Dokumentacja RODO Centralny Rejestr Umów
Dokumentacja RODO Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Przepis art. 34a Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych wprowadzający obowiązek udostępniania i aktualizacji informacji o umowach zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych – w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych – dodany został przez art. 6 pkt 2 Ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z art. 15 pkt 2 ww. Ustawy zmieniającej, ww. przepis wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2026 r.
Obowiązek udostępniania i aktualizacji informacji:
Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, udostępnia i aktualizuje w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, informacje o umowie zawartej przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz, jeżeli umowa ta spełnia łącznie następujące warunki:
(Warunek 1) stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z późn. zm.) tj. stanowi umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;
(Warunek 2) została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.
Umowa zawarta na rzecz jednostki sektora finansów publicznych:
W przypadku gdy umowa została zawarta na rzecz jednostki sektora finansów publicznych, obowiązki, udostępniania i aktualizacji informacji w CRU JSFP, wykonuje kierownik jednostki, na rzecz której zawarto tę umowę.
W przypadku gdy umowa została zawarta na rzecz wielu jednostek sektora finansów publicznych, obowiązki, udostępniania i aktualizacji informacji w CRU JSFP, wykonują kierownicy jednostek, na rzecz których zawarto umowę, w zakresie, w jakim informacje o umowie odnoszą się do poszczególnych jednostek, których są kierownikami.
W przypadku umowy zawartej przez organ władzy publicznej lub na jego rzecz obowiązki, udostępniania i aktualizacji informacji w CRU JSFP, wykonuje kierownik jednostki obsługującej ten organ.
Kategorie informacji zamieszczanych w CRU JSFP:
W Centralnym Rejestrze Umów JSFP nie zamieszcza się informacji o umowie:
1) zawartej przez:
- a) Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencję Wywiadu, Służbę Kontrwywiadu Wojskowego, Służbę Wywiadu Wojskowego lub Centralne Biuro Antykorupcyjne, lub na ich rzecz,
- b) placówkę zagraniczną Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu 7 pkt 7 ustawy z dnia 21 stycznia 2021 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1691 i 1840) lub na jej rzecz,
- c) jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub na jej rzecz;
2) o której mowa w art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych tj. o umowie z zakresu prawa pracy;
3) dotyczącej zamówień, o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, tj. zamówień z aspektami obronności i bezpieczeństwa;
4) dotyczącej czynności operacyjno-rozpoznawczych finansowanych z funduszu operacyjnego i podejmowanych przez jednostki uprawnione na podstawie odrębnych ustaw;
5) w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa lub której udostępnienie, uwzględniając w szczególności możliwość agregacji tych informacji, może zagrażać interesom państwa albo wywrzeć niekorzystny wpływ w zakresie bezpieczeństwa lub obronności, w tym w zakresie:
- a) zabezpieczenia granicy państwowej,
- b) zapewnienia bezpieczeństwa paliwowego państwa i bezpieczeństwa gazowego państwa w rozumieniu odpowiednio 2 ust. 1 pkt 1 i 1a ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o zapasach ropy naftowej, produktów naftowych i gazu ziemnego oraz zasadach postępowania w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa paliwowego państwa i zakłóceń na rynku naftowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1281 oraz z 2025 r. poz. 1168 i 1303),
- c) bezpieczeństwa infrastruktury krytycznej w rozumieniu 3 pkt 2 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 122, z późn. zm.);
6) o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, zamieszczanej na stronie internetowej Narodowego Funduszu Zdrowia na podstawie art. 135 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461, 1537 i 1739).
Rozszerzony zakres informacji na zasadzie dobrowolności:
Kierownik jednostki może udostępniać i aktualizować w Centralnym Rejestrze Umów JSFP również informacje o umowie, która stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z późn. zm.) tj. stanowi umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług; jednak takiej, która nie została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.
Szczegółowy zakres informacji o umowach:
W Centralnym Rejestrze Umów JSFP udostępnia się i aktualizuje następujące informacje o umowie:
1) numer umowy – o ile taki numer nadano;
2) datę zawarcia umowy;
3) okres, na jaki umowa została zawarta;
4) oznaczenie stron umowy;
5) wskazanie przedmiotu umowy;
6) wartość umowy;
7) wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3;
8) status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy;
9) podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji – w przypadku, o którym mowa w ust. 8;
10) podstawę dokonania aktualizacji informacji określonych w pkt 1-9, o ile dokonano takiej aktualizacji.
W Centralnym Rejestrze Umów JSFP mogą być udostępniane i aktualizowane informacje o umowie inne niż ww. jednak tylko takie niestanowiące danych osobowych.
Prawo do informacji publicznej z ograniczeniami
W Centralnym Rejestrze Umów JSFP nie udostępnia się informacji o umowie, co do których prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu na podstawie art. 5 ust. 1 i 2-2b Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902).
Termin udostępniania i aktualizacji informacji
Informacje o umowie udostępnia się i aktualizuje w Centralnym Rejestrze Umów JSFP bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni odpowiednio od dnia zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany informacji o umowie, przy czym do tego terminu nie wlicza się dni, w których wystąpiła awaria, o której mowa w art. 34b ust. 2 UoFP tj. awarii systemu, co do której Minister Finansów informuje o jej wystąpieniu i usunięciu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Finansów.
Jawność
Centralny Rejestr Umów JSFP jest jawny.
System informatyczny do prowadzenia Centralnego Rejestru Umów JSF
Minister Finansów zapewnia funkcjonowanie systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony Centralny Rejestr Umów JSFP. W przypadku awarii systemu, Minister Finansów informuje o jej wystąpieniu i usunięciu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Finansów. Konta w systemie, są zakładane na wniosek zawierający dane wnioskodawcy upoważnionego do działania w imieniu jednostki sektora finansów publicznych oraz dane tej jednostki, do którego dołącza się dokumenty potwierdzające zawarte w nim dane, w przypadku gdy są one niezbędne do potwierdzenia upoważnienia do działania w imieniu tej jednostki. Kierownik jednostki wyznacza użytkowników konta w systemie, upoważnionych do zarządzania tym kontem. System, umożliwia wyszukiwanie informacji o umowie udostępnionych w Centralnym Rejestrze Umów JSFP oraz wgląd do tych informacji. Informacje o umowie są usuwane z Centralnego Rejestru Umów JSFP po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać. Udostępnienie informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów JSFP uważa się za udostępnianie informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania nieodpłatnie i na warunkach określonych przez Ministra Finansów w systemie ww. Minister Finansów jest administratorem danych użytkowników kont w systemie oraz innych danych w zakresie, w jakim jest to niezbędne do zapewnienia funkcjonowania tego systemu. Kierownik jednostki jest administratorem danych w systemie, w zakresie informacji o umowie zamieszczonych przez tego kierownika jednostki w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Obowiązki administratora danych określone w przepisach o ochronie danych osobowych w zakresie informacji o umowie zamieszczonych w Centralnym Rejestrze Umów JSFP wykonuje wyłącznie kierownik jednostki.
Dokumentacja RODO/ RCPD / DPIA / Ocena Ryzyka
