Dokumentacja medyczna wynoszona poza jednostkę
Dokumentacja medyczna wynoszona poza jednostkę, to zagadnienie, z którym ADO w medycynie spotykają się każdego dnia. Problematyka zorganizowania przetwarzania danych poza obszarem jednostki to zagadnienie rozbudowane i zawierające w sobie szereg aspektów. Aspektów które należy odpowiednio rozwinąć i opisać, tak aby zasady, jakie powstaną były czytelne i możliwe do stosowania przez personel.
Innymi słowy personel realizując swoje zadania, dla poprawności ich wykonania, dokonuje faktycznie przetwarzania danych osobowych. Danych osobowych, które mogą być zapisane w sposób tradycyjny np. na papierze, albo mogą być utrwalone w postaci elektronicznej np. na przenośnych komputerach, czy nośnikach danych. Sytuację komplikuje jednak fakt, iż część zadań, jakie realizuje personel, a które wiążą się z koniecznością przetwarzania danych, realizowane muszą być poza obszarem Jednostki. Należy uświadomić sobie jednak wyjątkowość takiej sytuacji, jak i nowe zagrożenia, jakie one niosą dla bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Przetwarzając dane poza obszarem jednostki bowiem pojawiają nam się nowe zewnętrzne zagrożenia, które nie istnieją teoretycznie w sytuacji, kiedy personel pracuje na miejscu w Jednostce. Oznacza to, iż wyjątkowa sytuacja, generująca dodatkowe ryzyka, wymaga od pracowników zwiększenia swojej czujności przy wykonywaniu powierzonych im zadań, jak i wymaga od nich stosowania szczególnych procedur bezpieczeństwa.
Co należy przewidzieć ...
Dokumentacja medyczna wynoszona poza jednostkę to sytuacja, w której ADO musi zdawać sobie sprawę z nowego rodzaju ryzyk, jakie musi minimalizować. Praktyka życia codziennego bowiem pokazuje nam, iż pozostawienie dokumentacji w autobusie, czy na parkingu, albo też jej zgubienie, czy nawet kradzież – to zdarzenia, które trzeba uwzględnić planując taki proces przetwarzania. Czasami specyfika pracy personelu wykonywanej w terenie np. u pacjenta jest tak szczególna, iż ADO muszą wprowadzać dodatkowe środki bezpieczeństwa. Chronić należy, nie tylko papierowe nośniki danych, ale także elektronicznej, należy przede wszystkim uświadamiać swój personel i pokazywać mu złe i dobre praktyki działań.
Przykłady niedozwolonych praktyk
Niestety jednak dokumentacja medyczna wynoszona poza jednostkę to proceder, który ma miejsce także w sytuacjach, które nie powinny mieć miejsca. W związku z powyższym dla uzmysłowienia personelowi istnienia tego rodzaju niedozwolonych praktyk wskazujemy kilka przykładów takich sytuacji, w których. Zabronione jest w szczególności:
- Pozostawienia nośników danych w pojazdach samochodowych, pojazdach komunikacji publicznej bez kontroli własnej, bez względu na czas. pozostawiania nośników danych w bagażniku, albo pozostawienia ich w pojeździe po wyjściu z taxi, metra czy autobusu.
- Pozostawiania nośników danych w pomieszczeniach poza Jednostką, bez kontroli własnej, bez względu na czas. pozostawianie ich w Urzędzie, na Poczcie,
- Pozostawiania nośników danych w przestrzeni ogólnodostępnej poza Jednostką, bez kontroli własnej, bez względu na czas. pozostawienie na ławce w parku, przed sklepem, na dachu samochodu, w klatce schodowej, w windzie.
- Wykorzystywanie nośników danych w sytuacji, kiedy pomieszczenia do tego celu wyznaczone innego podmiotu nie gwarantują zachowania zasad bezpieczeństwa przetwarzania. w lokalu gdzie udzielane są świadczenia, nie ma warunków do bezpiecznego przetwarzania danych,
- Ujawniania danych osobowych zapisanych na nośnikach danych osobom nieuprawnionym, które nie są upoważnione do przetwarzania danych osobowych przez ADO. prowadzenie rozmów z osobami trzecimi na temat danych przetwarzanych, pokazywanie dokumentów osobom nieuprawnionym
- Przekazywanie nośników danych osobom nieuprawnionym, które nie są upoważnione do przetwarzania danych osobowych przez ADO. proszenie osoby trzecie o przeniesienie nośników danych, albo o ich sprawdzenie, czy uruchomienie na innym komputerze.
- Wykorzystywania osób nieuprawnionych do przewozu nośników danych. zlecanie transportu nośników danych, znajomym, bliskim.
- Przesyłania danych osobowych zapisanych w postaci elektronicznej z wykorzystaniem publicznych dostępnych sieci internetowych, czy prywatnych sieci internetowych. korzystanie z punktów WiFi w restauracjach, czy kawiarniach
- Prowadzenia korespondencji email zawierającej dane osobowe w postaci niezaszyfrowanej, z wykorzystaniem publicznych dostępnych sieci internetowych, czy prywatnych sieci internetowych. przesyłanie plików w postaci niezaszyfrowanej nie zabezpieczonej hasłem, albo przekazywanie hasła do plików także drogą email
- Udostępniania osobom trzecim informacji o sposobach zabezpieczenia nośników danych w tym o metodach szyfrowania i wykorzystywanych do logowania hasłach indywidualnych osoby zatrudnionej. proszenie o pomoc w rozwiązaniu problemu technicznego z logowaniem osoby trzeciej, prowadzenie rozmów na temat sposobów zabezpieczenia nośników.
