Dokumentacja medyczna po 1 stycznia 2021r.
Dokumentacja medyczna po 1 stycznia 2021r. Bez względu na to, jakie decyzje zapadną pod koniec br. w zakresie elektronicznej dokumentacji, pamiętać należy o tym, iż proces cyfryzacji służby zdrowia postępuje. Pandemia COVID-19 pokazała w sposób dokładny, jak bardzo jednostki medyczne muszą być gotowe na dynamiczne zmiany. Wprowadzenie do stosowania na szeroką skale świadczeń udzielanych za pośrednictwem środków komunikowania się na odległość, konieczność obsługi nowych systemów teleinformatycznych, udostępnianie dokumentacji medycznej za pośrednictwem środków komunikacji na odległość, były to rozwiązania, których nikt wcześniej nie planował na taką skalę, a pomimo tego, zostały wprowadzone w życie i są stosowane.
Nadchodzące terminy.
Jednostki medyczne postawione zostają w sytuacji, w której muszą zdecydować w jakiej postaci prowadzić będą swoją dokumentację medyczną po 1 stycznia 2021r. Jednak są obszary, takie jak EDM tzw. elektroniczna dokumentacja medyczna, gdzie miejsca na „decydowanie” nie ma, jest obowiązek tworzenia dokumentacji medycznej w tej właśnie postaci. O tym, czym jest EDM, czym się różni od IDM, pisaliśmy w naszych w innych naszych opracownaiach , ale także mówić będziemy na naszych Szkoleniach z dr Jakubem Rzymowskim oraz na warsztatach prowadzonych przez Centrum e-Zdrowie.
Wykaz dokumentów, jakie prowadzone musza być jako EDM.
- Wyniki badań laboratoryjnych wraz z opisem. Zgodnie z § 2. Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 15 października 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej cyt.: „(…) rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 1 w zakresie § 1 pkt 4, który wchodzi w życie po upływie 18 miesięcy od dnia ogłoszenia (…)”. Oznacza to, iż wyniki badań laboratoryjnych, powinny być prowadzone w formie EDM – elektronicznej dokumentacji medycznej od 25 kwietnia 2021 r.
- Skierowania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 59aa ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510, z późn. zm.), czyli zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 15 kwietnia 2019r., w sprawie skierowań wystawianych w postaci elektronicznej w Systemie Informacji Medycznej (Dz.U. z 2019r., poz. 711).
- Skierowania na ambulatoryjne świadczenia specjalistyczne finansowane ze środków publicznych, o których mowa w art. 57 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zgodnie z art. 24. Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem rozwiązań w obszarze e-zdrowia (Dz.U. z 2019r., poz. 1950) cyt.: „(…)Skierowania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 59aa ust. 2 ustawy zmienianej w art. 5, mogą być wystawiane w postaci papierowej do dnia 7 stycznia 2021 r.(…)”. Oznacza to, iż skierowania powinny być prowadzone w formie EDM – elektronicznej dokumentacji medycznej od 08 stycznia 2021r.
- Skierowania na badania:
- echokardiograficzne płodu finansowane ze środków publicznych,
- endoskopowe przewodu pokarmowego finansowane ze środków publicznych,
- medycyny nuklearnej finansowane ze środków publicznych oraz ze środków innych niż środki publiczne,
- rezonansu magnetycznego finansowane ze środków publicznych,
- tomografii komputerowej finansowane ze środków publicznych oraz ze środków innych niż środki publiczne.
- Skierowania na badania:
Zgodnie z art. 24. Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem rozwiązań w obszarze e-zdrowia (Dz.U. z 2019r., poz. 1950) cyt.: „(…)Skierowania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 59aa ust. 2 ustawy zmienianej w art. 5, mogą być wystawiane w postaci papierowej do dnia 7 stycznia 2021 r.(…)”. Oznacza to, iż skierowania powinny być prowadzone w formie EDM – elektronicznej dokumentacji medycznej od 08 stycznia 2021r.
