Proste to RODO w medycynie w oświacie w firmie
Dokumentacja RODO dla firmy, dla podmiotów medycznych, przychodni, szpitali, lekarzy, dla placówek oświatowych. Pełnienei funkcji Inspektora Ochrony Danych w firmach, w podmiotach medycznych, w szkołach. Szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa oraz ochrony danych osobowych. Audyt Bezpieczeństwa Informacji KRI. Dofinansowania dla samorządów, dla podmiotów medycznych na cyberbezpieczeństwo.
RODO Sender medycyna. Zgodnie z przepisami prawa [1] dokumentacja medyczna prowadzona w postaci elektronicznej jest udostępniana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazanie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
RODO Sender stanowi idealne rozwiązanie gwarantujące poprawność realizacji obowiązku dostarczenia dokumentacji medycznej upoważnionej osobie z wykorzystaniem poczty email, jako jednego z dostępnych środków komunikacji elektronicznej.
[1] Ustawa z dnia 06 listopada 2008 o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjent.
Jak zostać partnerem RODO Sender i zarabiać w internecie – bez żadnego wkładu finansowego, angażując swoje umiejętności i kontakty biznesowe. Realne korzyści dla zainteresowanych.
Nie nie musisz ponosić żadnych kosztów, aby zostać partnerem RODO Sender i oferować program do szyfrowania email. Wystarczy, że założysz konto w serwisie i przystąpisz do programu.
Kontakt z pacjentem przez telefon. Dynamicznie zmieniająca się sytuacja sprawiła, iż większość jednostek medycznych na obecną chwilę korzysta z kontaktu telefonicznego ze swoimi pacjentami. Rozmowa telefoniczna wykorzystywana jest do rożnych celów:
Wszystkie te przypadki są jak najbardziej dopuszczalne. Pamiętać jednak należy, iż wciąż mamy do czynienia z tymi samymi czynnościami, które wykonywane byłyby w osobistym kontakcie z pacjentem, jego przedstawicielem ustawowym, osobą upoważnioną. Zmianie ulega jedynie forma komunikacji. Mając na uwadze powyższe przygotowaliśmy kilka praktycznych uwag, które mogą Państwo wykorzystać w codziennej pracy. Opracowaliśmy także schemat rozmowy, której przeprowadzenie pozwala na skuteczne ustalenie / potwierdzenie tożsamości rozmówcy.
W publikacji „Przewodnik po RODO w służbie zdrowia” temat udzielania informacji przez telefon został zasygnalizowany. Poradnik opracowany został przez Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju, Pełnomocnika Rządu ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Rzecznika Praw Obywatelskich, CSIOZ, Rzecznika Praw Pacjenta.
Kontakt z pacjentem przez telefon to ułatwienie, ale nie możemy zapominać o kilku ważnych elementach. Prawidłowe ustalenie tożsamości rozmówcy, to bardzo ważny element rozmowy telefonicznej. Pamiętajmy o tym, że mamy do czynienia z pacjentem, jego przedstawicielem ustawowym, kimś kto żywo zainteresowany jest informacjami o szczególnym charakterze, informacji o stanie zdrowia. Taka nasza świadomość, pozwala nam na uzmysłowienie sobie tego, żę musimy w sposób wyjątkowy traktować prowadzone rozmowy telefoniczne. Nie po to tylko, aby chronić dane osobowe i prawa pacjentów, ale także po to, aby nie wprowadzić ich w błąd, który może mieć daleko idące skutki.
Bezwzględnie stosuj procedury obowiązujące w jednostce.
Kontakt z pacjentem przez telefon to stresująca i często dynamicznie rozwijająca się sytuacja. Poniżej przedstawiamy przykładowy schemat procedury, kiedy to zachodzi konieczność udzielenia informacji o stanie zdrowia pacjenta, o udzielonych mu świadczeniach, przez telefon.
