Upoważnienie do przetwarzania danych ZFŚS
Upoważnienie do przetwarzania danych ZFŚS a związek zawodowy.
- Czy za uprawnione [1] do przetwarzania danych osobowych uznać należy osoby wyznaczone przez organizacje związkowe do uzgadniania przyznawania środków z ZFŚS, pomimo iż nie posiadają stosownego nadanego im przez organizację związkową upoważnienia?
- Czy organizacje związkowe świadome są tego, iż tak prowadząc działalność związkową, narażają się na odpowiedzialność określoną przepisami o ochronie danych osobowych?
Związki Zawodowe a RODO.
Pytanie 1: Czy pracodawca posiada uprawnienie do nadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych względem przedstawiciela organizacji związkowej. Przedstawiciela, który został oddelegowany przez organizację, w związku z trybem konsultacji, o jakim mowa w art. 27 ust. 2 Ustawy o związkach zawodowych? Czy realizacja powyższego uprawnienia do nadania upoważnienia osobie wskazanej przez związek zawodowy / lub jego nie nadanie nie naruszy zasady niezależności związkowej wyrażonej treścią art. 1 ust. 2 Ustawy o związkach zawodowych?
Pytanie 2: Czy związek zawodowy traktować należy jako odrębnego administratora danych osobowych, któremu dane udostępniane są w związku z konsultacją z art. 27 ust. 2 Ustawy o związkach zawodowych? Konsekwencją czego będzie to, iż upoważnienia nadawane będą przez odrębnego administratora, jakim będzie związek zawodowy?
Pytanie 3: Czy tryb konsultacji z art. 27 ust. 2 Ustawy o związkach zawodowych nakłada na pracodawcę obowiązek uzgodnienia przyznania każdego świadczenia, względem każdego uprawnionego występującego ze stosownym wnioskiem?
Obowiązki pracodawcy, jako podmiotu administrującego ZFŚS.
Na wstępie zacznę od tego, iż należy nazwać obowiązki, jakie nałożone zostały na pracodawcę w związku z administrowaniem przez niego środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych[2]. Zasadą jest, iż pracodawca, administrujący środkami ZFŚS nie może ich wydatkować niezgodnie z Regulaminem zakładowej działalności socjalnej. Postanowienia regulaminu z kolei nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego. Kryterium uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu [3].
Wracając do obowiązków, po pierwsze pracodawca ma obowiązek ustalania zasad wykorzystania ZFŚS, w tym zasad podział środków z tego Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, w regulaminie, którego treść uzgadnia z zakładową organizacją związkową. [odpowiednio międzyzakładową organizacją związkową]. Po wtóre, ma on obowiązek przyznawania świadczeń z ZFŚS, dokonując tego w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. [odpowiednio międzyzakładową organizacją związkową][4].
Sposoby dokonywania uzgodnień.
Z uwagi na pytania postawione w niniejszym opracowaniu, interesować nas będzie tryb dokonywania uzgodnień przy przyznawaniu świadczeń z Funduszu. W zależności od charakteru, kształtu, historii współpracy i kilku innych czynników natury niemierzalnej, mechanizm dochodzenia do uzgodnienia w tym zakresie może przybierać różną postać. Począwszy od wcielania osób reprezentujących organizacje związkowe do tzw. Komisji Socjalnych utworzonych na mocy Regulaminu ZFŚS, poprzez kierowanie takich wniosków beneficjentów ZFŚS bezpośrednio do organizacji związkowej celem dokonania uzgodnienia, skończywszy na jedynie informowaniu organizacji związkowej o fakcie wnioskowania, a w skrajnych przypadkach jedynie informowaniu o przyznaniu świadczenia beneficjentowi.
Wzajemne relacje między partnerami społecznymi.
