Ochrona danych pracowników w związku z nieobecnością w pracy
Ochrona danych pracowników w związku z nieobecnością w pracy – Po przeczytaniu tytułu opracowania, wielu może wydawać się, że w tym zakresie nie ma miejsca na dyskusję. Niestety nic bardziej mylnego. Rzeczywistość bowiem pełna jest przykładów praktyk, które pokazują dobitnie, jak nikła może być znajomość przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych wśród pracowników. Uprzedzam na wstępie, nie tylko pracownicy realizujący zadania w pionach kadrowych, będą tymi, którzy stosują ww. praktyki. W rzeczywistości każdy z pracowników, personelu może stać się źródłem takiego niezgodnego z prawem zachowania. Analiza tematu prowadzi mnie do wniosku, o istnieniu ogromnej i kompletnie niezrozumiałej niechęci do odchodzenia od zwyczajowych praktyk, nawet w sytuacji, kiedy świadomość ich niezgodności, w jakimś stopniu występuje. Osobliwością jest także to, iż działania zmierzające do wyeliminowania niepożądanych działań, początkowo odnoszą sukces. Pracownicy korygują swoje zachowania według udzielanych im wskazań, ale z czasem potrafią powrócić, do swoich utrwalanych przez lata zachowań.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy prowadza do porządku prawnego definicję przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność w pracy pracownika.
Widzimy zatem, iż z jednej strony ustawodawca wskazuje, iż to przepisy prawa pracy, określają zdarzenia i okoliczności, jakie są przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy pracownika ale z drugiej strony ustawodawca dał swobodę pracodawcy odnośnie decydowania o rozszerzaniu tego katalogu, o inne przypadki. Innymi słowy pracodawca, pomimo tego, iż dane zdarzenie nie stanowi, według przepisów prawa pracy, przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność w pracy pracownika, ma możliwość uznania, iż w danym konkretnym przypadku jednak będzie inaczej. Na marginesie pracodawca ma możliwość określenia takich przypadków w przepisach wewnątrzzakładowych. Regulaminy pracy, porozumienia oparte na ustawie, układy zbiorowe pracy to akty, które mogą zawierać zapisy określające zdarzenia i okoliczności, jakie stanowić będą przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy pracownia.
Źródła nieprawidłowych zachowań ...
Obok nieprawidłowych praktyk stosowanych u pracodawców, skłonność pracowników do interesowania się sytuacją życiową innych, również stanowi źródło naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Bardzo często ma to związek z tym, iż osobie, która z powodu usprawiedliwionej nieobecności nie pojawia się w pracy, przysługuje prawo do wynagrodzenia w części lub całości. W świadomości pracowników, którzy w tym samym czasie muszą wykonywać swoje obowiązki rodzą się uczucia niechęci i zazdrości w odniesieniu do nieobecnego współpracownika. Bywa również tak, że stosowane środki organizacyjno-techniczne, mające zabezpieczać procesy przetwarzania danych, w tym wypadku danych dotyczących nieobecności w pracy pracowników, są zupełnie nieadekwatne i nie zapewniają należytego bezpieczeństwa.
Informacje o przyczynach nieobecności pracownika w pracy …
Najliczniejszą grupą przypadków, które doprowadzają do zdarzeń kwalifikowanych, jako naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, są sytuacje, w których mamy do czynienia z nieobecnością pracownika w pracy spowodowaną jego stanem zdrowia. Nie jest to jednak jedyna grupa przypadków, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych nieobecnych w pracy pracowników. Grupą zdarzeń, która może prowadzić do pewnych zachowań nieprawidłowych, mogą być także nieobecności, jakie spowodowane zostały szczególną sytuacją pracownika np. jego wypadkiem lub innym zdarzeniem losowym, czasami też zdarzeniem losowym dotyczącym innego członka rodziny. Nie należy także zapominać
o sytuacjach, w których to przyczyną usprawiedliwiającą nieobecność w pracy pracownicy będzie zwolnienie lekarskie związane z jej ciążą. W zależności od sytuacji, konkretnego pracownika, jego pozycji w zakładzie pracy, a nawet jego stanowiska, czy tego, jak postrzegany jest przez współpracowników, różne informacje mogą zostać wykorzystane przez pracowników. Rzeczą oczywistą wydaje się być fakt, iż w strukturach pracodawcy, jedynie wskazane osoby, posiadają stosowne upoważnienia i polecenia do przetwarzania danych osobowych pracowników stanowiących o przyczynie usprawiedliwiającej ich nieobecność.
