Udostępnianie dokumentacji medycznej ubezpieczycielom.
Udostępnianie dokumentacji medycznej ubezpieczycielom, czy podmioty wykonujące działalność leczniczą mają taki obowiązek? Jakie warunki muszą spełniać wnioski o udostępnienie informacji? Kto może wystąpić z żądaniem o przekazanie informacji medycznej ubezpieczycielowi? Dwa odrębne tryby działania przy wymianie informacji z zakładami ubezpieczeń. O tym wszystkim pisać będziemy na łamach niniejszego opracowania.
Ustawa o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
Udostępnianie dokumentacji medycznej ubezpieczycielom na gruncie Ustawy o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
Zgodnie z art. 26 ust. 1) Ustawy o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta cyt.: „(…) podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta (…).
Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 7) Ustawy o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta cyt.: „(…) podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną również: (…) zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta (…)”.
Wyjaśnienie.
Widzimy zatem że nie tylko prawem pacjenta ale i obowiązkiem jednostki medycznej będzie udostępnienie dokumentacji medycznej na warunkach określonych przepisami prawa. Widzimy także, iż w omawianym przez nas przypadku podstawą do działania będzie „zgoda”. Zatem udostępnianie dokumentacji medycznej ubezpieczycielom możliwe będzie pod warunkiem, wyrażenia na powyższe zgody.
Ustawa o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej
Żądanie poddania się badaniom.
Zgodnie z art. 37 Ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej cyt.: „(…)
- Zakład ubezpieczeń może zażądać, aby ubezpieczony lub osoba, na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, poddali się badaniom lekarskim lub badaniom diagnostycznym z minimalnym ryzykiem, z wyłączeniem badań genetycznych, w celu oceny ryzyka ubezpieczeniowego, ustalenia prawa do świadczenia i wysokości tego świadczenia.
- Koszty badań, o których mowa w ust. 1, pokrywa zakład ubezpieczeń.
- Na żądanie ubezpieczonego lub osoby, z którą lub na rachunek której nie została zawarta umowa ubezpieczenia na skutek odmowy zawarcia tej umowy przez zakład ubezpieczeń lub rezygnacji tej osoby z zawarcia umowy, zakład ubezpieczeń udostępnia wyniki badań, o których mowa w ust. 1. W przypadku śmierci ubezpieczonego zakład ubezpieczeń udostępnia wyniki badań ubezpieczonego także na żądanie uprawnionego z umowy ubezpieczenia, jeżeli wyniki badań ubezpieczonego miały wpływ na całkowitą lub częściową odmowę wypłaty świadczenia.
- W przypadku gdy z żądaniem udostępnienia wyników badań, o których mowa w ust. 1, występuje osoba, z którą lub na rachunek której nie została zawarta umowa ubezpieczenia wskutek rezygnacji tej osoby z zawarcia tej umowy, koszt tych badań pokrywa osoba występująca z żądaniem. (…)”.
Wyjaśnienie.
Zgoda jako podstawa. W mojej ocenie tryb opisany przepisem art. 37 Uoduir realizowany jest za zgoda pacjenta. Koreluje to z przepisem art. 26 ust 3 pkt 7 UoPPiRP, jak i odpowiada idei przepisu, który zakłada całkowitą dobrowolność decyzji po stronie ubezpieczonego albo osoby na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia. Dobrowolność w zakresie decydowania o poddaniu się żądaniu ubezpieczyciela bądź też odmowie (w zakresie badania) – czyli pierwszy wymiar zgody, zgody na badanie, oraz zgody na przetwarzanie jego danych szczególnej kategorii przez zakład ubezpieczeń.
Udostępnianie wyników badań przez ubezpieczyciela. Zwrócić uwagę należy także na szczególny przypadek opisany w art. 37 ust. 3 Uoduir, który traktuje o udostępnianiu „wyników badań” za życia jak i po śmierci. Przypomnijmy art. 26 ust. 2 UoPPiRP zakłada, iż po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym. W mojej ocenie powyższe potwierdza trafność konstrukcji „zgody” dla realizacji trybu opisanego art. 37 Uoduir.