- Skierowanie na leczenie szpitalne w szpitalu, który zawarł umowę o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, o którym mowa w art. 58 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zgodnie z art. 24. Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem rozwiązań w obszarze e-zdrowia (Dz.U. z 2019r., poz. 1950) cyt.: „(…)Skierowania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 59aa ust. 2 ustawy zmienianej w art. 5, mogą być wystawiane w postaci papierowej do dnia 7 stycznia 2021 r.(…)”. Oznacza to, iż skierowania powinny być prowadzone w formie EDM – elektronicznej dokumentacji medycznej od 08 stycznia 2021r.
Dokumentacja medyczna po 1 stycznia 2021r.
Elektryzująca data 1 stycznia 2021r. z czego ona tak właściwie wynika? Zgodnie z § 73 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020r., w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020r. (Dz.U. z 2020r., poz. 666) cyt. „(…) Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020 r. (…)”. Jednak zgodnie z § 72 ust. 1 cyt. „(…) Podmioty mogą prowadzić dokumentację zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. poz. 2069) do dnia 31 grudnia 2020 r. (…)”. Oznacza to, iż nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020r. a do dnia 31 grudnia 2020r. podmioty medyczne mają prawo stosować dotychczasowe przepisy starego rozporządzenia w sprawie dokumentacji medycznej.
Część pierwsza - warsztaty szkoleniowe
Warsztaty szkoleniowe z dokumentacji medycznej.
Dnia 19 grudnia 2020r. odbędą się warsztaty szkoleniowe poświęcone tematyce prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej i jako elektroniczna dokumentacja medyczna. Zajęcia poprowadzi w interaktywnej formule (on-line) dr Jakub Rzymowski.
Część druga - szkolenie Centrum e-Zdrowia
Centrum e-Zdrowia na temat dokumentacji medycznej dla PTR.
Dnia 21 grudnia 2020r. Centrum e-Zdrowia zrealizuje dla czytelników Proste to RODO wykład szkoleniowy poświęcony tematyce zasad prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej. Zajęcia poprowadzi ekspert p.Agnieszka Rudnicka-Szymczak.
- Czym różni się dokumentacja medyczna prowadzona w postaci elektronicznej od Elektronicznej Dokumentacji Medycznej ?
- Dokumenty EDM.
- Bezpieczeństwo dokumentacji .
- Zdarzenia medyczne .
- Dostęp do dokumentacji .
- Wymiana EDM.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu medycznego
Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu medycznego
W związku z faktem uchwalenia Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów opracowaliśmy dokumentację zawierającą procedury związane z obsługa zgłoszeń wewnętrznych dedykowane dla podmiotu medycznego.
Kto ma obowiązek opracowania dokumentacji
Obowiązek przygotowania i wdrożenia dokumentacji na gruncie ww. Ustawy o ochronie sygnalistów mają podmioty medyczne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Uwaga jednak do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz wlicza się osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Pakiet dokumentów zawiera
- Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
- Potwierdzenie:
- dokonania konsultacji z organizacją związkową celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- dokonania konsultacji z przedstawicielem załogi celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- Wzór:
- informacji o podaniu do wiadomości osób wykonujących pracę procedury zgłoszeń wewnętrznych
- informacja dla osób ubiegających się o pracę / rekrutacja / negocjacje umowy – o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
- rejestru zgłoszeń wewnętrznych
- upoważnienia do podejmowania działań następczych i przetwarzania danych osobowych
- upoważnienia do weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych i przetwarzania danych osobowych
- transkrypcji rozmowy z linii nagrywanej / z linii nie nagrywanej w ramach której doszło do zgłoszenia wewnętrznego
- wniosek sygnalisty o zorganizowanie bezpośredniego spotkania celem dokonania ustnego zgłoszenia wewnętrznego
- zgłoszenia wewnętrznego
- protokołu ze zgłoszenia wewnętrznego dokonanego ustnie
- oświadczenia sygnalisty o wyrażeniu zgody na ujawnienie jego danych osobowych
- karta weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego
- informacji zwrotnej dla osoby sygnalisty wraz ze schematem pytań i odpowiedzi pozwalających na ocenę zgłoszenia
- protokół ze zniszczenia danych osobowych zebranych przypadkowo
- protokół ze zniszczenia danych związanych ze zgłoszeniem (retencja)
- RCPD
- Klauzula Informacyjna art. 13 RODO
- Klauzula Informacyjna art. 14 RODO
- i inne.
