Wydaje się, iż każdy podmiot pozyskiwał będzie dane swoich kontrahentów. Uzasadnia więc to przygotowanie klauzuli informacyjnej dla kontrahenta. Za słuszne założenie również przyjąć należy, iż każdy podmiot prowadził będzie politykę kadrową, płacową, co oznacza, iż będzie pozyskiwał dane od kandydatów do pracy i od pracowników, czy też zleceniobiorców i wykonawców. Każdy także pozyskiwał będzie dane w związku z obsługa kancelaryjną.

Rozważyć jednak należy, czy w odniesieniu do konkretnego przypadku nie będziemy mieli do czynienia z pozyskiwaniem danych np. wolontariuszy, praktykantów, osób uprawnionych do świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych bądź Spółdzielczych Kas Oszczędnościowo Kredytowych, osób korzystających z formularzy kontaktowych na stronach internetowych, Uczestników PPK osób przeglądających strony internetowe www – co w pewnych aspektach może decydować o konieczności realizacji względem nich obowiązku informacyjnego, a nawet obowiązku odebrania adekwatnych zgód na przetwarzanie ich danych.

Ponadto zaznaczyć należy, iż w zależności od przyjętych przez jednostkę zasad funkcjonowania kształt klauzuli informacyjnej dotyczącej nawet tej samej grupy podmiotów danych może wyglądać odmiennie. W szczególności widoczne będzie to przy dokonywaniu opisu schematu przekazywania pozyskiwanych danych osobowych, wymiany danych, ich udostępniania, czy zlecania ich przetwarzania podmiotom przetwarzającym. Opisanie dokładnego schematu przepływu danych wydaje się być koniecznością. Z analizy wynikać może, iż jeden administrator danych osobowych, obsługuje tę samą czynność przetwarzania danych, zmierzając do osiągnięcia tego samego celu przetwarzania, samodzielnie, a drugi z wykorzystaniem innych kategorii podmiotów kooperujących. Dokumentem nie do przecenienia w tym zakresie jest Rejestr Czynności Przetwarzania Danych.