na wprowadzenia przepisów które odłożą termin obowiązku prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej.

Zapewne znajdą się także takie podmioty, które świadomie nie zmienią nic w procesie prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci papierowej. Wychodząc z założenia, że nic im za to nie grozi.

Dostawcy oprogramowania gabinetowego.

System teleinformatyczny obejmuje swoim zakresem nie tylko infrastrukturę  sprzętową, ale także w jego skład wchodzą aplikacje, w których tworzona i za pomocą których zapisywana, przesyłana i udostępniana jest dokumentacja medyczna. Jak zachowają się dostawcy, producenci takiego oprogramowania gabinetowego. Czy są oni w stanie sprostać postawionym im wymaganiom w stworzeniu aplikacji, która realizować będzie funkcjonalności opisane treścią ww. nowego Rozporządzenia w sprawie dokumentacji medycznej.

Pytania, czy aby retoryczne ...

Czy uprawnionym jest stwierdzenie, iż jednostka posiada warunki organizacyjno-techniczne, które jednak uniemożliwiają jej prowadzenia dokumentacji w postaci jedynie elektronicznej, zgodnie z nowym Rozporządzeniem w sprawie dokumentacji medycznej, jeśli już na tę chwilę prowadzi ona tzw. EDM czyli elektroniczną dokumentacje medyczną?

Uwzględniając lakoniczną definicję przytoczoną w treści uzasadnienia do projektu nowego Rozporządzenia w sprawie dokumentacji medycznej, uznać należy, iż nie jest wykluczone, że w takiej sytuacji PWDL nie będzie mógł się zasłaniać swoimi warunkami organizacyjno technicznymi. Skoro bowiem prowadzi dokumenty, wskazane do prowadzenia w postaci EDM, to jego system, już dziś musi spełniać wymogi określone w Rozdziale 9 – starego Rozporządzenia w sprawie dokumentacji medycznej. Problematyczną jednak staje się kwestia oprogramowania gabinetowego, które w większości przypadków jest dostarczane placówkom medycznym. W tym zakresie mogą one zostać ograniczone w możliwości rozbudowy swojego systemu do poziomu gwarantującego prowadzenie dokumentacji zgodnie z nowymi wytycznymi.

Czy jeśli dostawcy oprogramowania gabinetowego nie sprostają swojemu zadaniu i nie dostarczą odpowiedniego oprogramowania, czy placówki medyczne będą zmuszone do drastycznych ruchów i migrowania swoich baz danych do innych aplikacji, spełniających kryteria?

W mojej ocenie jest to element najistotniejszy w całym procesie przygotowania placówki do przejścia wyłącznie na prowadzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej. Niestety okazać może się, iż niektórzy z dostawców sprostają takiemu zadaniu i uruchomią aplikacje spełniające określone wymogi. Przy rygorystycznym przyjęciu woli ustawodawcy, który wskazuje termin 01 stycznia 2021r., jako datę graniczą, okazać może się, iż jednostki medyczna staną przed problem migracji danych do innego systemu. Czyli zmuszone będą do przeniesienia, przesunięcia danych do nowego systemu. Bez wątpienia wygeneruje to nie tylko zadania w obszarze informatycznym, ale także wywoła problem przygotowania personelu do pracy z nowym oprogramowaniem w jednostce.

Czy w sytuacji prowadzenia dokumentacji w aplikacji nie spełniającej kryteriów nowego Rozporządzenia w sprawie dokumentacji medycznej, placówki takie będą mogły podnosić, iż posiadane przez nich warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają przejście na dokumentację elektroniczną?

Na dzień dzisiejszy aplikacje gabinetowe stworzone zostały w taki sposób, iż niektóre z profili działalności medycznych de facto dopasowują się pod aplikacje, mając świadomość tego, iż nie są w stanie prowadzić całej dokumentacji w postaci elektronicznej, z uwagi na szereg dokumentów / danych, których zapisanie za pośrednictwem aplikacji po prostu nie jest możliwe. W takiej sytuacji problemem może okazać się konieczność migracjo do nowego oprogramowania. Inną sytuacją jest jednak taka, w której dostarczane na dzień dzisiejszy oprogramowanie nie spełnia wymogów w zakresie bezpieczeństwa danych zawartych w dokumentacji medycznej. W mojej ocenie w tym wypadku bezwzględnie niedopuszczalną będzie sytuacja, w której to takie podmioty kontynuować będą jej wykorzystywanie do tworzenia i zapisywania dokumentacji medycznej. 

Stały, czy czasowy jedynie brak warunków organizacyno-techniczny.

Powyższe rozważania i wątpliwości odnosiliśmy de facto do sytuacji, w której to w jednostce występuje stały brak warunków organizacyjno-technicznych, czyli stały brak rozwiązań informatycznych uniemożliwiający prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej.

