Termin na udzielenie urlopu zaległego

Termin na udzielenie urlopu zaległego – jak co rok, działy HR borykają się z tematyką związaną z udzielaniem pracownikom urlopów wypoczynkowych, jakie nie zostały wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym pracownicy nabyli do nich prawa – urlopy zaległe.

Obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopowym Zgodnie z art. 163 § 1 k.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 k.p. , czyli nie obejmuje tzw. urlopu na żądanie.

Obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 161 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopowym

Zgodnie z art. 163 § 1 k.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² k.p., czyli nie obejmuje tzw. urlopu na żądanie.

Kiedy pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopowego

Zgodnie z art. 163 § 1¹ k.p., pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Przepis art. 163 § 1k.p. zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio.

Ostateczny termin udzielenia urlopu

W sytuacji, w której urlop wypoczynkowy nie zostaje wykorzystany w danym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu wypoczynkowego, taki niewykorzystany urlop wypoczynkowy bieżący przechodzi na rok następny i staje się urlopem zaległym. Zgodnie z art. 168 k.p., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p., czyli urlopu zaległego, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Uwaga jednak nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² k.p., czyli nie dotyczy ta zasada tzw. urlopu na żądanie. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 30 sierpnia 2012 r. wyrażonym w piśmie o sygn. spr.: GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP) przyjmuje się, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego.

Zaległy urlop wypoczynkowy a okres wypowiedzenia

Zgodnie z art. 167¹ k.p., w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹.

Przedawnienie w przypadku urlopu wypoczynkowego zaległego

Zgodnie z art. 291 § 1 k.p., roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W piśmie GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP stwierdzono, iż stosownie do art. 168 k.p. niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być udzielony do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zatem datą, od której należy liczyć termin przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy, jest 30 września.[1]

Wstrzymanie biegu okresu przedawnienia

Zgodnie z art. 293 k.p., bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas trwania przeszkody, gdy z powodu siły wyższej uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów. Zgodnie z art. 293¹ k.p., bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.

Kolejność udzielania urlopów wypoczynkowych

W uzasadnieniu wyroku z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12, czytamy, że udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym (art. 168 k.p.) stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu na bieżąco (art. 161 k.p.). Ta regulacja, zdaniem Sądu Najwyższego, łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy, uzasadnia wnioskowanie – choćby z mniejszego na większe (a minori ad maius) – że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to również wniosek wynikający z zasad przedawnienia urlopu – w razie przyjęcia przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu mogłaby nie być pełna.[2]

Stanowisko Państwowej Inspekcji pracy, w sprawie udzielania urlopów bez zgody pracownika

cyt.: „(…) Od wielu lat, w doktrynie prawa pracy prowadzona jest dyskusja na temat możliwości jednostronnego udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę bez zgody pracownika, w praktyce bowiem pracodawcy mają wiele trudności z realizacją obowiązku udzielania urlopu zaległego w ustawowych terminach. Ustawodawca przewidział jedną sytuację, w której pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez planu urlopowego, a także bez wniosku o urlop – sytuacja taka może mieć miejsce w czasie trwania okresu wypowiedzenia. Zgodnie bowiem z art. 167¹ k.p., w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Jeżeli chodzi o pozostały okres (poza okresem wypowiedzenia) brak jest regulacji prawnych, które pozwalałaby na udzielenie pracownikowi urlopu, czy to bieżącego czy zaległego, bez jego zgody. Orzecznictwo Sądu Najwyższego w tym zakresie jest niejednolite, aczkolwiek idzie w kierunku, zgodnie z którym wywodzi takie uprawnienie z art. 168 k.p., który bezwzględnie zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu zaległego. „Udzielenie urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy za poprzednie lata w I kwartale następnego roku (obecnie: do 30 września następnego roku – chodzi o urlop zaległy) nie wymaga zgody pracownika” – wyrok SN z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02). Powtórzenie niniejszej tezy odnajdujemy w wyroku SN z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) w myśl którego „z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące”. Z uzasadnienia wyroku wynika, że pracodawca ma możliwość wydania wiążącego polecenia wykorzystania urlopu zaległego w przewidzianym w kodeksie terminie, a nie wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

Możliwość wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przez pracodawcę w warunkach art. 168 k.p., nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody potwierdziło również Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z dnia 6 sierpnia 2020 r. w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego, wedle której: „orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

Z kolei zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy Państwowej Inspekcji Pracy samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.167¹ k.p. nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Stąd też, również w odniesieniu do urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art.163 k.p. Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy (GNP-110-4560-46 /07/PE). Zgodnie z powyższym, pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

W przepisach prawa pracy brak jest również regulacji na temat możliwości udzielenia jednostronnie przez pracodawcę urlopu zaległego pracownikowi już po 30 września następnego roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do danego urlopu wypoczynkowego. Dlatego też, w przypadku niewykorzystania urlopu zaległego do 30 września, słuszne wydaje się analogiczne stosowania rozwiązań przedstawionych w wyżej wskazanym stanowisku Państwowej Inspekcji Pracy. (…)”.[3]

Udzielenie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia

Zgodnie z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego pracodawca ma w szczególności możliwość udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego – pomimo braku zgody pracownika – w okresie wypowiedzenia na podstawie art. 167¹ k.p. Takie zapatrywanie wyraził Sąd Najwyższy w cytowanym już wyroku z 24 stycznia 2006 r. oraz w wyroku z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Zgodnie z art. 171 § 1 k.p., w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zgodnie z art. 171 § 3 k.p., pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Odpowiedzialność pracodawcy

Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2) k.p., kto, wbrew obowiązkowi: nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.