Przykłady nieodpowiednich praktyk
- Wywieszanie na drzwiach pomieszczeń informacji wskazującej na absencję konkretnego pracownika, której przyczyną jest jego choroba.
Prawidłowa organizacja pracy to zadania z jakimi musi zmierzyć się personel odpowiedzialny w tym temacie. Rzeczą oczywista w określnych przypadkach będzie to, iż informacja o nieobecności w pracy konkretnego pracownika, musi dotrzeć do innych osób, jednak nieuprawnionym działaniem jest informowanie wprost o przyczynach nieobecności danego pracownika.
- Przekazywanie informacji na temat przyczyny nieobecności konkretnego pracownika w pracy, spowodowanej jego chorobą, w czasie rozmów telefonicznych lub za pośrednictwem przesyłanych email, do umówionych np. klientów, pacjentów nieobecnego pracownika.
Utrzymanie ciągłości działania, danego procesu realizowanego przez nieobecnego pracownika, może determinować konieczność przekazywania informacji o jego nieobecności w pracy na zewnątrz. Jednak i w tym wypadku brak jest podstaw do informowania o konkretnych przyczynach skutkujących nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy.
- Prowadzenie przez personel upoważniony do przetwarzania danych osobowych dotyczących stanu zdrowia pracowników rozmów z innymi pracownikami w organizacji, jednak tymi, którzy nie zostali przez administratora danych osobowych upoważnieni do przetwarzania tego rodzaju danych.
Jak pokazuje praktyka, jedną z grup zachowań, które często mają miejsce ma swoje źródło w skłonnościach ludzi do chęci przekazywania informacji nietypowych, do jakich mają dostęp w pracy, informacji na swój sposób sensacyjnych. Mechanizm ten jest wysoce niebezpieczny, z punktu widzenia ochrony danych osobowych.
- Zamieszczanie na zbiorczych listach obecności informacji na tematy przyczyny nieobecności danego pracownika w pracy np. absencja chorobowa, urlop macierzyński, szkolenie wyjazdowe.
- Zamieszczanie na zbiorczych listach obecności informacji na temat przyczyny nieobecności danego pracownika w pracy z wykorzystaniem oznaczeń skrótowych np. UW – urlop wypoczynkowy, Z – zwolnienie lekarskie, UB – urlop bezpłatny.
Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Co więcej obowiązkiem pracodawcy, jest udostępnianie tej ewidencji pracownikowi, na jego żądanie. Jednak odróżnić należy, ewidencję, której obowiązek prowadzenia wynika z art. 149 § 1 k.p., od zbiorczej listy potwierdzającej obecność pracowników w pracy.
- Umieszczanie na listach potwierdzających obecność na szkoleniu informacji o przyczynie nieobecności danego pracownika wskazując na jego chorobę.
Nie tylko informowanie o przyczynach usprawiedliwiających nieobecność w pracy pracownika ale również informowanie o przyczynach nieusprawiedliwiających, a skutkujących nieobecnością w pracy pracownika będzie kwalifikowane, jako działanie nieprawidłowe. Poniżej kilka przykładów takich sytuacji, z jakimi można spotkać się w praktyce.
- Ujawnienie informacji na temat przyczyny niedopuszczenie do pracy pracownika związanej z wynikiem kontroli trzeźwości lub podejrzeniem pracodawcy.
Pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu, kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan nietrzeźwości, zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu, albo pracownik stawił się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol
w czasie pracy. Pomimo jednak tego, iż ewidentnie są to sytuacje naganne, brak jest uzasadnienia dla działań, jakie prowadzą do nieuprawnionego ujawniania ww. informacji dotyczących pracownika osobom nieuprawnionym.
Konsekwencje na gruncie RODO …
W zależności od wariantu, z jakim mamy do czynienia, opisane powyżej praktyki prowadzić mogę do wystąpienia zdarzenia będącego naruszeniem ochrony danych osobowych, zdefiniowanego w art. 4 pkt 12 RODO. Zgodnie z tym przepisem „naruszenie ochrony danych osobowych” oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub
w inny sposób przetwarzanych.
Pochodną takiego stanu rzeczy jest konieczność podjęcia przez administratora danych osobowych działań na gruncie RODO, łącznie z ewentualną konsekwencją w postaci zgłoszenia naruszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jak również obowiązkiem powiadomienia podmiotu danych, którego dane naruszenie dotyczy.
Ochrona danych pracowników w związku z nieobecnością w pracy
Autor: mgr Dominik Spałek
Współautor: mgr Magdalena Waszak
Stanowisko IOD