Zauważyć jednak należy, iż definicja posługuje się także zwrotem czasowej niemożność prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej np. wskutek awarii systemu teleinformatycznego, w którym prowadzona jest dokumentacja, czy sprzętu. W tym wypadku sprawa jest klarowna, jednostka posiadać jednak musi takie rozwiązania, których zastosowanie pozwoli na wykorzystywanie dokumentacji medycznej bez zbędnej zwłoki.

Reasumując.

Zgodnie z art. 56 ust. 4) Ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz.U. z 2011 r., Nr 113, poz. 657 z późn. zm.) [dalej USIOZ] „(…) dane zawarte w elektronicznej dokumentacji medycznej określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 13a, za pośrednictwem SIM, udostępnia się od dnia 8 stycznia 2021r.(…)”. Oznacza to w praktyce, iż placówki medyczne wytwarzające dokumentację w postaci EDM, będą zobowiązane do dostosowania swoich systemów teleinformatycznych do poziomu, jakiego wymaga od nich nowe Rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej, aby spełnić obowiązek dalszego prowadzenia i wymiany z systemem SIM danych. Realizując jednak ten obowiązek w rzeczywistości zamkną sobie drogę do stawiania tezy, iż ich warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie pozostałej dokumentacji w postaci elektronicznej, jak wymaga tego od nich wspomniane nowe Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020r., w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020r. (Dz.U. z 2020r., poz. 666).

Przygotowaliśmy pomocne narzędzie.

Dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej – jakie wymogi?

Dokumentacja w postaci elektronicznej jak przygotować system

Dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej

Dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej – jakie wymogi? Przygotowanie jednostki medycznej technologicznie do prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej jest zadaniem, które wymaga planu, czasu na realizację poszczególnych etapów wdrożenia, ale także określenia budżetu.

Zarządzający PWDL musi mieć świadomość złożoności tego procesu. Prawidłowa realizacja wdrożenia wymaga zaangażowania różnych struktur organizacyjnych jednostki, bez wątpienia nie jest możliwe odpowiedzialne przeprowadzenie etapu audytowego a potem wdrożeniowego i kontrolnego, bez zaangażowania szerszego grona pracowników / kontrahentów podmiotu.

Czytaj dalejDokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej – jakie wymogi?

Szkolenie z dokumentacji medycznej

Jak prowadzić dokumentację medyczną

Szkolenie z dokumentacji medycznej

Szkolenie z dokumentacji medycznej. Nowe zasady jej prowadzenia, nowe regulacje prawne, wszystko to sprawia, że proces przygotowania się do stosowania nowych przepisów trzeba odpowiednio przygotować. Z tego względu opracowaliśmy dla Państwa program szkoleniowy poświęcony temu zagadnieniu.

Wiedza na wyciągnięcie ręki bez wychodzenia z domu

Szkolenie zorganizowane zostanie w formie  interaktywnego webinaru on-line. Każdy z Państwa będzie miał możliwość aktywnego uczestnictwa w zajęciach. Będzie mógł zadawać pytania oraz brać udział w dyskusji.

Tylko praktyczne i cenne uwagi

Ekspert dr Jakub Rzymowski z Kancelarii adwokackiej Eurokancelaria prof. Maria Królikowska – Olczak to gwarancja satysfakcji dla Państwa. Wieloletnia praktyka trenerska poparta ugruntowaną wiedzą to gwarancja satysfakcji i zadowolenia ze szkolenia.

Aby zapisać się na szkolenie kliknij w banner.

Do kogo adresowane jest szkolenie.

Szkolenie z dokumentacji medycznej skierowane jest do:

  • kadry zarządzającej podmiotami medycznymi,
  • inspektorów ochrony danych osobowych,
  • pracowników podmiotów ambulatoryjnych – lekarzy,
  • pracowników zajmujących się prowadzeniem dokumentacji, jej udostępnianiem,
  • fizykoterapeutów,
  • lekarzy i pielęgniarek prowadzących indywidualne praktyki.

Program szkolenia

Wprowadzenie – rodzaje dokumentacji medycznej.
Zasady przechowywania dokumentacji medycznej, okresy jej przechowywania.
Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej, jako zasada z wyjątkami.
Warunki jakie musi spełnić system teleinformatyczny do prowadzenia dokumentacji medycznej elektronicznej.

Udostępnianie:

  • dokumentacji medycznej,
  • udostępnianie informacji o stanie zdrowia.
  • wyników badań.

Podpisywanie dokumentacji medycznej według nowych zasad.

Przyjmowanie oświadczeń pacjenta do dokumentacji medycznej.

  • Zgody medyczne.
  • Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – wciąż jest problemem.
  • Powierzenie przetwarzania danych osobowych – Umowy powierzenia przetwarzania.

