Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu medycznego

W związku z faktem uchwalenia Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów opracowaliśmy dokumentację zawierającą procedury związane z obsługa zgłoszeń wewnętrznych dedykowane dla podmiotu medycznego.

Kto ma obowiązek opracowania dokumentacji

Obowiązek przygotowania i wdrożenia dokumentacji na gruncie ww. Ustawy o ochronie sygnalistów mają podmioty medyczne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Uwaga jednak do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz  wlicza się osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Pakiet dokumentów zawiera

• Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
• Potwierdzenie:
  • dokonania konsultacji z organizacją związkową celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
  • dokonania konsultacji z przedstawicielem załogi celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
• Wzór:
  • informacji o podaniu do wiadomości osób wykonujących pracę procedury zgłoszeń wewnętrznych
  • informacja dla osób ubiegających się o pracę / rekrutacja / negocjacje umowy – o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
  • rejestru zgłoszeń wewnętrznych
  • upoważnienia do podejmowania działań następczych i przetwarzania danych osobowych
  • upoważnienia do weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych i przetwarzania danych osobowych
  • transkrypcji rozmowy z linii nagrywanej / z linii nie nagrywanej w ramach której doszło do zgłoszenia wewnętrznego
  • wniosek sygnalisty o zorganizowanie bezpośredniego spotkania celem dokonania ustnego zgłoszenia wewnętrznego
  • zgłoszenia wewnętrznego
  • protokołu ze zgłoszenia wewnętrznego dokonanego ustnie
  • oświadczenia sygnalisty o wyrażeniu zgody na ujawnienie jego danych osobowych
  • karta weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego
  • informacji zwrotnej dla osoby sygnalisty  wraz ze schematem pytań i odpowiedzi pozwalających na ocenę zgłoszenia
  • protokół ze zniszczenia danych osobowych zebranych przypadkowo
  • protokół ze zniszczenia danych związanych ze zgłoszeniem (retencja)
• RCPD
• Klauzula Informacyjna art. 13 RODO
• Klauzula Informacyjna art. 14 RODO
• i inne.

Forma dokumentu: dokumenty edytowalne

Autor: dr Jakub Rzymowski
Autor: mgr Dominik Spałek