Kiedy nie pobiera się opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej – zasadniczo większość podmiotów medycznych orientuje się w temacie, jednak kiedy stają przed koniecznością udzielenia odpowiedzi, albo podjęcia decyzji, w sprawie o nieco bardziej złożonym charakterze, zaczynają się problemy. W takiej sytuacji, personel odpowiedzialny za udostępnianie dokumentacji medycznej, albo samodzielnie stara  się poszukiwać rozwiązania, albo kieruje swoje zapytanie do innych członków załogi. Zdarza się także, że w sytuacjach, w których działa presja czasu, personel podejmuje decyzje, bez kompleksowego rozpoznania zagadnienia – czym naraża administratora danych osobowych na wystąpienie zdarzenia mogącego być naruszeniem ochrony danych na gruncie RODO.