Co z numerowaniem stron w dokumentacji.
Pacjent NN.
Jak postępować w przypadku dokumentacji dostarczanej przez pacjenta.
Czy będzie trzeba skanować dokumentację medyczną.
Zakres dokumentacji:

  • indywidualnej,
  • zbiorczej.

Dokumentacja podmiotu leczniczego udzielającego ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych
Historia zdrowia i choroby.
Treść historii choroby.
Dokumentacja:

  • indywidualna zewnętrzna,
  • zbiorcza

Różnica między prowadzeniem dokumentacji medycznej w postaci papierowej a elektronicznej.
Wykaz:

  • przyjęć,
  • pracowni diagnostycznej
  • zabiegów,
  • świadczeń udzielanych w zakresie nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej.

Karta przebiegu ciąży.

Dokumentacja:

  • zakładu rehabilitacji leczniczej,
  • lekarza udzielającego świadczeń zdrowotnych w ramach praktyki zawodowej,
  • fizjoterapeuty udzielającego świadczeń zdrowotnych w ramach praktyki zawodowej,
  • z zakresu opieki zdrowotnej nad uczniami.

Szczególne rodzaje dokumentacji.

Opinie naszych uczestników.

Brałem udział 18 maja 2020r. w poprzedniej edycji warsztatów szkoleniowych poświęconych tematyce dokumentacji medycznej. Nie było łatwo namówić zarząd na to aby, oddelegował mnie na szkolenie, ale było warto. Bardzo dużo wiedzy i przede wszystkim możliwość zadawania pytań na żywo.
Praca zdalna dostęp osób trzecich
Kamil
Działu IT w podmiocie medycznym
Niezawodnie, jak zwykle, co prawda materiał bardzo obszerny i wymaga dużego skupienia, ale warto. Dodatkowo uznanie dla dr Jakuba Rzymowskiego za skrupulatność i chęć realnej pomocy nam, jako uczestnikom. Polecam serdecznie było warto. Dziękuję za certyfikat i amteriały szkoleniowe.
Praca zdalna dostęp osób trzecich
Magdalena
Inspektor Ochrony Danych w Szpitalu
Prawdę mówiąc nie mogę się doczekać tego szkolenia, bo przedzieranie się przez te przepisy to katorga… A że byłem na szkoleniu u dr Rzymowskiego to wiem że to konkret.
Praca zdalna dostęp osób trzecich
Mateusz
Inspektor Ochrony Danych
Patrząc na to co niesie nam nowe rozporządzenie bez szkoleń i dodatkowych informacji będzie bardzo ciężko je wdrożyć.
Praca zdalna dostęp osób trzecich
Marcin Sroka
IOD / PWDL

Postaci dokumentacji medycznej

Postaci dokumentacji medycznej

Postaci dokumentacji medycznej

Zakaz posiadania dokumentacji medycznej w postaci papierowej i elektroniczne, czyli zakaz przechowywania wydruków.

  • Dokument prowadzony w jednej z postaci elektronicznej albo papierowej, nie może być jednocześnie prowadzony w drugiej z nich.
  • Koniec z przechowywaniem wydruków dokumentacji sporządzonej w postaci elektronicznej.
  • Koniec z dwiema postaciami oryginałów.
  • Kiedy można prowadzić dokumentację w postaci papierowej.
  • Co w sytuacji analogowych dokumentów.

Będziemy na te pytania odpowiadać na szkoleniu: Proste to RODO 3

Od 15 kwietnia 2020r. nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej

Od 15 kwietnia 2020r. nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej, zobacz co się zmieniło, jakie masz nowe obowiązki. Proste to RODO.

Nowe Rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej. Dnia 15 kwietnia 2020r. weszło w życie nowe Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020r., w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. 2020, poz. 666) Tym samym traci swą moc dotychczas obowiązujące Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. poz. 2069).

  • Do kiedy można stosować stare rozporządzenie.
  • Do kiedy obowiązują obecne wzory dokumentów.

Będziemy na te pytania odpowiadać na szkoleniu: Proste to RODO 3

Jak prowadzić dokumentację deczyczną

Jak prowadzić dokumentację medyczną

Jak prowadzić dokumentację medyczną.

Jak prowadzić dokumentacje medyczną. Czy masz czas, czy już należy rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowych przepisów. Nowy kształt dokumentacji medycznej to także nowe wyzwania stojące przed personelem medycznym, jak i nowe obowiązki dla jednostek medycznych. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2020, poz. 666), wprowadza szereg zmian, których uwzględnienie i stosowanie w praktyce jest koniecznością. Za sprawą informacji publikowanych w ramach naszego profilu starać będziemy się przybliżać Państwu nowe przepisy, jak i omawiać będziemy istotne zagadnienia związane z dokumentacją medyczną. Nie zabraknie także darmowych webinarów, jak i informacji o cennych praktycznych szkoleniach i opracowaniach. Nasz nowy portal informacyjny “Facebook – Dokumentacja medyczna (2020/666)”.