Likwidacja obowiązki archiwizacji przy zgłoszeniach do ZUS
Likwidacja obowiązku archiwizacji przy zgłoszeniach do ZUS. Rządowy projekt Ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczy likwidacji obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysłanych elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Obowiązek dokonania zgłoszenia
Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych według ustalonego wzoru, albo w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1, albo w formie wydruku z tego oprogramowania dokonuje się w jednostce organizacyjnej Zakładu. Zgłoszenia do ubezpieczeń osób, przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym. Prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych osoba zgłaszana potwierdza własnoręcznym podpisem, z wyłączeniem osób, przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Obowiązek archiwizacji dokumentów
Zgodnie z art. 36 ust. 8 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych:
cyt.: „W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.”
Z przepisu analizowanego wynika obowiązek, obowiązek płatników składek, tych którzy dokonują zgłoszenia do ZUS drogą elektroniczną. Obowiązek ten polega na przechowywaniu przez okres 5 lat duplikatu zgłoszenia sporządzonego w formie „papierowej”. Taki dokument potwierdzający zgłoszenie dokonane drogą elektroniczną jest opatrzony własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, co stanowi dowód potwierdzenia przez tę osobę prawdziwości danych zamieszczonych w zgłoszeniu.
Uchylenie przepisów nakładających obowiązek archiwizacji
W treści uzasadnienia do projektowanych przepisów czytamy, iż cyt.: „(…) Obowiązek ten jest postrzegany jako nadmiarowy przez przedsiębiorców, którzy podnoszą, że dokumenty te widnieją w systemie – zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika, co sprawia, że nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji. Również w ocenie ZUS likwidacja obowiązku przechowywania przez płatników dokumentów zgłoszeniowych z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej nie wpłynie negatywnie na realizację zadań ZUS.(…)”.
Materiały źródłowe
Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (druk nr Przebieg procesu legislacyjnego 1522) [Dostęp: 22.09.2025r., godz.: 11:22]