Dokumentacja medyczna wynoszona poza jednostkę
Dokumentacja medyczna wynoszona poza jednostkę, to zagadnienie, z którym ADO w medycynie spotykają się każdego dnia. Problematyka zorganizowania przetwarzania danych poza obszarem jednostki to zagadnienie rozbudowane i zawierające w sobie szereg aspektów. Aspektów które należy odpowiednio rozwinąć i opisać, tak aby zasady, jakie powstaną były czytelne i możliwe do stosowania przez personel.
Innymi słowy personel realizując swoje zadania, dla poprawności ich wykonania, dokonuje faktycznie przetwarzania danych osobowych. Danych osobowych, które mogą być zapisane w sposób tradycyjny np. na papierze, albo mogą być utrwalone w postaci elektronicznej np. na przenośnych komputerach, czy nośnikach danych. Sytuację komplikuje jednak fakt, iż część zadań, jakie realizuje personel, a które wiążą się z koniecznością przetwarzania danych, realizowane muszą być poza obszarem Jednostki. Należy uświadomić sobie jednak wyjątkowość takiej sytuacji, jak i nowe zagrożenia, jakie one niosą dla bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Przetwarzając dane poza obszarem jednostki bowiem pojawiają nam się nowe zewnętrzne zagrożenia, które nie istnieją teoretycznie w sytuacji, kiedy personel pracuje na miejscu w Jednostce. Oznacza to, iż wyjątkowa sytuacja, generująca dodatkowe ryzyka, wymaga od pracowników zwiększenia swojej czujności przy wykonywaniu powierzonych im zadań, jak i wymaga od nich stosowania szczególnych procedur bezpieczeństwa.
Co należy przewidzieć ...
Dokumentacja medyczna wynoszona poza jednostkę to sytuacja, w której ADO musi zdawać sobie sprawę z nowego rodzaju ryzyk, jakie musi minimalizować. Praktyka życia codziennego bowiem pokazuje nam, iż pozostawienie dokumentacji w autobusie, czy na parkingu, albo też jej zgubienie, czy nawet kradzież – to zdarzenia, które trzeba uwzględnić planując taki proces przetwarzania. Czasami specyfika pracy personelu wykonywanej w terenie np. u pacjenta jest tak szczególna, iż ADO muszą wprowadzać dodatkowe środki bezpieczeństwa. Chronić należy, nie tylko papierowe nośniki danych, ale także elektronicznej, należy przede wszystkim uświadamiać swój personel i pokazywać mu złe i dobre praktyki działań.
Przykłady niedozwolonych praktyk
Niestety jednak dokumentacja medyczna wynoszona poza jednostkę to proceder, który ma miejsce także w sytuacjach, które nie powinny mieć miejsca. W związku z powyższym dla uzmysłowienia personelowi istnienia tego rodzaju niedozwolonych praktyk wskazujemy kilka przykładów takich sytuacji, w których. Zabronione jest w szczególności:
- Pozostawienia nośników danych w pojazdach samochodowych, pojazdach komunikacji publicznej bez kontroli własnej, bez względu na czas. pozostawiania nośników danych w bagażniku, albo pozostawienia ich w pojeździe po wyjściu z taxi, metra czy autobusu.
- Pozostawiania nośników danych w pomieszczeniach poza Jednostką, bez kontroli własnej, bez względu na czas. pozostawianie ich w Urzędzie, na Poczcie,
- Pozostawiania nośników danych w przestrzeni ogólnodostępnej poza Jednostką, bez kontroli własnej, bez względu na czas. pozostawienie na ławce w parku, przed sklepem, na dachu samochodu, w klatce schodowej, w windzie.
- Wykorzystywanie nośników danych w sytuacji, kiedy pomieszczenia do tego celu wyznaczone innego podmiotu nie gwarantują zachowania zasad bezpieczeństwa przetwarzania. w lokalu gdzie udzielane są świadczenia, nie ma warunków do bezpiecznego przetwarzania danych,
- Ujawniania danych osobowych zapisanych na nośnikach danych osobom nieuprawnionym, które nie są upoważnione do przetwarzania danych osobowych przez ADO. prowadzenie rozmów z osobami trzecimi na temat danych przetwarzanych, pokazywanie dokumentów osobom nieuprawnionym
- Przekazywanie nośników danych osobom nieuprawnionym, które nie są upoważnione do przetwarzania danych osobowych przez ADO. proszenie osoby trzecie o przeniesienie nośników danych, albo o ich sprawdzenie, czy uruchomienie na innym komputerze.
- Wykorzystywania osób nieuprawnionych do przewozu nośników danych. zlecanie transportu nośników danych, znajomym, bliskim.
