Proste to RODO ochrona danych w medycynie

Zakładowy Fundusz Świadczeń Społecznych a RODO

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO, temat znany powszechnie, jednak wciąż wzbudzający wiele kontrowersji. UODO chcąc uporządkować zapewne szereg informacji, jakie obowiązują w obrocie na swoich stronach zaprezentował stanowisko dot. ZFŚS. “Jeśli pracodawca prowadzi ZFSS, dotyczy go także RODO“.

Zmiana Ustawy o ZFŚS w związku z RODO.

Przepisy Ustawy z dnia 04  marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych [dalej Ustawa ZFŚS], zmienione w związku z wejściem w życie Ustawy z dnia 21 lutego 2019 r., o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia  Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), uzupełnione zostały o art. 8 ust.  od 1a do 1d.

Podstawa przetwarzania danych w ramach ZFŚS.

Problem podstaw przetwarzania danych w ramach ZFŚS dotyczy nie tylko aspektu wywołanego przez przepisy o ochronie danych osobowych. Problem zakresu przetwarzanych danych, jakie pracodawcy mają sposobność przetwarzać i wykorzystywać w związku z przyznawaniem świadczeń z ZFŚS ma szerszy wymiar. Często bowiem zdarza się, iż stosują oni dodatkowe kryteria – inne niż określone w Ustawie o ZFŚS, którymi kierują się przy przyznawaniu świadczeń. Co oczywiście nie jest praktyką zgodną z prawem.

W swoim stanowisku UODO wyraźnie wskazuje, iż

cyt.: “(…) Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO. (…)”.

Często treść regulaminów warunkowała możliwość skorzystania z Funduszu wyrażeniem zgody przez osobę uprawnioną na przetwarzanie jej danych osobowych  jak i danych osobowych członków jej rodzin. W świetle przytoczonych przepisów wskazać należy, iż przetwarzanie danych na potrzeby ZFŚS wiąże się z realizacją obowiązków pracodawcy wynikających z faktu administrowania Funduszem oraz z faktu przyznawania świadczeń, natomiast samo przetwarzanie jest niezbędne i konieczne dla prawidłowej realizacji ww. celu. Powyższe jednoznacznie wyklucza zgodę jako podstawę do przetwarzania danych osobowych.  

Konieczne zmiany w Regulaminach ZFŚS.

Zgodnie z art. 8 ust. 2 Ustawy ZFSS

cyt.: „(…) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu   z uwzględnieniem ust. 1–1b, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23maja 1991r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019r. poz.263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (…)”

Oznacza to tyle, iż nowe brzemiennie art. 8 Ustawy ZFŚS wymusza wprowadzenie adekwatnych zmian do treści obowiązujących regulaminów, tak aby określone zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu  odpowiadały wymogom określonym przez przepisy ust. od 1 do 1b.

Oświadczenie jako wiodąca forma dokumentowania.

W opinii UODO, 

cyt.: “(…) jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika (…)”.

Zgodnie z art. 8 ust. 1a. Ustawy ZFŚS

cyt.: „(…) pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (…)”.

Co oznacza tyle, iż złożone oświadczenia podlegają weryfikacji, która dokonywana jest jednak po podjęciu takiej decyzji przez pracodawcę, weryfikacja nie jest warunkiem koniecznym, ale jest rozwiązaniem fakultatywnym, z którego może ale nie musi korzystać pracodawca.

Przygotowaliśmy opracowanie tematu ZFŚS.

Zagadnień związanych z administrowaniem środkami Funduszu Świadczeń Socjalnych – takich budzących praktyczne problemy – jest o wiele więcej, aniżeli przedstawiono w stanowisku UODO.

  • Okres, przez jaki dane mogą być przetwarzane w związku z ZFŚS.
  • Konieczność przechowywania dokumentów uprawniających do zwolnienia z podatku dochodowego zapomogi z ZFŚS.
  • Konieczność dokonywania co roku przeglądów danych.
  • Zarządzanie nadawaniem upoważnień do przetwarzania danych  przez osoby dopuszczone do obsługi Funduszu.
  • Pozycja Związków Zawodowych, z którymi uzgadniany jest sposób podziału środków.
  • Zasady odpowiedzialności pracodawcy, jako administratora ZFŚS.
  • Plan postępowania – w celu dostosowania Regulaminu ZFŚS do wymogów ustawowych.

Wszystkie te tematy omówiliśmy w naszym opracowaniu dot. ZFŚS.

Dodaj komentarz