Forma zgody. W kwestii formy „zgody” w mojej ocenie wracamy tutaj na grunt UoPPiRP. Zauważyć należy, iż oświadczenia pacjenta o upoważnieniu – dla którego podstawą, jest art. 26 ust. 1 UoPPIRP oraz przepis § 8 ust. 1 pkt. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania – zgoda jako upoważnienie powinna zostać wyrażona w dowolnej formie np. pisemnie, ustne spisane przez personel itd.
W kwestii natomiast formy wyrażenia „zgody” o jakiej mowa w art. 26 ust. 3 pkt 7) UoPPiRP względem zakładu ubezpieczeń, odnieść musimy się do obowiązków wynikających z powinności poszanowania praw pacjenta m.in. do dostępu do dokumentacji, jak i do ochrony danych w niej zgromadzonych. W mojej ocenie przyjęta konstrukcja upoważnia i obliguje jednostkę medyczna do podejmowania czynności weryfikacyjnych. Jeśli „zgoda” wyrażana byłaby przed jednostką medyczną przez uprawnionego – wówczas traktowałbym ją na gruncie jej formy analogicznie z formą przyjmowania oświadczenia o upoważnieniu. Jednak jeśli „zgoda” wyrażana jest przed zakładem ubezpieczeń tutaj przyjąłbym nie tyle konieczność, co obowiązek dokonywania weryfikacji przez podmiot medyczny warunków jej wyrażenia.
Żądanie udzielenia informacji.
Zgodnie z art. 38 Ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej cyt.: „(…)
1. Zakład ubezpieczeń może uzyskać odpłatnie od podmiotów wykonujących działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej, które udzielały świadczeń zdrowotnych ubezpieczonemu lub osobie, na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, informacje o okolicznościach związanych z oceną ryzyka ubezpieczeniowego i weryfikacją podanych przez tę osobę danych o jej stanie zdrowia, ustaleniem prawa tej osoby do świadczenia z zawartej umowy ubezpieczenia i wysokością tego świadczenia.
2. Zakres informacji o stanie zdrowia ubezpieczonego lub osoby, na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, obejmuje następujące informacje o:
1) przyczynach hospitalizacji, wykonanych w jej trakcie badaniach diagnostycznych i ich wynikach, innych udzielonych świadczeniach zdrowotnych, wynikach leczenia oraz o wynikach sekcji zwłok, jeżeli została przeprowadzona;
2) przyczynach leczenia ambulatoryjnego, wykonanych w jego trakcie badaniach diagnostycznych i ich wynikach, innych udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz wynikach leczenia;
3) wynikach przeprowadzonych konsultacji;
4)przyczynie śmierci ubezpieczonego.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2, udzielane są z wyłączeniem wyników badań genetycznych.
4. Informacje o przyczynach hospitalizacji i leczenia zawierają kod jednostki chorobowej zgodnie z Międzynarodową Statystyczną Klasyfikacją Chorób i Problemów Zdrowotnych Rewizja Dziesiąta.
5. Z żądaniem przekazania informacji, o których mowa w ust.2, występuje lekarz upoważniony przez zakład ubezpieczeń.
6.Wystąpienie zakładu ubezpieczeń o informacje, o których mowa w ust.2, wymaga zgody ubezpieczonego lub osoby, na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, albo jej przedstawiciela ustawowego.
7. Podmiot wykonujący działalność leczniczą przekazuje posiadane informacje ostanie zdrowia ubezpieczonego lub osoby, na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, zakładowi ubezpieczeń, który o te informacje występuje, w terminie nie dłuższym niż 14 dni, licząc od dnia otrzymania wystąpienia o przekazanie informacji.