Poniżej przedstawiamy schemat rozmowy wychodzącej, jednak scenariusz pytań, przedstawiony na drugim slajdzie można wykorzystać także przy odbieraniu rozmów telefonicznych w jednostce.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz.U. z 2020r., poz. 491) stanowi, iż w okresie od dnia 14 marca 2020r. do odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej ogłasza się stan epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2.
Zgodnie z § 8 ust. 1 ww. Rozporządzenia cyt.: „(…) w okresie, o którym mowa w § 1,podmioty udzielające świadczeń opieki zdrowotnej za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności potwierdzają tożsamość świadczeniobiorcy, o którym mowa w art. 50 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. oświadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z2019r. poz.1373, z późn. zm.), na podstawie danych przekazanych przez tego świadczeniobiorcę za pośrednictwem tych systemów, w tym przez telefon (…)”.
Zgodnie z § 8 ust. 2 ww. Rozporządzenia cyt.: „(…) w razie niepotwierdzenia prawa świadczeniobiorcy do świadczeń opieki zdrowotnej w sposób określony w art. 50 ust. 1 lub 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. oświadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, świadczeniobiorca może złożyć oświadczenie o przysługującym mu prawie do świadczeń opieki zdrowotnej za pośrednictwem systemów, o których mowa w ust.1, w tym przez telefon. Przepisów art. 50 ust. 6, 8 i 10 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. oświadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych nie stosuje się (…)”.
Zgodnie z § 8 ust. 3 ww. Rozporządzenia cyt.: „(…) w okresie, o którym mowa w § 1, wymóg, o którym mowa w art. 20 ust. 2a pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. oświadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, dostarczenia oryginału skierowania nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia wpisania na listę oczekujących na udzielenie świadczenia nie ma zastosowania (…)”.
Zgodnie z § 8 ust. 4 ww. Rozporządzenia cyt.: „(…) świadczeniobiorca ma obowiązek dostarczyć świadczeniodawcy oryginał skierowania w terminie 21 dni od dnia zakończenia okresu, o którym mowa w § 1, jednakże nie później niż w dniu udzielenia świadczenia opieki zdrowotnej wykonywanego na podstawie tego skierowania (…)”.
Szerzej o prowadzeniu komunikacji i wymiany danych za pośrednictwem email pisaliśmy w naszym opracowaniu poświęconym temu zagadnieniu. Zainteresowanych odsyłamy do lektury Część 1 oraz Część 2.
Szczególnie trudna i dynamiczna sytuacja, w jakiej obecnie się znajdujemy, w jakiem muszą funkcjonować podmioty medyczne, nie zwalnia ich z obowiązku zachowania zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych. Z tego względu rekomendujemy bezwzględne szyfrowanie treści dokumentów przesyłanych za pośrednictwem email.
Użytkownik wskazuje pliki, jakie chce przesłać za pośrednictwem email do określonego adresata. Następnie podaje jego adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu komórkowego. Ma także możliwość uzupełnienia treści o krótką informację wyjaśniającą np. co przesyła. Po zaakceptowaniu do wysyłki wiadomości program automatycznie i samodzielnie zabezpiecza plik szyfrując jego treść oraz przypisując mu indywidualne hasło. Plik w takiej postaci przesyłany jest do wskazanego adresata oraz kopia do nadawcy. Indywidualne hasło potrzebne do uruchomienia archiwum przesyłane jest adresatowi na podany numer telefonu komórkowego.
Zwolnienie na telefon. Czy uprawniony lekarz może je wystawić? Jakie warunki powinny zostać spełnione? To życiowe pytanie zadają sobie nie tylko osoby uprawnione do wystawiania zaświadczeń o niezdolności do pracy, ale także sami pacjenci. W związku z licznymi kontrowersjami postanowiliśmy poprosić o stanowisko w sprawie Ministerstwo Zdrowia.
W naszym kolejnym opracowaniu przedstawiamy Państwu udzielone wyjaśnienia przez Ministerstwo Zdrowia, w odpowiedzi na nasze zapytanie dotyczące tematu. „Zwolnienie na telefon„.