Nie ulga wątpliwości, iż pracodawca jako administrator Funduszu nierzadko wykorzystuje swoją pozycję oraz funkcję do tego, aby oddziaływać negatywnie na organizacje związkowe, jej członków. Fundusz może być także ukrytym narzędziem do prowadzenia działalności ukierunkowanej na dyskredytację związków. Chęć odwetu pracodawcy, który doznał uszczerbku w związku z prowadzonym zgodnie z prawem sporem zbiorowym bywa motywem działania pracodawcy. W praktyce dnia codziennego przejawia się to dokonywaniem wypłat z Funduszu na rzecz beneficjentów, którzy nie wzięli czynnego udziału w akcji protestacyjnej, czy nie przystąpili do strajku jako zbiorowym powstrzymaniu się od pracy z naruszeniem opisanego trybu uzgadniania. Wyłączenie prawa do żądania zwrotu Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy w przypadku rozdysponowania świadczeń bez uzgodnienia ze związkami zawodowymi ma daleko idące konsekwencje. Uruchamianie w tym miejscu narzędzi charakterystycznych dla zbiorowych stosunków pracy de facto doprowadzi do eskalacji konfliktów między partnerami społecznymi. Natomiast uruchamianie procedury związanej z istnieniem uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa polegającego na utrudnianiu wykonywania działalności związkowej prowadzonej, bądź na niewykonywaniu przepisów ustawy, albo podejmowania działań niezgodnie z przepisami ustawy, wydaje się być działaniem z góry skazanym na niepowodzenie.
Niezależność organizacji związkowych, jako zasada.
Mając na uwadze przedstawione realia funkcjonowania partnerów społecznych przejdźmy do analizy zagadnienia, jakim jest nadawanie przez pracodawcę upoważnień do przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii w związku z funkcjonowaniem ZFŚS [5]. Uzupełniająco należy wprowadzić do rozważań element założenia ustawodawcy, iż związek zawodowy jest niezależny w swojej działalności statutowej od pracodawców, administracji państwowej i samorządu terytorialnego oraz od innych organizacji[6].
Niezależność od pracodawców oznaczać powinna swobodę w zakresie prowadzenia działalności zgodnej z prawem, a w szczególności w zakresie podejmowania decyzji. Z drugiej strony mieć należy na uwadze również to, iż pracodawca w swojej działalności, pozostaje związany decyzjami organizacji związkowej, ale tylko w zakresie prawem przewidzianym i w związku z autonomicznie podejmowanymi decyzjami. Zatem mamy na dwóch przeciwnych biegunach dwa autonomiczne podmioty, wyposażone w prawo do autonomicznego decydowania, ale co do jednego wspólnego celu, jakim jest podział środków z ZFŚS poprzez przyznanie świadczenia.
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla członków komisji socjalnej.
Tymczasem treść art. 8 ust. 1b Ustawy o ZFŚS zdaje się sugerować, iż ustawodawca przyznał wyłącznie jednemu z ww. podmiotów – pracodawcy, prawo do decydowania o tym, kogo upoważni on do przetwarzania danych osobowych, więcej, kto zostanie dopuszczony do przetwarzania danych osobowych udostępnionych pracodawcy w związku z ubieganiem się o świadczenie funduszowe[7]. Upoważnienie do przetwarzania danych ZFŚS staje się więc zagadnieniem problematycznym.
Takie rozumienie przepisu mogłoby zostać wykorzystane przez pracodawców do swego rodzaju oddziaływania na organizacje związkowe, o czym pisaliśmy powyżej. Nietrudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której to pracodawca nie udziela upoważnienia niektórym z osób reprezentujących związek, wytypowanym do złożenia oświadczenia woli w zakresie dokonania uzgodnienia przyznania świadczenia z ZFŚS.
Związek zawodowy, jako odrębny od pracodawcy, administrator danych osobowych ZFŚS.
Mając na uwadze racjonalność ustawodawcy przyjąć należy, iż organizacja związkowa w zakresie realizacji swoich uprawnień w odniesieniu do ZFŚS jest odrębnym administratorem danych osobowych względem danych przetwarzanych, realizującą cele określone przepisami prawa i jednocześnie prowadzącą działalność związkową zgodnie z przepisami prawa. Przyjęcie powyższego stoi w zgodzie z zasadą niezależności związkowej. Z tego względu przepis art. 8 ust. 1b Ustawy o ZFŚS należy odczytywać jako przyznający uprawnienie pracodawcy do nadawania upoważnień względem osób wykonujących pracę zarobkową wyznaczonych do podejmowania rozstrzygnięć w ramach procedur określonych Regulaminem ZFŚS jemu podległych. W swej autonomii związek zawodowy uprawnionym jest do decydowania o tym, kto (jaka osoba) zostanie wyznaczony do jego reprezentowania na zewnątrz. Brak jest przepisów ograniczających organizację związkową w sposobie realizacji ww. prawa. Oznacza to, iż organizacja może wyznaczyć osobę, która w jej imieniu będzie realizowała zadania związane z uzgodnieniem sposobu podziału środków z Funduszu, która to osoba nie będzie mieć przymiotu podmiotu złączonego z pracodawcę stosunkiem pracy czy stosunkiem cywilnoprawnym[8]. W takim stanie rzeczy to związek zawodowy odpowiedzialny jest za umocowanie, upoważnienie wyznaczonego reprezentanta do przetwarzania danych osobowych ZFŚS.
