Wytyczne RPP i UODO jak realizować prawa pacjenta.
Wytyczne RPP i UODO jak realizować prawa pacjenta do informacji na odległość przez osoby uprawnione, opublikowane zostały, jako efekt porozumienia o wzajemnej współpracy pomiędzy RPP, a Prezesem UODO podpisanego 21 lipca 2020r. „Wytyczne RPP i UODO jak realizować prawa pacjenta do informacji na odległość”.
Uproszczony schemat postępowania.
Odpowiednie warunki organizacyjno techniczne.
W treści informacji czytamy, iż
cyt.: „(…)Według Rzecznika Praw Pacjenta oraz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych podmioty lecznicze powinny stworzyć odpowiednie warunki techniczne oraz organizacyjne, z których pacjenci w łatwy sposób będą mogli się komunikować. Dlatego niezbędne jest przeprowadzenie analizy ryzyka dla procesu przekazywania danych na odległość pod kątem ochrony danych osobowych. Pomoże ona określić także szczegółowe zasady postępowania, według których personel medyczny będzie mógł pomóc pacjentom i ich bliskim. Dostosowanie takich działań do rekomendacji zawartych w niniejszych wytycznych pozwoli placówkom na realizację prawa pacjenta do informacji zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, zarówno w czasie epidemii COVID-19, jak i po jej zakończeniu.(…)”.
W treści informacji czytamy, iż
cyt.: „(…)Jan Nowak, Prezes UODO zwraca uwagę, że przy przekazywaniu danych na odległość trzeba dochować szczególnej staranności, gdyż bardzo łatwo jest o pomyłkę, w wyniku której może dojść do ujawnienia danych innej osobie niż przez niego upoważnionej, np. członek rodziny pacjenta(…)”.
Podsumowanie.
Problematyczne kwestie.
Lektura prezentowanego opracowania prowadzi do wniosku, iż warto jest zwrócić uwagę na kilka elementów, o których mowa jest w wytycznych, jednak patrząc na nie z innej perspektywy.
Prawo do kontaktu telefonicznego, osobistego z innymi osobami.
Analizując zagadnienie omawiane nie wolno nam zapomnieć o tym, iż Pacjent podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej ma prawo do kontaktu osobistego, telefonicznego lub korespondencyjnego z innymi osobami, tak samo jak ma prawo do tego aby odmówić kontaktu z takimi osobami.
Zgoda pacjenta, przedstawiciela ustawowego pacjenta.
Podkreślenia wymaga także fakt, iż nie tylko osoba upoważniona przez pacjenta, ale też przez przedstawiciela ustawowego pacjenta będzie miała prawo do informacji na temat stanu zdrowia pacjenta. Dodatkowo na marginesie warto zaznaczyć, iż w tym wypadku de facto mówimy o zgodzie na wyrażanej przez pacjenta albo przedstawiciela ustawowego pacjenta.
Przedstawiciel pacjenta także uprawniony do informacji.
Dla kompletności opracowania przypomnieć należy, iż uprawnionym z mocy prawa, nie na podstawie zgody pacjenta, do udzielenia mu informacji jest przedstawiciel ustawowy pacjenta. Oznacza to, iż weryfikując tożsamość osoby dzwoniącej warto jest także dokonać weryfikacji w tym zakresie.
Upoważnienie składane za pośrednictwem IKP.
Należy sprawdzić, czy pacjent udzielił upoważnienia do przekazywania informacji w podmiocie leczniczym lub Internetowym Koncie Pacjenta (w systemie) – wydaje się to oczywiste, nie mniej jednak warto jest aby jednostki już teraz zweryfikowały, czy ich aplikacje gabinetowe posiadają tego rodzaju funkcjonalność. Okazać bowiem może się, iż proces weryfikacji będzie utrudniony bądź niemożliwy.
System hasłowego weryfikowania tożsamości.
W dokumencie czytamy, iż przy przyjęciu pacjenta należy poprosić o wskazanie osób(wraz z danymi umożliwiającymi kontakt np. numer telefonu, adres e-mail), które upoważnia on do uzyskania informacji o jego stanie zdrowia, a także ustalenie systemu hasłowego (np. numer księgi głównej lub kodu/hasła), jak również poprosić pacjenta o przekazanie ustalonych kodów kontaktu do osób upoważnionych. Pacjenta należy poinformować o możliwości wskazania więcej niż jednej osoby. Nie mniej jednak, przyjął bym, daleko idącą ostrożność przy zastąpieniu systemu weryfikacji tożsamości np. z wykorzystaniem zestawu pytań, na rzecz systemu wyłącznie hasłowego.