Szyfrowanie wiadomości email. Wydaje się to być jasne, jednak warto przypominać, iż komunikacja elektroniczna prowadzona z wykorzystaniem np. email narażona jest na różnego rodzaju zagrożenia. Z tego względu należy stosować adekwatne środki zabezpieczające. Świadomość takiego stanu rzeczy sprawiła, iż ustawodawca wprost nałożył na nadawców korespondencji obowiązek szyfrowania przesyłanych email. Poniżej przedstawimy dla przykładu dwa takie przypadki.
Dnia 19 grudnia 2019r. weszło w życie nowe Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 18 grudnia 2019r., w sprawie zgłaszania podejrzeń i rozpoznań zakażeń, chorób zakaźnych oraz zgonów z ich powodu (Dz.U. z 2019r., poz. 2430) [Dalej Rozporządzenie ZP]. Zasadnicze zmiany odnoszą się do wszystkich formularzy ZLK. Rozszerzono zakres danych zawartych w zgłoszeniach, określono nowe tryby realizacji zgłoszeń, wprowadzono nowe wzory formularzy, przypomniano o obowiązkowym szyfrowania korespondencji email. Czytaj więcej >>> Zgodnie z przepisami Rozporządzenia ZP zgłoszenie może być dokonanie w formie: elektronicznej; papierowej a w określonych przypadkach także telefonicznie.
Zgodnie z § 4 ust. 1 lit c) Rozporządzenia ZP cyt.: „(…) zgłoszenie jest dokonywane w postaci (…) przesłanego za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postaci zaszyfrowanej – jeżeli pozwalają na to możliwości techniczne nadawcy i odbiorcy (…)”. Co oznacza tyle, iż obowiązkiem nadawcy korespondencji np. email jest odpowiednie zabezpieczenie przesyłanej treści. Zgłoszenie, które jest przekazywane, z uwagi na dane szczególnej kategorii, jakie zawiera, potraktowane zostało wyjątkowo przez ustawodawcę. Ustawodawca nie tyle przewidział możliwość szyfrowania, ale wskazał iz szyfrowanie wiadomości email jest obowiązkiem jednostki medycznej.
Zagadnienia związane z realizacją obowiązków dokonywania zgłoszeń niepożądanych odczynów poszczepienny, omówione zostały na gruncie Ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych.
Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2) Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010r., w sprawie niepożądanych odczynów poszczepiennych oraz kryteriów ich rozpoznawania cyt,.: „(…) Zgłoszenie niepożądanego odczynu poszczepiennego lekarz lub felczer: (…) przesyła za pomocą poczty elektronicznej, jeżeli pozwalają na to techniczne możliwości nadawcy i odbiorcy, w formie przesyłek kodowanych (…)”. Co oznacza tyle, iż ustawodawca przewidział obowiązek adekwatnego zabezpieczenia korespondencji email ze zgłoszeniem NOP. Zabezpieczenie polega na zastosowaniu kodowania, czyli szyfrowania przesyłanych treści.
Gotowy, wygodny i skuteczny sposób na to jak szyfrować maile RODO Sender. Program do automatycznego szyfrowania załączników w poczcie email, który jednocześnie tworzy i przesyła hasło do odbiorcy za pomocą SMS. Przesyłanie hasła do archiwum odrębnym kanałem podnosi bezpieczeństwo komunikacji.
Instrukcja obsługi RODO Sender. Mamy świadomość tego, iż lektura kolejnej opasłej instrukcji do programu, nie jest ciekawą pozycją. Z tego względu zdecydowaliśmy się na przygotowanie krótkiego filmu pokazującego:
Instalacja oraz konfiguracja: tutaj >>>
Wykupienie licencji: tutaj >>>
W razie jakichkolwiek pytań technicznych związanych z programem, nasi specjaliści pozostają do Państwa dyspozycji pod numerem telefonu: +48 577 119 700
Aby korzystać z pełnej wersji oprogramowania RODO Sender należy wykonać kilka kroków:
Dla uproszczenia korzystania z programu stworzyliśmy skróconą ścieżkę wysyłania wiadomości przez RODO Sender.
