Koniec z obowiązkiem przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS
Koniec z obowiązkiem przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS – z dniem 4 listopada 2025r. weszły w życie przepisy Ustawy z dnia 12 września 2025 r. (Dz.U.2025.1409) o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 1 ww. Ustawy zmieniającej w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350, z późn. zm.) w art. 36 uchyla się ust. 8.
Obowiązek dokonania zgłoszenia do ZUS
Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych według ustalonego wzoru, albo w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1, albo w formie wydruku z tego oprogramowania dokonuje się w jednostce organizacyjnej Zakładu. Zgłoszenia do ubezpieczeń osób, przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym. Prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych osoba zgłaszana potwierdza własnoręcznym podpisem, z wyłączeniem osób, przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Obowiązek archiwizacji dokumentów zgłoszeniowych w postaci pisemnej
Zgodnie z art. 36 ust. 8 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych:
cyt.: „W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.”
Z przepisu analizowanego wynika obowiązek, obowiązek płatników składek, tych którzy dokonują zgłoszenia do ZUS drogą elektroniczną. Obowiązek ten polega na przechowywaniu przez okres 5 lat duplikatu zgłoszenia sporządzonego w formie „papierowej”. Taki dokument potwierdzający zgłoszenie dokonane drogą elektroniczną jest opatrzony własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, co stanowi dowód potwierdzenia przez tę osobę prawdziwości danych zamieszczonych w zgłoszeniu.
Koniec z obowiązkiem przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS
Uwaga jednak wciąż trzeba posiadać potwierdzenie poprawności danych
Materiały źródłowe
Wybierz interesujący tematycznie dział Sklepu RODO
Dokumentacja RODO/ RCPD / DPIA / Ocena Ryzyka
Grafika główna przygotowana z wykorzystaniem rozwiązań sztucznointeligentnych.