Forma dokumentu: dokumenty edytowalne
Autor: dr Jakub Rzymowski
Autor: mgr Dominik Spałek
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
W skład pakiety wchodzą następujące dokumenty:
- Omówienie przepisów – wprowadzenie do tematu
- Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 7 Lex Kamilek / braku skazania
- Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 5 Lex Kamilek / państwa zamieszkania
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Procedura opisuje zasady / powierzania / korzystania / zabezpieczania / testowania / przechowywania / niszczenia / przenośnych pamięci danych wykorzystywanych w pracy personelu administratora danych osobowych. Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych zawiera także zestaw zakazanych praktyk, wskazując na konkretne ryzyka, jakie wynikają z ich nieprzestrzegania, w szczególności w obszarze cyberbezpieczeństwa.
Pakiet dokumentów zawiera:
- Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
- Materiał edukacyjny / cyberbezpieczeństwo w pracy z urządzeniami elektornicznymi
- Ankieta inwentaryzacyjno / ewaluacyjna
- Umowa użytkowania służbowego nośnika danych
- Protokół przekazania nośnika danych
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO dla pracowników gotowe do wykorzystania przez Administratorów Danych Osobowych lub Inspektorów Ochrony Danych prowadzących działania edukacyjne w firmie. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno-informacyjnych szkoleniowych, jakie tworzymy na bieżąco. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.
W skład pakietu wchodzi:
- Harmonogram szkoleniowy – dzięki któremu wykazywana jest rozliczalność działań szkoleniowych
- Materiały edukacyjne szkoleniowe – dedykowane na kolejne 12 miesięcy
Spis treści:
- Styczeń – „Jakie kroki można podjąć po wycieku danych dotyczących zdrowia”.
- Luty – „Oszuswo na BLIKa”.
- Marzec – „Czym jest phishing, jak się przed nim bronić”.
- Kwiecień – „Ochrona danych osobowych a przyczyny nieobecności w pracy pracowników”.
- Maj – „Cyberbezpieczeństwo i problem jednego hasła w wielu serwisach”.
- Czerwiec – „Podstawowe i szczegółowe zasady pracy z pocztą elektroniczną”.
- Lipiec – „Urlop od RODO ! broszura informująca o zagrożeniach podczas wypoczynku”.
- Sierpień – „Przypomnienie zasad przetwarzania danych – w codziennej pracy”.
- Wrzesień – „Jak ułatwić sobie pracę – popularne skróty klawiszowe”
- Październik – „W jaki sposób rozpoznać próbę ataku na zasoby firmy z wykorzystaniem email”
- Listopad – „Korzystanie z przenośnych pamięci danych w pracy, ryzyka i środki zaradcze”.
- Grudzień – „Prywatny adres email do celów służbowych”.
Bezpośrednio po zakupie otrzymają Państwo nw. materiały szkoleniowe. Z uwagi n fakt, iż na bieżąco tworzymy kolejne materiały w odpowiedzi na aktualne wydarzenia, liczba materiałów szkoleniowych stale rośnie. W przypadku kiedy stworzymy materiały, będziemy je przesyłali do Państwa na bieżąco – za darmo, do końca br.