Przy założeniu, iż ustawodawca jednak przyznał pracodawcy przymiot jedynego administratora danych osobowych względem ZFŚS oraz przyznał mu wyłączne uprawnienie do nadawania upoważnień należy mieć na względzie to, iż jest to jedynie uprawnienie pracodawcy. Brak jest mechanizmów służących wymuszeniu tego, aby upoważnienie do przetwarzania danych ZFSS zostało przez pracodawcę nadane. Nadane konkretnej osobie wskazanej zgodnie z prawem do reprezentowania organizacji związkowej. Z drugiej strony, jeśli przyjąć, że pracodawca ma nie możliwość a bezwzględny obowiązek wydania upoważnienia do przetwarzania danych, wówczas to czynność ta sprowadzona zostałaby do czysto technicznych kwestii związanych ze złożeniem oświadczenia woli. Pamiętać jednak należy o odpowiedzialności administratora za przetwarzanie danych osobowych, co oznacza iż musi on mieć prawo możliwość dokonania wyboru tego, kto zostanie dopuszczony do przetwarzania danych.
Reasumując.
Kwestie problematyczne i wymagające uwzględnienia.
Autorem niniejszego tekstu jest Dominik Spałek. Copyright by © D.Spałek. Autor wyraża zgodę na niekomercyjne udostępnianie niniejszego tekstu, jednak wyłącznie w niezmienionej formie i treści, łącznie z niniejszymi zapisami. Proste to RODO.
Przypisy:
[1] Uprawnione, zgodnie z treścią art. 107 Ustawy z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000)
[2] Art.10 Ustawy z dnia 04 marca 1994 r., (Dz.U. z 1994 r., nr 43, poz. 163 ze zm.) o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych cyt.: „(…)Środkami Funduszu administruje pracodawca(…)”.
[3] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003 nr 14, poz. 331)
[4] Warto zaznaczyć, iż ustawodawca dokonał rozróżnienia sankcji, jakie wynikać mogą z naruszenia jednego czy drugiego ze wskazanych obowiązków. Sankcją za naruszenie obowiązku ustalania zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym zasad podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, w regulaminie, którego treść uzgadnia z zakładową organizacją związkową, będzie prawo wystąpienia do sądu pracy przez związki zawodowe z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz. Fakt szczególnej pozycji ww. obowiązku wynika chociażby z tego, iż mowa o nim w art. 27 ust. 1 Ustawy o związkach zawodowych jak i z art. 8 ust. 2 Ustawy o ZFŚS. Naruszenie obowiązku przyznawania świadczeń z ZZFŚS w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, nie pociąga za sobą takich konsekwencji. Zgodnie z treścią Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 2010 r., (SN II PK 234/09) naruszenie ww. obowiązku nie pociąga za sobą sankcji państwowej, o jakiej mowa w art. 8 ust. 3 Ustawy o ZFŚS, albowiem cyt. „(…)z natury tych stosunków wynika pierwszeństwo stosowania przez partnerów społecznych metod działania charakterystycznych dla zbiorowych stosunków pracy, łącznie ze sporem zbiorowym, a sankcja państwowa powinna mieć charakter wyjątkowy(…)”.
[5] Zgodnie z art. 8 ust. 1b Ustawy o ZFSS, który stanowi, iż cyt.: „(…) do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UEL119 z 04.05.2016, str.1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy (…)”.
[6] Zgodnie z art. 1 ust 2 Ustawy o ZZ cyt.: „(…) związek zawodowy jest niezależny w swojej działalności statutowej od pracodawców, administracji państwowej i samorządu terytorialnego oraz od innych organizacji (…)”.
[7] W mojej ocenie nie jest to przejaw realizacji przez ustawodawcę krajowego dyspozycji wyrażonej artykułem 4 pkt. 7) Rozporządzenia RODO, pomimo, iż mamy tutaj do czynienia z celami i sposobami przetwarzania określonymi przepisami prawa, to nie sposób zakładać, iż w tak ukrytej formie ustawodawca dał wyraz woli przyznania pracodawcy przymiotu jedynego administratora danych osobowych Funduszu.
[8] § 42 ust. 9 Statutu NSZZ „Solidarność”