8. Zakład ubezpieczeń może uzyskać odpłatnie od Narodowego Funduszu Zdrowia dane o nazwach i adresach świadczeniodawców, którzy udzielili świadczeń opieki zdrowotnej w związku z wypadkiem lub zdarzeniem losowym będącym podstawą ustalenia jego odpowiedzialności oraz wysokości odszkodowania lub świadczenia. Wystąpienie zakładu ubezpieczeń o te informacje wymaga zgody ubezpieczonego albo jego przedstawiciela ustawowego.(…)”.
Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 28 kwietnia 2020r. w sprawie informacji udzielanych zakładom ubezpieczeń przez podmioty wykonujące działalność leczniczą oraz Narodowy Fundusz Zdrowia
Warunki, jakie powinien spełniać wniosek.
Zgodnie z par. 2 ust. 1 rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie informacji udzielanych zakładom ubezpieczeń przez podmioty wykonujące działalność leczniczą oraz Narodowy Fundusz Zdrowia cyt.: „(…) Wystąpienie zakładu ubezpieczeń do podmiotu wykonującego działalność leczniczą o przekazanie informacji, o którym mowa w art. 38 ust. 6 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, zwanej dalej „ustawą”, zawiera:
1) oznaczenie zakładu ubezpieczeń, adres jego siedziby, numer NIP;
2) podstawę prawną upoważniającą do otrzymania informacji oraz zakres tej informacji;
3) imię i nazwisko lekarza upoważnionego przez zakład ubezpieczeń do wystąpienia o udzielenie informacji;
4) informacje umożliwiające wyszukanie żądanych danych o ubezpieczonym lub osobie, na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia:
a) imię (imiona) i nazwisko,
b) datę urodzenia,
c) adres miejsca zamieszkania,
d) numer PESEL, jeżeli zakład ubezpieczeń dysponuje tą informacją,
e) rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, jeżeli zakład ubezpieczeń dysponuje tymi informacjami (…)”.
Zgodnie z par. 2 ust. 2 rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie informacji udzielanych zakładom ubezpieczeń przez podmioty wykonujące działalność leczniczą oraz Narodowy Fundusz Zdrowia cyt.: „(…) Do wystąpienia dołącza się informację o wyrażeniu zgody ubezpieczonego lub osoby, na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, albo jej przedstawiciela ustawowego, wraz ze wskazaniem daty i formy wyrażenia tej zgody (…)”.
Zgodnie z par. 6 rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie informacji udzielanych zakładom ubezpieczeń przez podmioty wykonujące działalność leczniczą oraz Narodowy Fundusz Zdrowia cyt.: „(…) Udzielenie informacji, o których mowa w art. 38 ust. 7 i 8 ustawy, następuje z zachowaniem poufności i ochrony danych osobowych (…)”.
Wyjaśnienie.
Odrębny tryb działania. W mojej ocenie jest to odrębny od opisanego wyżej (art. 37 Uoduir) tryb udostępniania informacji nt. danych osobowych szczególnej kategorii. Tutaj sytuacja jest o tyle klarowana, iż uruchomienie tego trybu wymaga legitymowania się przez zakład ubezpieczeń „pisemna zgodą” ubezpieczonego lub osoby na rzecz której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, albo jej przedstawiciela ustawowego. Oświadczenie składane jest względem zakładu ubezpieczeń. Wystarczającym jest, aby do wniosku dołączona została informacja (nie jak było dotychczas kopia pisemnej zgody) o wyrażeniu zgody przez ubezpieczonego lub osoby, na rachunek której ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, albo jej przedstawiciela ustawowego.
Kto składa wniosek. Pamiętamy jednak o art. 38 ust. 5 Uoduir albowiem z żądaniem przekazania informacji, występuje lekarz upoważniony przez zakład ubezpieczeń.
Uwagi natury praktycznej.
