Proste to RODO ochrona danych w medycynie

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej, to istotny dokument którego opracowanie, a przede wszystkim stosowanie, leży w interesie jednostki medycznej. Udostępnianie dokumentacji medycznej w okresie pandemii jest tematem wzbudzającym szereg kontrowersji. Na zagadnienie spojrzeć także należy z innej perspektywy aniżeli tylko i wyłącznie przez pryzmat uwarunkowań wynikających z pandemii. Dnia 15 kwietnia 2020r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2020r., poz. 666). [dalej Nowe Rozporządzenie RDM] Powyższe wywołuje także konsekwencje w obszarze udostępniania dokumentacji medycznej.

Rzecznik Praw Pacjenta - wskazuje na uchybienia.

Stan faktyczny: Pacjentka upoważniła swoją córkę do wglądu do swojej dokumentacji medycznej. Zgodnie z upoważnieniem, córka pacjentki wniosła o udostępnienie dokumentacji do wglądu i wykonanie fotokopii. Szpital zobowiązał wnioskującą do złożenia pisemnego oświadczenia, ale mimo tego nie udostępnił dokumentacji medycznej.

Stan faktyczny: Pacjent wnioskował o wydanie dokumentacji medycznej z leczenia szpitalnego. Podmiot leczniczy udostępnił dokumentację, jednak okazała się ona niekompletna ‒ brakowało dokumentacji z przebiegu wykonanej operacji.

Błędy przy udostępnianiu dokumentacji medycznej.

  • pacjent lub osoba przez niego upoważniona ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej na każdym etapie leczenia, a także po jego zakończeniu;
  • dokumentacja medyczna powinna w sposób określony przepisami prawa obrazować proces leczenia pacjenta;
  • z uwagi na charakter danych, które zawiera, dokumentacja medyczna podlega szczególnej ochronie, w szczególności zabezpieczeniu przed dostępem podmiotów nieuprawnionych;
  • pacjent określa formę w jakiej chce uzyskać dokumentację medyczną;
  • podczas wglądu do dokumentacji medycznej pacjent lub osoba przez niego upoważniona ma prawo wykonać fotokopię własnym sprzętem audiowizualnym (aparat, telefon itp.);
  • podmiot leczniczy jest zobowiązany do realizacji wniosku o udostepnienie dokumentacji medycznej także na podstawie ustnego wniosku, zaś samo udostępnienie odbywa się bez zbędnej zwłoki;
  • określanie terminu udostępnienia dokumentacji medycznej np. od 7 do 14 dni od daty złożenia wniosku, nie znajduje odzwierciedlenia w obowiązujących przepisach prawa;
  • podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych są obowiązane udostępnić dokumentację medyczną osobie posiadającej upoważnienie od pacjenta złożone w innym podmiocie (jeżeli upoważnienie nie obejmuje jedynie konkretnego podmiotu, w którym zostało złożone).
  • dokumentacja medyczna ma odzwierciedlać proces diagnostyczno-leczniczy pacjenta;
  • podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych i osoby dokonujące wpisów w dokumentacji medycznej mają obowiązek prowadzić dokumentację medyczną czytelnie, w porządku chronologicznym i w sposób prawidłowy dokonywać ewentualnych skreśleń
  • każdy wpis w dokumentacji opatruje się oznaczeniem osoby dokonującej wpisu;
  • podmiot leczniczy ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację medyczna;
  • na podmiocie leczniczym ciąży obowiązek weryfikowania czy udostępniana dokumentacja jest kompletna.

Szczegółowe informacje nt. zasad udostępniania.

Przygotowaliśmy dla Państwa kompendium wiedzy na temat udostępniania dokumentacji medycznej przez podmiot medyczny zawiera ono w sobie nie tylko samą procedurę i wzory stosownych wniosków, ale także opisuje szczegółowo szereg przypadków dotyczących zagadnienia.

Zestaw dokumentów - co zwiera.