Pytania kontrolne.
Zasadą powinno być, iż pracownik PWDL weryfikujący tożsamość dzwoniącego, który pragnie uzyskać informacje nt. stanu zdrowia pacjenta, udzielonych mu świadczeń, powinien posiadać obiektywną możliwość zweryfikowania zgodności udzielonych odpowiedzi z posiadanymi informacjami. Z tego względu rekomendowałbym, aby weryfikacji dokonywano w oparciu o dane zawarte w dokumentacji medycznej przede wszystkim. Podobnie rekomendowałbym, aby pytania, jakie padają nie były pojedyncze. Dla przykładu, fakt o tym, jakiego rodzaju tatuaż posiada pacjent może być informacją. Uwaga jednak pytania, jakie są zadawane należy dostosować do tego czy ustalamy tożsamość pacjenta, tj. czy rozmówca jest w stanie zidentyfikować dostatecznie osobę, o udzielenie informacji na temat której wnioskuje, oraz rozróżniamy to że ustalenia wymaga także tożsamość dzwoniącego. Nie można wnioskować z tego, iż rozmówca podaje jakie np. tatuaże ma pacjent, że to oznacza, iż jest automatycznie osobą, której informacje mogą zostać udzielone telefonicznie.
Dedykowany adres e-mail.
Decydując się na tego typu rozwiązanie, tj. wprowadzenie dedykowanego adresu email, który powinien obsługiwać korespondencję przychodzącą, zawierającą dokumentację potwierdzającą fakt wyrażenia zgody / upoważnienia do dokumentacji wnioskującym, pamiętać należy, iż założenie musi uwzględniać to, że taka korespondencja raczej nie będzie zaszyfrowana, co oznacza tyle, iż nas system teleinformatyczny, musi być zdolny do jej zabezpieczenia przez zagrożeniami.
Dziennik Ustaw [Link aktywny: 02-12-2020] Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
Portal GOV.pl [Link aktywny: 02-12-2020] Realizacja prawa pacjenta do informacji na odległość przez osoby uprawnione – wytyczne Rzecznika Praw Pacjenta oraz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Przygotowaliśmy procedurę z wzorami i wprowadzeniem
- Kto ma prawo do informacji o stenie zdrowia pacjenta?
- Jaki jest zakres możliwych do udzielenia informacji?
- Co w sytuacji, kiedy pacjent jest niepełnoletni?
- Czy można ograniczyć pacjenta w prawie do informacji o jego stanie zdrowia?
- Jak ma się zachować lekarz w sytuacji, w której np. są złe rokowania co do stanu zdrowia pacjenta?
- W jaki sposób przyjmować zgody na udzielanie informacji?
- Czy należy wprowadzić hasła dla identyfikacji?
- Co kiedy pacjent nie ukończył 16 roku życia?
- Jak postąpić, kiedy policjant prosi o informacje nt. pobytu pacjenta w placówce?
- Jakie wprowadzić mechanizmy identyfikacji tożsamości na odległość?
- Kto to jest osoba bliska, i jak ustalić jej tożsamość np. przez telefon?
- Jak należy postępować, kiedy pacjent jest nieprzytomny?
- Kogo informować, kiedy pacjent jest niezdolny do zrozumienia znaczenia informacji?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu medycznego
Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu medycznego
W związku z faktem uchwalenia Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów opracowaliśmy dokumentację zawierającą procedury związane z obsługa zgłoszeń wewnętrznych dedykowane dla podmiotu medycznego.
