Pozyskiwanie danych z rejestru sprawców na tle seksualnym
Pozyskiwanie danych z rejestru sprawców na tle seksualnym jest obowiązkiem niektórych pracodawców. Niestety jednak obowiązek ten zdarza się, iż nie jest prawidłowo realizowany. Zwrócić należy uwagę, iż zmianie uległ tryb pozyskiwania takich danych, jak i sposób zakładania konta użytkownika.
Standardy Ochrony Małoletnich ...
RCPD - obsługa kandydatów w związku z weryfikacją ...
Obowiązek pozyskiwania danych i podstawa ich przetwarzania.
Zgodnie z art. 21 Ustawy z dnia 13 maja 2016r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz.U. 2016 poz. 862 ze zm.) [dalej Ustawa OPZPS] cyt.: „(…) przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi pracodawcy lub inni organizatorzy w zakresie takiej działalności są obowiązani do uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw wyjaśniania przypadków czynności skierowanych przeciwko wolności seksualnej i obyczajności wobec małoletniego poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze (…)”.
Problem zakresu pozyskiwania danych celem realizacji obowiązku.
W naszej publikacji pt.: „Kwestionariusz osobowy a nazwisko rodowe kandydata” pisaliśmy o problemie związanym z koniecznością pozyskiwania danych kandydatów w szerszym zakresie, aniżeli enumeratywnie wylicza to przepis art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy. Za sprawą jednak nowelizacij problem ten został rozwiązany.
Zmiana zakresu danych oraz trybu wnioskowania.
Obecnie obowiązujące regulacje wprowadziły nowe brzmienie § 14 Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika (Dz.U. z 2017r., poz. 1561 ze zm.) brzmiał następująco cyt.: „(…) podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 4–7 ustawy, wskazują w pytaniu do systemu zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi konieczność uzyskania informacji z Rejestru, a także:
- numer PESEL, o ile został nadany,
- pierwsze imię,
- nazwisko,
- nazwisko rodowe,
- imię ojca,
- imię matki,
- datę urodzenia
– osoby wyszukiwanej (…)”.
Oznacza to tyle, iż podmioty uprawnione do wnioskowania i pozyskiwania informacji z Rejestru zobligowane zostały do wykazania w kierowanym pytaniu oprócz realizowanego zadania, czy postępowania, jakie determinuje konieczność weryfikacji, także określonego katalogu danych, odnoszącego się do osoby wyszukiwanej, w tym „nazwisko rodowe”.
Po zmianie przepisów wprowadzonej zgodnie z Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 maja 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika przepis § 14 ust. 1 i 2 brzmią następująco cyt.: „(…) Podmioty, októrych mowa w art. 12 pkt 4–7a ustawy, wskazują w pytaniu do systemu numer PESEL osoby wyszukiwanej, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi konieczność uzyskania informacji z Rejestru.
2. W przypadku, o którym mowa w ust.1, można wskazać ponadto inne dane personalne osoby wyszukiwanej:
1) pierwsze imię;
2) nazwisko;
3) nazwisko rodowe;
4) imię ojca;
5) imię matki;
6) datę urodzenia. (…)”.
Próba interwencji zakończona sukcesem.
W związku z powstałą wątpliwością wystąpiłem do administratora rejestru z prośbą o wyjaśnienie cyt.:
„(…) Nowelizacja Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 maja 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika (Dz.U. 2020, poz. 950) wprowadziła zmiany które prowadzą do pytania dotyczącego podstawy dla pozyskiwania danych, o jakich mowa w nowym brzemieniu § 14 ust. 2 Rozporządzenia, w szczególności „nazwiska rodowego”, które nie jest wymienione w art. 22(1) § 1 k.p. jako obowiązkowe do pozyskania przez pracodawcę.
Dotychczas (przed nowelizacją) z pomocą przychodził przepis art. 22(1) § 4 kp. dając podstawę przy pozyskiwaniu „nazwiska rodowego”, jako obowiązkowego składnika wniosku – realizacja obowiązku prawnego stanowiła więc podstawę dla przetwarzania. Obecnie po zmianie dane z par. 14 ust. 2 ustawodawca uznał że można, ale nie trzeba podawać, jeśli został nadany numer PESEL. Czy to oznacza, iż w przypadku nadania numeru PESEL pracodawca nie ma podstawy w art. 22(1) § 4 kp. aby pozyskiwać te dane w szczególności „nazwisko rodowe”, którego nie może pozyskać na podstawie art. 22(1) § 1 k.p.?
Czy jeśli wnioskodawca poda we wniosku numer PESEL to nie jest obowiązkowe podawanie danych par 14 ust. 2?
Czyli nie musi ich pracodawca pozyskiwać?
Czy jeśli wnioskodawca nie posiada / nie poda numeru PESEL to musi podać dane par 14 ust. 2?(…)”.
Odpowiedź wiele wyjaśnia.
W odpowiedzi na postawione przeze mnie pytania, wskazujące na realne problemy, otrzymaliśmy następujące wyjaśnienia cyt.:
„(…)W związku ze zgłoszeniem ZGL 2506875 uprzejmie wyjaśniam, że w najbliższym czasie planowane jest wdrożenie poprawek do systemu, wynikające z nowelizacji Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika (Dz. U z. 2020 r. poz. 950). Użytkownik systemu Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, będzie miał możliwość zadania zapytania o osobę po wpisaniu:
- numeru Pesel, lub
- danych osobowych bez numeru Pesel, lub
- numeru Pesel i danych osobowych.
W pierwszym etapie poprawka będzie dotyczyła zapytań masowych, w drugim zaś zapytań indywidualnych(…)”.
Jeśli uznać to za interpretację.
Zmiana definicji podpisu elektronicznego.
Zmieniła się także definicja podpisu elektronicznego, jakim posługuje się akt. Obecnie przez podpis elektorniczny, rozumie się kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty albo podpis zaufany.
Uwagi Proste to RODO.
Wzorcowe Standardy Ochrony Małoletnich - dla oświaty
Autor opracowania
mgr Dominik Spałek Inspektor ochrony danych, założyciel portalu www.prostetorodo.pl Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Członek Zespołu merytorycznego Proste to RODO. Ekspert z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze podmiotów medycznych w zakresie prawa pracy, zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Dominik Spałek, jako praktyk, realizuje zadania jako Inspektor Ochrony Danych w podmiotach wykonujących działalność leczniczą w Częstochowie i nie tylko. Wspiera administratorów danych osobowych w realizacji ich obowiązków w zakresie przede wszystkich ochrony danych medycznych, w tym danych osobowych. Dominik Spałek, jako praktyk od lat przygotowuje dokumentację z zakresu prawa pracy, zbiorowego prawa pracy. Wieloletnie doświadczenie w pracy w centrali związkowej, zaowocowało licznymi publikacjami tematycznymi z zakresu prawa pracy na łamach tygodników prasowych, jak również w formie audycji radiowych. Fakt uczestnictwa w zespołach roboczych, jak i negocjacyjnych, przełożył się na jego udział w tworzeniu zapisów zakładowych / ponadzakładowych układów zbiorowych pracy m.in. dla sektora medycznego oraz pomocy społecznej.