Przygotowany przez nas zestaw dokumentów składa się z nw. pozycji:

  • Procedura udostępniania dokumentacji medycznej w podmiocie medycznym.
  • Wykaz udostępnionej dokumentacji medycznej – jak prowadzić.
  • Udostępnianie dokumentacji medycznej ubezpieczycielom.
  • Udostępnianie dokumentacji medycznej ucznia.
  • Jak udostępniać dokumentację medyczną w okresie pandemii.
  • Bezpieczeństwo udostępniania dokumentacji medycznej drogą elektroniczną np. przez email.
Zobacz szczegółowy spis treści zagadnień poruszanych przez nas w naszym opracowaniu tutaj>>>

Udostępnianie dokumentacji medycznej w okresie pandemii

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej

Udostępnianie dokumentacji medycznej w okresie pandemii

Udostępnianie dokumentacji medycznej w okresie pandemii jest tematem wzbudzającym szereg kontrowersji. Na zagadnienie spojrzeć także należy z innej perspektywy aniżeli tylko i wyłącznie przez pryzmat uwarunkowań wynikających z pandemii. Dnia 15 kwietnia 2020r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2020r., poz. 666). [dalej Nowe Rozporządzenie RDM] Powyższe wywołuje także konsekwencje w obszarze udostępniania dokumentacji medycznej. Pamiętać jednak należy, iż Rozporządzenia przewidują przypadki, w których to możliwe jest nadal prowadzenie dokumentacji na dotychczasowych zasadach.  z tego względu odpowiadając na pytanie dotyczące możliwości udostępniania dokumentacji medycznej w okresie pandemii bez konieczności wizyty w jednostce, uwzględnić należy regulacje ww. przepisów, tak aby dopasować odpowiedni tryb działania oraz określić zakres praw.

Stanowisko UODO w sprawie udostępniania dokumentacji na email

Dnia 07 maja 2020r., opublikowane zostało stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych “Udostępnianie dokumentacji medycznej podczas pandemii”. W stanowiskum.in. czytamy.: “(…) Obowiązujące przepisy umożliwiają udostępnianie dokumentacji medycznej drogą elektroniczną zarówno pacjentom, jak i ich przedstawicielom ustawowym bądź osobom upoważnionym. Zatem osoby starsze, które w okresie pandemii chcą pozyskać taką dokumentację bez składania wizyty w placówce ochrony zdrowia, a same nie dysponują niezbędnymi środkami technicznymi, mogą skorzystać z pośrednictwa innych osób. Muszą tylko do tego je upoważnić (…)”.

Ważne jest to w jakiej postaci dokumentacja jest prowadzona w oparciu o jakie przepisy

Nowe Rozporządzenie RDM weszło w życie z dniem 15 kwietnia 2020r. Stare natomiast Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2015, poz. 2069), utraciło są moc.

Zgodnie z § 72 ust. 1 Nowego Rozporządzenia RDM cyt. “(…) podmioty mogą prowadzić dokumentację zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz U. z 2015r., poz. 2069) do dnia 31 grudnia 2020 r. (…)”.

W jakiej postaci prowadzona jest dokumentacja medyczna

Przepisy Nowego Rozporządzenia RDM wprowadzają diametralną zmianę w zakresie swobody wyboru tego, w jakiej postaci prowadzona może być dokumentacja medyczna. Stare Rozporządzenie stanowiło, iż dokumentacja medyczna mogła być prowadzona w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej. Nowe Rozporządzenie RDM natomiast stanowi, iż dokumentacja medyczna prowadzona jest w postaci elektronicznej, chyba że przepisy Rozporządzenia albo warunki organizacyjno techniczne uniemożliwiają jej prowadzenie w takiej postaci. Ponadto Nowe Rozporządzenie RDM zakłada, iż dokument prowadzony w jednej z postaci nie może być prowadzony w drugiej.

Ustawa o Prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta

W przypadku ustalenia, iż dokumentacja, która ma zostać udostępniona, prowadzona jest przez podmiot w postaci papierowej, przejść należy na grunt przepisów Ustawy z dnia 06 listopada 2008r. o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz.U. z 2019r. poz 1127 ze zm. ). [dalej UoPPiRP]

Zgodnie  z art. 27 ust. 1 pkt 4 i 5 UoPPiRP cyt.: „(…) dokumentacja medyczna jest udostępniana: (…) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (…) na informatycznym nośniku danych (…)”.

Zgodnie z art. 27 ust. 3 UoPPiRP cyt.: „(…) dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazanie w sposób określony w ust. 1 pkt 4 [za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej] i 5, [na informatycznym nośniku danych] na żądanie pacjenta lub innych uprawnionych organów lub podmiotów, jeżeli przewiduje to regulamin organizacyjny podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych (…)”.

Udostępnianie dokumentacji medycznej w okresie pandemii może zatem być faktycznie ograniczone. Nie będzie zatem możliwości  udostępniania dokumentacji medycznej w postaci kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu), jeśli regulamin organizacyjny podmiotu, nie przewiduje sposobności udostępniania dokumentacji medycznej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych. Bez wątpienia taki przepis wykorzystywany będzie przez te podmioty, które nie są przygotowane do udostępniania dokumentacji w tej właśnie formie. pamiętać bowiem należy, iż dokumentacja musi być udostępniania z zachowaniem integralności, poufności, autentyczności oraz bez zbędnej zwłoki.