Kod aktywacyjny generowany jest dla konta użytkownika. Jest on zapisany na indywidualnym koncie uzytkownika oraz na dokumencie księgowym. Jeśli chcą Państwo uzyska kod aktywacyjny a jeszcze nie wykupiliście licencji, należy wykupić odpowiednią dla swoich potrzeb licencję, korzystając z linku poniżej.
Dla ułatwienia zarządzania własnym kontem użytkownika stworzyliśmy specjalnie dedykowany panel do logowania. W ramach konta po zalogowaniu mają Państwo możliwość zarządzania swoimi licencjami, pobierania dokumentów księgowych oraz aktywacji kolejnych licencji. Panel do logowania tutaj >>>
Po zainstalowaniu programu i aktywacji kodek aktywacyjnym, uruchamiana jest aplikacja. Przed pierwszym użyciem należy ją skonfigurować, tak aby służyła nam przez cały czas. Program korzysta z poczty email użytkownika dlatego potrzebne do skonfigurowania RODO Sender:
Mają Państwo możliwość ustalenia treści wiadomości email, jaka będzie wysyłana łacznie z zaszyfrowanym archiwum. Mają Państwo także możliwość określenia treśwci wiadomości SMS, która nadana zostanie razem z hasłem do adresata.
RODO Sender dla IOD. Jako IOD otrzymują Państwo doskonałe narzędzie, dla siebie, ale taż i dla swojego ADO. Zwróćcie Państwo uwagę na to, że w codziennej pracy wykorzystujecie pocztę email, do tego aby wymieniać się dokumentami z ADO, czy poszczególnymi działami w jednostce. Również tą drogą otrzymują Państwo różnego rodzaju dokumenty, na których następnie pracujecie. Jako IOD świadczący swoje zadania „zdalnie”, czyli nie w siedzibie ADO, tym bardziej prowadzą Państwo intensywną wymianę informacji w postaci elektronicznej. RODO Sender to rozwiązanie, które przede wszystkim podniesie poziom bezpieczeństwa informacji przesyłanej na email, ale także przyczyni się do usprawnienia procesów wymiany dokumentów.
Aby mogli Państwo przekonać się o tym, co napisaliśmy na wstępie, proponujemy pobranie wersji bezpłatnej programu. Wersja demonstracyjna pozwoli w pełni zaprezentować możliwości RODO Sender oraz jego funkcjonalności.
Aby ułatwić proces wdrażania, nowego rozwiązania, przygotowaliśmy dla IOD, gotowe stanowisko argumentujące zasadność jego stosowania w podmiocie wykonującym działalność medyczną.
Przygotowaliśmy dla Państwa gotowe stanowisko uzasadniające i rekomendujące do stosowania w podimocie medycznym rozwiązania, jakim jest RODO Sender.
Jak działa RODO Sender. Użytkownik wybiera pliki, jakie chce przesłać za pośrednictwem email do wybranego adresata. Podaje adres jego poczty elektronicznej oraz numer telefonu komórkowego. Po zaakceptowaniu do wysyłki wiadomości program automatycznie i samodzielnie zabezpiecza plik szyfrując jego treść oraz przypisując mu indywidualne hasło. Plik, w takiej zaszyfrowanej postaci, przesyłany jest do wskazanego adresata a kopia do nadawcy. Natomiast indywidualne hasło, potrzebne do uruchomienia archiwum, wysyłane jest adresatowi na podany numer telefonu komórkowego w formie SMS. Wszystko odbywa się automatycznie. Czytaj więcej >>>
Nie czekaj, zarejestruj się, jako użytkownik na naszej stronie a następnie wybierz wybraną przez siebie licencję wpisz otrzymany od nas kod rabatowy. Cena obniżona zostanie o 50%. W razie pytań kontaktuj się z naszym działem technicznym, numer telefonu będzie podany w stopce strony.