Kto ma obowiązek opracowania dokumentacji
Obowiązek przygotowania i wdrożenia dokumentacji na gruncie ww. Ustawy o ochronie sygnalistów mają podmioty medyczne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Uwaga jednak do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz wlicza się osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Pakiet dokumentów zawiera
- Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
- Potwierdzenie:
- dokonania konsultacji z organizacją związkową celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- dokonania konsultacji z przedstawicielem załogi celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- Wzór:
- informacji o podaniu do wiadomości osób wykonujących pracę procedury zgłoszeń wewnętrznych
- informacja dla osób ubiegających się o pracę / rekrutacja / negocjacje umowy – o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
- rejestru zgłoszeń wewnętrznych
- upoważnienia do podejmowania działań następczych i przetwarzania danych osobowych
- upoważnienia do weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych i przetwarzania danych osobowych
- transkrypcji rozmowy z linii nagrywanej / z linii nie nagrywanej w ramach której doszło do zgłoszenia wewnętrznego
- wniosek sygnalisty o zorganizowanie bezpośredniego spotkania celem dokonania ustnego zgłoszenia wewnętrznego
- zgłoszenia wewnętrznego
- protokołu ze zgłoszenia wewnętrznego dokonanego ustnie
- oświadczenia sygnalisty o wyrażeniu zgody na ujawnienie jego danych osobowych
- karta weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego
- informacji zwrotnej dla osoby sygnalisty wraz ze schematem pytań i odpowiedzi pozwalających na ocenę zgłoszenia
- protokół ze zniszczenia danych osobowych zebranych przypadkowo
- protokół ze zniszczenia danych związanych ze zgłoszeniem (retencja)
- RCPD
- Klauzula Informacyjna art. 13 RODO
- Klauzula Informacyjna art. 14 RODO
- i inne.
Forma dokumentu: dokumenty edytowalne
Autor: dr Jakub Rzymowski
Autor: mgr Dominik Spałek
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
W skład pakiety wchodzą następujące dokumenty:
- Omówienie przepisów – wprowadzenie do tematu
- Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 7 Lex Kamilek / braku skazania
- Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 5 Lex Kamilek / państwa zamieszkania
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Procedura opisuje zasady / powierzania / korzystania / zabezpieczania / testowania / przechowywania / niszczenia / przenośnych pamięci danych wykorzystywanych w pracy personelu administratora danych osobowych. Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych zawiera także zestaw zakazanych praktyk, wskazując na konkretne ryzyka, jakie wynikają z ich nieprzestrzegania, w szczególności w obszarze cyberbezpieczeństwa.
Pakiet dokumentów zawiera:
- Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
- Materiał edukacyjny / cyberbezpieczeństwo w pracy z urządzeniami elektornicznymi
- Ankieta inwentaryzacyjno / ewaluacyjna
- Umowa użytkowania służbowego nośnika danych
- Protokół przekazania nośnika danych
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO dla pracowników gotowe do wykorzystania przez Administratorów Danych Osobowych lub Inspektorów Ochrony Danych prowadzących działania edukacyjne w firmie. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno-informacyjnych szkoleniowych, jakie tworzymy na bieżąco. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.
W skład pakietu wchodzi:
- Harmonogram szkoleniowy – dzięki któremu wykazywana jest rozliczalność działań szkoleniowych
- Materiały edukacyjne szkoleniowe – dedykowane na kolejne 12 miesięcy
Spis treści:
- Styczeń – „Jakie kroki można podjąć po wycieku danych dotyczących zdrowia”.
- Luty – „Oszuswo na BLIKa”.
- Marzec – „Czym jest phishing, jak się przed nim bronić”.
- Kwiecień – „Ochrona danych osobowych a przyczyny nieobecności w pracy pracowników”.
- Maj – „Cyberbezpieczeństwo i problem jednego hasła w wielu serwisach”.
- Czerwiec – „Podstawowe i szczegółowe zasady pracy z pocztą elektroniczną”.
- Lipiec – „Urlop od RODO ! broszura informująca o zagrożeniach podczas wypoczynku”.
- Sierpień – „Przypomnienie zasad przetwarzania danych – w codziennej pracy”.
- Wrzesień – „Jak ułatwić sobie pracę – popularne skróty klawiszowe”
- Październik – „W jaki sposób rozpoznać próbę ataku na zasoby firmy z wykorzystaniem email”
- Listopad – „Korzystanie z przenośnych pamięci danych w pracy, ryzyka i środki zaradcze”.
- Grudzień – „Prywatny adres email do celów służbowych”.