Podpis lekarza. Problem związany jest z „podpisem lekarza”, który występuje z żądaniem przekazania informacji, będąc upoważnionym przez zakład ubezpieczeń, albowiem przepisy milczą na temat obowiązku złożenia takiego podpisu, wskazując jedynie iż wniosek powinien zawierać jego imię i nazwisko.
Forma samego wniosku. Trzeci problem dotyczy praktyki posługiwania się kserokopiami takich wniosków sporządzonych przez zakłady ubezpieczeń w korespondencji z jednostkami medycznymi.
Zasygnalizować jednak należy iż czym innym jest ....
Udostępnianie dokumentacji medycznej ubezpieczycielom.
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Stanowisko IOD – przypominające o obowiązku prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą. Opracowanie zawiera szczegółowe informacje na temat tego, jakie dane należy bezwzględnie zamieszczać w wykazie, jakie mogą zostać w nim zapisane dodatkowo, oraz przedstawia błędne praktyki, z jakimi można spotkać się w praktyce funkcjonowania podmiotów leczniczych.
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych – z dniem 15 lutego 2024 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy, które m.in. na podmioty medyczne nakładają nowe obowiązki opracowania i wdrożenia standardów ochrony małoletnich, jakie należy przestrzegać w podmiotach medycznych. Nowe obowiązki wynikają wprost z treści Ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich [tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1304 ze zm.].
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Przygotowaliśmy dla Państwa wzorcową dokumentację zgodną z wytycznymi zawartymi w Ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Pakiet dokumentów zawiera zarówno:
- Omówienie podstawowych obowiązków podmiotu medyczne wynikających ze znowelizowanych przepisów
- Wzór zapisów do Rejestru Czynności Przetwarzania Danych dla czynności sprawdzania kandydatów w rejestrach
- Pełną wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
- Skróconą wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Stanowisko opisuje konsekwencje sytuacji, w której to podmiot wykonujący działalność leczniczą zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z zewnętrznym laboratorium diagnostycznym w związku ze zlecaniem wykonywania badań diagnostycznych swoich pacjentów. Wbrew pozorom sytuacji, w której mamy do czynienia z takim zawieraniem umów powierzenia przetwarzania danych jest więc niż można byłoby przypuszczać.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
W związku z Komunikatem z dnia 27 listopada 2023r., w którego treści ALAB laboratoria sp. z o.o. informuje o cyt.: „(…)o możliwości naruszenia ochrony danych osobowych w związku z incydentem bezpieczeństwa w postaci ataku hakerskiego (…)” przygotowaliśmy stosowne Stanowisko IOD zawierające zalecenia dla podmiotów medycznych, zlecających wykonywanie badań ALAB laboratoria sp. z o.o. Stanowisko IOD zawiera wyjaśnienia dotyczące kwestii związanej z ewentualnym obowiązkiem dokonania zgłoszenia zdarzenia do UODO oraz powiadomienia podmiotów danych, których zdarzenie dotyczyło. Wyjaśniamy także kwestie związane z obiegiem dokumentacji pomiędzy laboratorium zewnętrznym a podmiotem zlecającym. Wskazujemy ponadto na zasadność podjęcia określonych działań po stronie podmiotu zlecającego.
Zasady korzystania z przenośnych pamięci
Zasady korzystania z przenośnych pamięci – stanowisko IOD zawierające materiały szkoleniowe kierowane do pracowników korzystających z przenośnych pamięci danych. Stanowisko opisuje podstawowe zasady bezpieczeństwa, jakich należy przestrzegać pracując z takimi urządzeniami. Wskazane zostało także, jakie praktyki są niedopuszczalne. Stanowisko IOD zawiera także listę pozwalającą na uzyskanie rozliczalności z realizacji zadania edukacyjnego personelu.
Przenośne pamięci danych materiały szkoleniowe i ankieta sprawdzająca
Przenośne pamięci danych materiały szkoleniowe i ankieta sprawdzająca
Przygotowaliśmy dla Państwa materiał, jaki dedykowany jest dla tych podmiotów, które w związku ze swoim funkcjonowaniem przetwarzają dane z wykorzystaniem przenośnych pamięci danych.