- Przesyłania danych osobowych zapisanych w postaci elektronicznej z wykorzystaniem publicznych dostępnych sieci internetowych, czy prywatnych sieci internetowych. korzystanie z punktów WiFi w restauracjach, czy kawiarniach
- Prowadzenia korespondencji email zawierającej dane osobowe w postaci niezaszyfrowanej, z wykorzystaniem publicznych dostępnych sieci internetowych, czy prywatnych sieci internetowych. przesyłanie plików w postaci niezaszyfrowanej nie zabezpieczonej hasłem, albo przekazywanie hasła do plików także drogą email
- Udostępniania osobom trzecim informacji o sposobach zabezpieczenia nośników danych w tym o metodach szyfrowania i wykorzystywanych do logowania hasłach indywidualnych osoby zatrudnionej. proszenie o pomoc w rozwiązaniu problemu technicznego z logowaniem osoby trzeciej, prowadzenie rozmów na temat sposobów zabezpieczenia nośników.
Dokumentacja uzupełniająca
Procedura przetwarzania danych poza obszarem Jednostki
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO dla pracowników gotowe do wykorzystania przez Administratorów Danych Osobowych lub Inspektorów Ochrony Danych prowadzących działania edukacyjne w firmie. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno-informacyjnych szkoleniowych, jakie tworzymy na bieżąco. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.
W skład pakietu wchodzi:
- Harmonogram szkoleniowy – dzięki któremu wykazywana jest rozliczalność działań szkoleniowych
- Materiały edukacyjne szkoleniowe – dedykowane na kolejne 12 miesięcy
Spis treści:
- Styczeń – „Jakie kroki można podjąć po wycieku danych dotyczących zdrowia”.
- Luty – „Oszuswo na BLIKa”.
- Marzec – „Czym jest phishing, jak się przed nim bronić”.
- Kwiecień – „Ochrona danych osobowych a przyczyny nieobecności w pracy pracowników”.
- Maj – „Cyberbezpieczeństwo i problem jednego hasła w wielu serwisach”.
- Czerwiec – „Podstawowe i szczegółowe zasady pracy z pocztą elektroniczną”.
- Lipiec – „Urlop od RODO ! broszura informująca o zagrożeniach podczas wypoczynku”.
- Sierpień – „Przypomnienie zasad przetwarzania danych – w codziennej pracy”.
- Wrzesień – „Jak ułatwić sobie pracę – popularne skróty klawiszowe”
- Październik – „W jaki sposób rozpoznać próbę ataku na zasoby firmy z wykorzystaniem email”
- Listopad – „Korzystanie z przenośnych pamięci danych w pracy, ryzyka i środki zaradcze”.
- Grudzień – „Prywatny adres email do celów służbowych”.
Bezpośrednio po zakupie otrzymają Państwo nw. materiały szkoleniowe. Z uwagi n fakt, iż na bieżąco tworzymy kolejne materiały w odpowiedzi na aktualne wydarzenia, liczba materiałów szkoleniowych stale rośnie. W przypadku kiedy stworzymy materiały, będziemy je przesyłali do Państwa na bieżąco – za darmo, do końca br.
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych jest to zjawisko, które coraz częściej obecne jest w realiach podmiotów medycznych. Nie tylko oczekiwania i potrzeby zdrowotne pacjentów stanowią uzasadnienie dla wdrożenia takich rozwiązań, ale także zmieniające się przepisy, sprawiają, iż korzystanie z przenośnego sprzętu komputerowego z dostępem do zasobów bazodanowych przez personel udzielający świadczeń zdrowotnych w miejscu zamieszkania pacjenta, stają się obowiązkiem.
Nie tylko sprzęt, ale i dostęp zdalny do danych
Udzielanie świadczeń medycznych czy to w ramach tzw. „wizyt domowych”, bądź w ramach „opieki środowiskowej” czy też wystawianie recept w postaci elektronicznej podczas wizyty realizowanej w miejscu zamieszkania pacjenta, pociąga za sobą konieczność odpowiedniego przygotowania personelu medycznego do prowadzenia, zabezpieczania i przechowywania dokumentacji medycznej powstającej w takich sytuacjach.
Dokumentacja przygotowana do wdrożenia:
- Procedura pracy z wykorzystaniem sprzętu wynoszonego poza obszar podmiotu medycznego.
- Procedura zdalnego dostępu do danych.
- Upoważnienie dla personelu medycznego.
- Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurami pracy ze zdalnym dostępem do pracy.
- Karta szkolenia wstępnego.
- Test sprawdzający.
