Innymi słowy personel realizując swoje zadania, dla poprawności ich wykonania, dokonuje faktycznie przetwarzania danych osobowych. Danych osobowych, które mogą być zapisane w sposób tradycyjny np. na papierze, albo mogą być utrwalone w postaci elektronicznej np. na przenośnych komputerach, czy nośnikach danych. Sytuację komplikuje jednak fakt, iż część zadań, jakie realizuje personel, a które wiążą się z koniecznością przetwarzania danych, realizowane muszą być poza obszarem Jednostki.  Należy uświadomić sobie jednak wyjątkowość takiej sytuacji, jak i nowe zagrożenia, jakie one niosą dla bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Przetwarzając dane poza obszarem jednostki bowiem pojawiają nam się nowe zewnętrzne zagrożenia, które nie istnieją teoretycznie w sytuacji, kiedy personel pracuje na miejscu w Jednostce. Oznacza to, iż wyjątkowa sytuacja, generująca dodatkowe ryzyka, wymaga od pracowników zwiększenia swojej czujności przy wykonywaniu powierzonych im zadań, jak i wymaga od nich stosowania szczególnych procedur bezpieczeństwa.