Pakiet dokumentów zawiera:
- Ankietę ewaluacyjną – ankietę sprawdzającą dzięki której ADO / IOD dokonać mogą analizy stanu faktycznego, a następnie na jej podstawie zalecić stosowanie adekwatnych środków bezpieczeństwa, zabezpieczających przetwarzanie danych osobowych z wykorzystaniem przenośnych pamięci danych.
- Materiał szkoleniowy dla personelu – materiał pełni rolę informacyjną, jego zadaniem jest edukować personel korzystający z przenośnych pamięci danych w zakresie tego, jakiego rodzaju ryzyka związane są z takim przetwarzaniem oraz jakich zasad należy przestrzegać korzystając z przenośnych pamięci danych.
Ankieta poprawności realizacji obowiązku informacyjnego
Ankieta poprawności realizacji obowiązku informacyjnego
Podmioty medyczne zobowiązane są do realizacji różnego rodzaju obowiązków informacyjnych zarówno na gruncie przepisów prawa ochrony danych, jak i przepisów branżowych. Przygotowaliśmy zestawienie w formie ankiety weryfikującej poprawność realizacji poszczególnych obowiązków informacyjnych.
Zakupując naszą dokumentację sprawdzą Państwo.
- jakiego rodzaju obowiązki należy realizować,
- czy w sposób zgodny z przepisami informacje przekazywane są w podmiocie leczniczym.
Przenośny sprzęt IT w firmie
Przenośny sprzęt IT w firmie
Jak wynika z treści Decyzji UODO, nakładających kary administracyjne na administratorów, w związku z utratą danych na skutek kradzieży, zagubienia, zniszczenia sprzętu IT, który wynoszony jest poza siedzibę administratora, warto jest przygotować się prawidłowo do takiego przetwarzania.
Dokumentacja RODO
- Procedura wynoszenia nośników danych poza obszar przetwarzania
- Procedura korzystania z prywatnego sprzętu do celów służbowych
- Zasady transportu, przechowywania i korzystania ze sprzętu przenośnego
- Ankieta sprawdzająca poprawność wdrożonych rozwiązań
Integracja mMedica z pracownią diagnostyczną
Integracja mMedica z pracownią diagnostyczną
Realizujemy kompleksowo usługę integracji aplikacji gabinetowej mMedica z pracownią diagnostyczną (RTG). Poprawnie wykonana integracja daje możliwość zautomatyzowania wymiany danych z wybraną pracownią diagnostyczną. Pozwala, po wystawieniu skierowania na wizycie, na przesyłanie zleceń bezpośrednia z poziomu aplikacji mMedica do pracowni RTG. Ponadto, co bardzo istotne, integracja umożliwia aplikacji mMedica automatyczne odbieranie opisów badań diagnostycznych i ich załączanie do dokumentacji medycznej Pacjentów, prowadzonej w postaci elektronicznej.
Zakres usługi integracji obejmuje:
W ramach wykonywanej przez nas usługi, jednostka otrzymuje kompleksowe wsparcie. Poniżej prezentujemy ramowy schemat działania. Schemat pokazujący, jak przebiega całościowy proces wdrożenia i uruchomienia integracji z zewnętrznym laboratorium:
- Wykupienie i zaczytanie licencji eWyniki Diag.
- Pozyskanie danych webserwisu i pliku przekodowania od Pracowni RTG
- Dodanie kontrahenta (Pracowni RTG) i konfiguracja wymiany danych webservice z uwzględnieniem konfiguracji sieci lokalnej klienta.
- Przekodowanie słownika badań – wybór badań wykonywanych przez personel i powiązanie ich z wystawionymi przez Pracownię RTG.
- Testy wysyłki zleceń i odbioru opisów badań z weryfikacją zapisu do e-Archiwum.
- Szkolenie personelu (online) 2h.