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Stanowisko IOD – przypominające o obowiązku prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą. Opracowanie zawiera szczegółowe informacje na temat tego, jakie dane należy bezwzględnie zamieszczać w wykazie, jakie mogą zostać w nim zapisane dodatkowo, oraz przedstawia błędne praktyki, z jakimi można spotkać się w praktyce funkcjonowania podmiotów leczniczych.
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych – z dniem 15 lutego 2024 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy, które m.in. na podmioty medyczne nakładają nowe obowiązki opracowania i wdrożenia standardów ochrony małoletnich, jakie należy przestrzegać w podmiotach medycznych. Nowe obowiązki wynikają wprost z treści Ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich [tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1304 ze zm.].
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Przygotowaliśmy dla Państwa wzorcową dokumentację zgodną z wytycznymi zawartymi w Ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Pakiet dokumentów zawiera zarówno:
- Omówienie podstawowych obowiązków podmiotu medyczne wynikających ze znowelizowanych przepisów
- Wzór zapisów do Rejestru Czynności Przetwarzania Danych dla czynności sprawdzania kandydatów w rejestrach
- Pełną wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
- Skróconą wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Stanowisko opisuje konsekwencje sytuacji, w której to podmiot wykonujący działalność leczniczą zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z zewnętrznym laboratorium diagnostycznym w związku ze zlecaniem wykonywania badań diagnostycznych swoich pacjentów. Wbrew pozorom sytuacji, w której mamy do czynienia z takim zawieraniem umów powierzenia przetwarzania danych jest więc niż można byłoby przypuszczać.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
W związku z Komunikatem z dnia 27 listopada 2023r., w którego treści ALAB laboratoria sp. z o.o. informuje o cyt.: „(…)o możliwości naruszenia ochrony danych osobowych w związku z incydentem bezpieczeństwa w postaci ataku hakerskiego (…)” przygotowaliśmy stosowne Stanowisko IOD zawierające zalecenia dla podmiotów medycznych, zlecających wykonywanie badań ALAB laboratoria sp. z o.o. Stanowisko IOD zawiera wyjaśnienia dotyczące kwestii związanej z ewentualnym obowiązkiem dokonania zgłoszenia zdarzenia do UODO oraz powiadomienia podmiotów danych, których zdarzenie dotyczyło. Wyjaśniamy także kwestie związane z obiegiem dokumentacji pomiędzy laboratorium zewnętrznym a podmiotem zlecającym. Wskazujemy ponadto na zasadność podjęcia określonych działań po stronie podmiotu zlecającego.
Zasady korzystania z przenośnych pamięci
Zasady korzystania z przenośnych pamięci – stanowisko IOD zawierające materiały szkoleniowe kierowane do pracowników korzystających z przenośnych pamięci danych. Stanowisko opisuje podstawowe zasady bezpieczeństwa, jakich należy przestrzegać pracując z takimi urządzeniami. Wskazane zostało także, jakie praktyki są niedopuszczalne. Stanowisko IOD zawiera także listę pozwalającą na uzyskanie rozliczalności z realizacji zadania edukacyjnego personelu.
Przenośne pamięci danych materiały szkoleniowe i ankieta sprawdzająca
Przenośne pamięci danych materiały szkoleniowe i ankieta sprawdzająca
Przygotowaliśmy dla Państwa materiał, jaki dedykowany jest dla tych podmiotów, które w związku ze swoim funkcjonowaniem przetwarzają dane z wykorzystaniem przenośnych pamięci danych.
Pakiet dokumentów zawiera:
- Ankietę ewaluacyjną – ankietę sprawdzającą dzięki której ADO / IOD dokonać mogą analizy stanu faktycznego, a następnie na jej podstawie zalecić stosowanie adekwatnych środków bezpieczeństwa, zabezpieczających przetwarzanie danych osobowych z wykorzystaniem przenośnych pamięci danych.
- Materiał szkoleniowy dla personelu – materiał pełni rolę informacyjną, jego zadaniem jest edukować personel korzystający z przenośnych pamięci danych w zakresie tego, jakiego rodzaju ryzyka związane są z takim przetwarzaniem oraz jakich zasad należy przestrzegać korzystając z przenośnych pamięci danych.
Ankieta poprawności realizacji obowiązku informacyjnego
Ankieta poprawności realizacji obowiązku informacyjnego
Podmioty medyczne zobowiązane są do realizacji różnego rodzaju obowiązków informacyjnych zarówno na gruncie przepisów prawa ochrony danych, jak i przepisów branżowych. Przygotowaliśmy zestawienie w formie ankiety weryfikującej poprawność realizacji poszczególnych obowiązków informacyjnych.
Zakupując naszą dokumentację sprawdzą Państwo.
- jakiego rodzaju obowiązki należy realizować,
- czy w sposób zgodny z przepisami informacje przekazywane są w podmiocie leczniczym.