Bezpośrednio po zakupie otrzymają Państwo nw. materiały szkoleniowe. Z uwagi n fakt, iż na bieżąco tworzymy kolejne materiały w odpowiedzi na aktualne wydarzenia, liczba materiałów szkoleniowych stale rośnie. W przypadku kiedy stworzymy materiały, będziemy je przesyłali do Państwa na bieżąco – za darmo, do końca br.
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych jest to zjawisko, które coraz częściej obecne jest w realiach podmiotów medycznych. Nie tylko oczekiwania i potrzeby zdrowotne pacjentów stanowią uzasadnienie dla wdrożenia takich rozwiązań, ale także zmieniające się przepisy, sprawiają, iż korzystanie z przenośnego sprzętu komputerowego z dostępem do zasobów bazodanowych przez personel udzielający świadczeń zdrowotnych w miejscu zamieszkania pacjenta, stają się obowiązkiem.
Nie tylko sprzęt, ale i dostęp zdalny do danych
Udzielanie świadczeń medycznych czy to w ramach tzw. „wizyt domowych”, bądź w ramach „opieki środowiskowej” czy też wystawianie recept w postaci elektronicznej podczas wizyty realizowanej w miejscu zamieszkania pacjenta, pociąga za sobą konieczność odpowiedniego przygotowania personelu medycznego do prowadzenia, zabezpieczania i przechowywania dokumentacji medycznej powstającej w takich sytuacjach.
Dokumentacja przygotowana do wdrożenia:
- Procedura pracy z wykorzystaniem sprzętu wynoszonego poza obszar podmiotu medycznego.
- Procedura zdalnego dostępu do danych.
- Upoważnienie dla personelu medycznego.
- Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurami pracy ze zdalnym dostępem do pracy.
- Karta szkolenia wstępnego.
- Test sprawdzający.
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Stanowisko IOD – przypominające o obowiązku prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą. Opracowanie zawiera szczegółowe informacje na temat tego, jakie dane należy bezwzględnie zamieszczać w wykazie, jakie mogą zostać w nim zapisane dodatkowo, oraz przedstawia błędne praktyki, z jakimi można spotkać się w praktyce funkcjonowania podmiotów leczniczych.
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych – z dniem 15 lutego 2024 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy, które m.in. na podmioty medyczne nakładają nowe obowiązki opracowania i wdrożenia standardów ochrony małoletnich, jakie należy przestrzegać w podmiotach medycznych. Nowe obowiązki wynikają wprost z treści Ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich [tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1304 ze zm.].
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Przygotowaliśmy dla Państwa wzorcową dokumentację zgodną z wytycznymi zawartymi w Ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Pakiet dokumentów zawiera zarówno:
- Omówienie podstawowych obowiązków podmiotu medyczne wynikających ze znowelizowanych przepisów
- Wzór zapisów do Rejestru Czynności Przetwarzania Danych dla czynności sprawdzania kandydatów w rejestrach
- Pełną wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
- Skróconą wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Stanowisko opisuje konsekwencje sytuacji, w której to podmiot wykonujący działalność leczniczą zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z zewnętrznym laboratorium diagnostycznym w związku ze zlecaniem wykonywania badań diagnostycznych swoich pacjentów. Wbrew pozorom sytuacji, w której mamy do czynienia z takim zawieraniem umów powierzenia przetwarzania danych jest więc niż można byłoby przypuszczać.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
W związku z Komunikatem z dnia 27 listopada 2023r., w którego treści ALAB laboratoria sp. z o.o. informuje o cyt.: „(…)o możliwości naruszenia ochrony danych osobowych w związku z incydentem bezpieczeństwa w postaci ataku hakerskiego (…)” przygotowaliśmy stosowne Stanowisko IOD zawierające zalecenia dla podmiotów medycznych, zlecających wykonywanie badań ALAB laboratoria sp. z o.o. Stanowisko IOD zawiera wyjaśnienia dotyczące kwestii związanej z ewentualnym obowiązkiem dokonania zgłoszenia zdarzenia do UODO oraz powiadomienia podmiotów danych, których zdarzenie dotyczyło. Wyjaśniamy także kwestie związane z obiegiem dokumentacji pomiędzy laboratorium zewnętrznym a podmiotem zlecającym. Wskazujemy ponadto na zasadność podjęcia określonych działań po stronie podmiotu zlecającego.