Przypominamy zgodnie z przepisami Ustawy o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta dokumentację medycznę prowadzona w postaci elektronicznej należy udostępniać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Natomiast dokumentację medyczną prowadzona w postaci papierowej może udostępniać przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazanie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Dodatkowe zabezpieczenia branżowe, jakie wprowadzilismy do programu RODO Sender w medycynie. Przypominamy, że Podmioty Wykonujące Działalność Medyczną zobowiązane są do zachowania szczególnej staranności realizując obowiązek udostępniania dokumentacji medycznej. Mając to na uwadze zdecydowaliśmy się na wprowadzenie dodatkowych mechanizmów do RODO Sender. Mechanizmów, które dodatkowo zabezpieczają proces udostępniania dokumentacji medycznej przed wystąpieniem błędów. Wysłanie przygotowanej korespondencji poprzedzone zostało seria pytań sprawdzających, opracowanych i przygotowanych przez ekspertów portalu Proste to RODO. Użytkownik udzielając odpowiedzi na pytania kontrolne zmuszony zostaje do wykonania czynności sprawdzających, które najczęściej w praktyce są pomijane. Przez co w praktyce dochodzi do udostępnienia dokumentacji w sposób niezgodny z prawem. RODO Sender pozwala na zminimalizowanie tego typu sytuacji. Dodatkowo użytkownik ma możliwość samodzielnego uzupełnienia listy pytań sprawdzających wg. własnego wyboru. Pamiętać należy udostępnienie dokumentacji medycznej w bezpiecznej postaci, stanowić może element istotny dla żywotnych interesów pacjentów.
Użytkownik wskazuje pliki, jakie chce przesłać za pośrednictwem email do określonego adresata. Następnie podaje jego adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu komórkowego. Ma także możliwość uzupełnienia treści o krótką informację wyjaśniającą np. co przesyła. Po zaakceptowaniu do wysyłki wiadomości program automatycznie i samodzielnie zabezpiecza plik szyfrując jego treść oraz przypisując mu indywidualne hasło. Plik w takiej postaci przesyłany jest do wskazanego adresata oraz kopia do nadawcy. Indywidualne hasło potrzebne do uruchomienia archiwum przesyłane jest adresatowi na podany numer telefonu komórkowego.
Wymiana informacji za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej to już codzienność przedsiębiorców. Czas dostępu do informacji jest zagadnieniem priorytetowym. Szybka wymiana danych pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurencją. Sprawnie zorganizowany system wymiany informacji to podstawa zarządzania. Bez względu na wielkość przedsiębiorcy. Nie należy jednak zapominać o tym, iż bezpieczeństwo informacji jest tak samo ważne, jak one same. Pomijanie zagadnienia bezpieczeństwa informacji przesyłanych wewnątrz firmy, czy do jej klientów może prowadzić do dramatycznych skutków. Brak zapewnienia bezpieczeństwa dla danych, w tym danych osobowych, prowadzić może do pociągnięcia przedsiębiorcy od odpowiedzialności finansowej a nawet karnej. Utrata danych, ich podsłuchanie, czy przejęcie nad nimi kontroli, może stanowić źródło realnych problemu dla przedsiębiorców i ich klientów. Ochrona danych w tym danych osobowych, to zgodnie z Rozporządzeniem RODO, obowiązek każdego administratora danych osobowych.
18 listopada 2019r. w Warszawie na Uczelni Medycznej im Marii Skłodowskiej Curie, odbędzie się II Ogólnopolska Konferencja RODO w Medycynie. Polskie Centrum Edukacji, jako jej organizator, zaprosiło do współpracy szereg specjalistów, którzy dzielić będą się z Państwem swoją wiedzą i doświadczeniem.
Zapraszamy Państwa serdecznie do naszego stanowiska prezentacyjnego. Czekają tam na Państwa kupony rabatowe -50% ceny na zakupy w naszym sklepie z dokumentacją RODO. Będzie nam niezmiernie miło podjąć także z Państwem dyskusję nt. przepisów o ochronie danych w PWDL oraz nt. naszej aplikacji RODO Sender.