Różnice w zasadach udostępniania pomiędzy starymi a nowymi przepisami

Nowe Rozporządzenie RDM, nie tylko wymusza konieczność dokonania wyboru postaci, w jakiej będzie prowadzona dokumentacja medyczna. Wprowadza także nowe zasady związane m.in. z :

  • sposobem pozyskiwania oświadczeń o upoważnieniu do dokumentacji / informacji

“(…) Podmiot informuje pacjenta, przed złożeniem przez niego oświadczeń (…) o możliwości ich złożenia za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta i skutkach ich złożenia. (…)”

“(…) Oświadczenie pacjenta: (…) złożone w inny sposób niż za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta, o którym mowa  w art. 7a ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, zamieszcza się w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej. (…)”

  • zamieszczaniem w dokumentacji adnotacji oraz adresów repozytoriów

“(…) W dokumentacji indywidualnej wewnętrznej dokonuje się wpisu o wydaniu dokumentacji indywidualnej zewnętrznej oraz zamieszcza się adres repozytorium, pod którym znajduje się wydana dokumentacja indywidualna zewnętrzna lub załącza się cyfrowe odwzorowanie tej dokumentacji w postaci papierowej. W przypadku prowadzenia dokumentacji indywidualnej wewnętrznej w postaci papierowej, załącza się kopię lub dokładny opis wydanej dokumentacji indywidualnej zewnętrznej (…)”

  • pozyskiwaniem adresów poczty elektronicznej / elektronicznej skrzynki podawczej do przekazywania dokumentacji

“(…) Dokumentacja indywidualna, jeżeli przepisy rozporządzenia nie stanowią inaczej, zawiera: (…) adres poczty elektronicznej lub elektronicznej skrzynki podawczej pacjenta, na który ma być przekazana dokumentacja medyczna – w przypadkach udostępniania dokumentacji w sposób, o którym mowa w art. 27 ust. 1 pkt 4 i ust. 3 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. (…)”

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej po zmianach przepisów Rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji medycznej.

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej.
Kompletny zestaw wzorów dokumentów i ich opis dla jednostek, które prowadzą dokumentację medyczną w postaci elektronicznej, albo w postaci papierowej na zasadach określonych Nowym Rozporządzeniem w sprawie dokumentacji medycznej z 2020r.

Bezpłatne udostępnienie dokumentacji medycznej po raz pierwszy.

Darmowa dokumentacja dla upowżnionego i pełnomocnika

Bezpłatne udostępnienie dokumentacji medycznej po raz pierwszy.

Bezpłatne udostępnienie dokumentacji medycznej po raz pierwszy. Jest to temat, który wciąż wzbudza wiele kontrowersji wśród podmiotów medycznych. Już w kwietniu 2019 r., przekazywaliśmy do Rzecznika Praw Pacjenta, zgłaszane wątpliwości przez jednostki medyczne. W związku z tym RPP i MZ podjęły stosowne działania czytaj. “Dokumentacja medyczna bez opłat także dla upoważnionego i pełnomocnika.” Z satysfakcją odnotowujemy, iż nasze uwagi, sugestie i wątpliwości jednostek medycznych zostały dostrzeżone. Odpowiedzi bowiem na nie ujęte zostały w objaśnieniach prawnych “Udostępnianie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej – zagadnienia praktyczne“. O czym informuje nas Departament Prawny Biura Rzecznika Praw Pacjenta w piśmie z dnia 07 października 2019 r. [RzPP-DPR-WPZ.422.14.2019.MA].

 

Za pierwszym razem nie oznacza tylko w jednym przypadku.

Podmiot medyczny nie może pobrać od pacjenta, przedstawiciela ustawowego pacjenta opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej, po raz pierwszy. Nie chodzi jednak o pierwsze w ogóle udostępnienie dokumentacji pacjentowi przez dany podmiot. Chodzi o udostępnienie w określonym zakresie i sposób. Oznacza to, że od jednego podmiotu pacjent może nawet kilkukrotnie otrzymać dokumentację medyczną za darmo. Pod warunkiem, że żądaniem udostępnienia objęta będzie ta część dokumentacji, której wcześniej pacjent nie otrzymał. Przy następnym udostępnieniu tych samych dokumentów i w ten sam sposób podmiot będzie mógł pobrać stosowną opłatę.