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych jest to zjawisko, które coraz częściej obecne jest w realiach podmiotów medycznych. Nie tylko oczekiwania i potrzeby zdrowotne pacjentów stanowią uzasadnienie dla wdrożenia takich rozwiązań, ale także zmieniające się przepisy, sprawiają, iż korzystanie z przenośnego sprzętu komputerowego z dostępem do zasobów bazodanowych przez personel udzielający świadczeń zdrowotnych w miejscu zamieszkania pacjenta, stają się obowiązkiem.
Nie tylko sprzęt, ale i dostęp zdalny do danych
Udzielanie świadczeń medycznych czy to w ramach tzw. „wizyt domowych”, bądź w ramach „opieki środowiskowej” czy też wystawianie recept w postaci elektronicznej podczas wizyty realizowanej w miejscu zamieszkania pacjenta, pociąga za sobą konieczność odpowiedniego przygotowania personelu medycznego do prowadzenia, zabezpieczania i przechowywania dokumentacji medycznej powstającej w takich sytuacjach.
Dokumentacja przygotowana do wdrożenia:
- Procedura pracy z wykorzystaniem sprzętu wynoszonego poza obszar podmiotu medycznego.
- Procedura zdalnego dostępu do danych.
- Upoważnienie dla personelu medycznego.
- Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurami pracy ze zdalnym dostępem do pracy.
- Karta szkolenia wstępnego.
- Test sprawdzający.
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Stanowisko IOD – przypominające o obowiązku prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą. Opracowanie zawiera szczegółowe informacje na temat tego, jakie dane należy bezwzględnie zamieszczać w wykazie, jakie mogą zostać w nim zapisane dodatkowo, oraz przedstawia błędne praktyki, z jakimi można spotkać się w praktyce funkcjonowania podmiotów leczniczych.
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych – z dniem 15 lutego 2024 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy, które m.in. na podmioty medyczne nakładają nowe obowiązki opracowania i wdrożenia standardów ochrony małoletnich, jakie należy przestrzegać w podmiotach medycznych. Nowe obowiązki wynikają wprost z treści Ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich [tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1304 ze zm.].
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Przygotowaliśmy dla Państwa wzorcową dokumentację zgodną z wytycznymi zawartymi w Ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Pakiet dokumentów zawiera zarówno:
- Omówienie podstawowych obowiązków podmiotu medyczne wynikających ze znowelizowanych przepisów
- Wzór zapisów do Rejestru Czynności Przetwarzania Danych dla czynności sprawdzania kandydatów w rejestrach
- Pełną wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
- Skróconą wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Stanowisko opisuje konsekwencje sytuacji, w której to podmiot wykonujący działalność leczniczą zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z zewnętrznym laboratorium diagnostycznym w związku ze zlecaniem wykonywania badań diagnostycznych swoich pacjentów. Wbrew pozorom sytuacji, w której mamy do czynienia z takim zawieraniem umów powierzenia przetwarzania danych jest więc niż można byłoby przypuszczać.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
W związku z Komunikatem z dnia 27 listopada 2023r., w którego treści ALAB laboratoria sp. z o.o. informuje o cyt.: „(…)o możliwości naruszenia ochrony danych osobowych w związku z incydentem bezpieczeństwa w postaci ataku hakerskiego (…)” przygotowaliśmy stosowne Stanowisko IOD zawierające zalecenia dla podmiotów medycznych, zlecających wykonywanie badań ALAB laboratoria sp. z o.o. Stanowisko IOD zawiera wyjaśnienia dotyczące kwestii związanej z ewentualnym obowiązkiem dokonania zgłoszenia zdarzenia do UODO oraz powiadomienia podmiotów danych, których zdarzenie dotyczyło. Wyjaśniamy także kwestie związane z obiegiem dokumentacji pomiędzy laboratorium zewnętrznym a podmiotem zlecającym. Wskazujemy ponadto na zasadność podjęcia określonych działań po stronie podmiotu zlecającego.