Bezpłatnie także dokumentacja powstała przed 04 maja 2019r.

W praktyce pojawiały się głosy, jakoby regulacje prawne wprowadzone 04 maja 2019r., nie dotyczą dokumentacji medycznej sprzed tej daty. Uprawnienie do bezpłatnego udostępnienia dokumentacji medycznej dotyczy także dokumentacji medycznej sporządzonej przed wejściem w życie zmian w przepisach UoPPiRP.

Prior tempore, potior iure.

Wystąpienie osoby upoważnionej o dokumentację medyczną ma taki sam skutek, jak skorzystanie z tego uprawnienia przez samego pacjenta. Z tego względu jeżeli z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji medycznej – złożonym w określonym zakresie i sposób – wystąpi osoba upoważniona, nie należy od niej pobierać opłaty. W konsekwencji jednak, jeżeli sam pacjent wcześniej uzyskał już dostęp do dokumentacji medycznej w zakresie i sposób objęty żądaniem osoby upoważnionej – zaistnieje podstawa do obciążenia jej opłatą.

Jeśli natomiast odwrócimy sytuacje, i to pierwszy wniosek złoży osoba upoważniona sprawa będzie wyglądała analogicznie.  W takiej sytuacji podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych także będzie mógł pobrać opłatę od pacjenta.

I mamie i tacie, tylko mamie, tylko tacie ...

Również w sytuacji złożenia wniosku przez obojga rodziców osobno mamy analogiczną sytuację. Pierwszy z rodziców otrzyma dokumentację nieodpłatnie. Względem drugiego podmiot może naliczyć opłatę. Podmiot leczniczy skutecznie zrealizuje swój obowiązek dotyczący bezpłatnego udostępnienia dokumentacji medycznej jeśli udostępni bez pobrania opłaty dokumentację jednemu z przedstawicieli ustawowych pacjenta.

Bezpłatnie udostępniona dokumentacja po raz pierwszy, ale przed 04 maja 2019r.

Prawo pacjenta lub jego przedstawiciela ustawowego do bezpłatnego udostępniania dokumentacji medycznej po raz pierwszy, w żądanym zakresie oraz sposób, obowiązuje od dnia 4 maja 2019 r. Jeżeli przed tą datą podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnił pacjentowi dokumentację medyczną bezpłatnie (mimo możliwości pobrania opłatny) nie jest obowiązany do ponownego bezpłatnego udostępnienia dokumentacji medycznej, z zastrzeżeniem zakresu wniosku i żądanego sposobu udostępnienia dokumentacji medycznej.

Kompletny i gotowy wzór procedury udostępniania dokumentacji medycznej w PWDL.

Korzystając z naszej procedury uporządkujecie Państwo zasady według, których udostępniana jest dokumentacja medyczna w Państwa jednostce. Jest to proces złożony i bardzo często prowadzący do niejasnych sytuacji. Procedura zawiera szeroki opis wprowadzający. Dzięki niemy rozwiewane są wątpliwości dotyczące niejasnych sytuacji.  Z tego względu zachęcamy do skorzystania z naszej procedury.

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej po zmianach przepisów Rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji medycznej.

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej.
Kompletny zestaw wzorów dokumentów i ich opis dla jednostek, które prowadzą dokumentację w postaci papierowej oraz równolegle w postaci elektronicznej, na podstawie Rozporządzenia w sprawie dokumentacji medycznej z 2015r.

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej.
Kompletny zestaw wzorów dokumentów i ich opis dla jednostek, które prowadzą dokumentację medyczną w postaci elektronicznej, albo w postaci papierowej na zasadach określonych Nowym Rozporządzeniem w sprawie dokumentacji medycznej z 2020r.

Kup Teraz - Procedura "Jak prawidłowo udostępniać dokumentację medyczną".

Kliknij i przejdź do strony z zamówieniami. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczace dokumentacji RODO, jaką chcesz kupić po prostu zadzwoń do nas.

Kompletny Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych dla przychodni [PWDL].

5/5

1499,00 pln

Procedura udostępniania dokumentacji medycznej. Kompletny zestaw wzorów dokumentów i ich opis.

5/5

69,00 pln

Jak prowadzić ewidencję udostępnionej dokumentacji medycznej. Gotowa procedura.

5/5

29,00 pln

Wypełniony wzór Klauzuli Informacyjnej dla Pacjentów jednostek medycznych. Opis sposobów realizacji obowiązku.

5/5

149,00 pln