Tajemnica pocztowa a publiczna usługa hybrydowa
Tajemnica pocztowa a publiczna usługa hybrydowa – wejście w życie przepisów ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, [dalej Ustawa eDoręczenia] a konkretnie obowiązek stosowania rozwiązań zakładających tzw. eDoręczenia wywołuje wiele dyskusji. Padają konkretne pytania dotyczące stosowania w praktyce ww. przepisów. Z uwagi na złożoność tematu będę starał się krok po kroku przybliżać go posługując się konkretnymi zapytaniami czytelników.
Pytanie: Czy to zgodne z prawem, aby operator pocztowy, przy doręczaniu korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, drukował dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata.
Doprecyzowanie pytania: W istocie zatem pytanie dotyczy zagadnienia, jakim jest tajemnica pocztowa, czy aby czynności polegająca na przekształceniu dokumentu elektronicznego, nadanego przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych, w przesyłkę listową, w celu doręczenia do adresata, nie prowadzi do sytuacji, w której to mamy do czynienia z naruszeniem tajemnicy pocztowej, w konsekwencji czego, czy aby nie zachodzi tutaj sytuacja, w której mamy do czynienia z naruszeniem ochrony danych osobowych
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, określa m.in. zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej. Zgodnie z tymi przepisami, operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, ma obowiązek przekształcenia dokumentu elektronicznego nadanego przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata – w związku ze świadczeniem publicznej usługi hybrydowej. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi. Wykonane przez operatora wyznaczonego wydruki dokumentów, mają moc zrównaną z mocą dokumentów, z których zostały wykonane.
Tajemnica pocztowa.
Tajemnica pocztowa obejmuje: informacje przekazywane w przesyłkach pocztowych, informacje dotyczące realizowania przekazów pocztowych, dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych oraz dane dotyczące faktu i okoliczności świadczenia usług pocztowych lub korzystania z tych usług. Do zachowania tajemnicy pocztowej są obowiązani: operator pocztowy, osoby, które z racji wykonywanej działalności mają dostęp do tajemnicy pocztowej.
Naruszeniem obowiązku zachowania tajemnicy pocztowej jest w szczególności:
- ujawnianie lub przetwarzanie informacji albo danych objętych tajemnicą pocztową;
- otwieranie zamkniętych przesyłek pocztowych lub zapoznawanie się z ich treścią;
- umożliwianie osobom nieuprawnionym podejmowania działań mających na celu wykonywanie czynności, o których mowa w pkt 1 i 2.
Nie stanowi naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy pocztowej:
- podejmowanie działań, o których mowa w pkt 1 i 2, w przypadkach przewidzianych przepisami prawa lub w umowie o świadczenie usługi pocztowej;
- posługiwanie się przez operatora pocztowego referencjami obejmującymi dane dotyczące podmiotów korzystających z jego usług pocztowych oraz rodzajów tych usług, w przypadku gdy dane te są publikowane za zgodą podmiotów, których one dotyczą.
Obowiązek zachowania tajemnicy pocztowej jest nieograniczony w czasie. Operator pocztowy jest obowiązany do zachowania należytej staranności w zakresie uzasadnionym względami technicznymi lub ekonomicznymi przy zabezpieczaniu urządzeń i obiektów wykorzystywanych przy świadczeniu usług pocztowych oraz zbiorów danych przed ujawnieniem tajemnicy pocztowej. Informacje lub dane objęte tajemnicą pocztową mogą być zbierane, utrwalane, przechowywane, opracowywane, zmieniane, usuwane lub udostępniane tylko wówczas, gdy czynności te dotyczą świadczonej usługi pocztowej albo są niezbędne do jej wykonania lub jeżeli przepisy odrębne stanowią inaczej.
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
Operator wyznaczony zapewnia potwierdzenie daty i czasu wykonania czynności przekształcenia dokumentu elektronicznego. Do zawartości przesyłki listowej, powstałej na skutek wydruku dokumentu elektronicznego, operator wyznaczony dołącza wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność oraz pochodzenie dokumentu elektronicznego od podmiotu publicznego zostały zapewnione z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, dniem nadania korespondencji w ramach publicznej usługi hybrydowej jest dzień odebrania dokumentu elektronicznego przez operatora wyznaczonego. Operator wyznaczony niezwłocznie w sposób automatyczny wystawia dowód odebrania korespondencji.
W ramach przekształcania, dokumentu elektronicznego, operator wyznaczony zapewnia:
- wykonanie z należytą starannością i jakością techniczną wydruku dokumentu elektronicznego, zgodnie z minimalnymi wymaganiami określonymi na podstawie art. 48, umożliwiającego adresatowi zapoznanie się z treścią korespondencji bez konieczności weryfikacji tej treści z dokumentem elektronicznym. Zgodnie z przywołanym art. 48 Ustawy eDoręczenia minister właściwy do spraw informatyzacji określi i udostępni w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej minimalne wymagania techniczne dla wydruków dokumentów elektronicznych realizowanych w zakresie publicznej usługi hybrydowej, uwzględniając potrzebę oraz możliwości ich wykorzystania jako dowodów i dokumentów w toku realizacji czynności prawnych.
- zgodność treści wydrukowanego dokumentu elektronicznego oraz dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej z treścią odpowiadających im dokumentów elektronicznych.
Operator wyznaczony nie przekształca dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową, jeżeli:
- dokument nie może zostać przekształcony na postać papierową ze względu na formę, w szczególności w przypadku, gdy jest nagraniem dźwiękowym lub audiowizualnym, grafiką 3D, bazą danych, oprogramowaniem;
- ze względu na inne przyczyny po przekształceniu nie można byłoby w pełni zapoznać się z treścią dokumentu.
W przypadku gdy dokument elektroniczny nie podlega przekształceniu, operator wyznaczony niezwłocznie wysyła na adres do doręczeń elektronicznych nadawcy informację o braku możliwości przekształcenia.
Przepisy wykonawcze
Minister właściwy do spraw łączności w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:
1) wskaźniki czasu przebiegu przesyłek listowych w ramach publicznej usługi hybrydowej, z tym że doręczenie przesyłki nastąpi w czasie nie dłuższym niż 6 dni od dnia nadania,
2) wymagania dotyczące przyjmowania i doręczania przesyłek listowych w ramach publicznej usługi hybrydowej, w tym:
a) sposób przekazywania i warunki przyjmowania przesyłek listowych,
b) sposób ustalania, czy przesyłka listowa nadaje się do przekształcenia w postać papierową,
c) szczegółowy tryb postępowania, w przypadku gdy przesyłka listowa nie nadaje się do przekształcenia w postać papierową,
d) maksymalny czas przechowywania przez operatora wyznaczonego przesyłek listowych nadanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej w ramach publicznej usługi hybrydowej,
e) sposób dokumentowania wykonania usługi doręczenia przesyłki listowej w ramach publicznej usługi hybrydowej jako przesyłki rejestrowanej, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, w tym formę i sposób wystawiania dokumentu elektronicznego potwierdzającego odbiór przesyłki rejestrowanej,
f) terminy odbioru przesyłek listowych z placówki pocztowej operatora wyznaczonego i sposób postępowania z przesyłkami nieodebranymi,
g) wymagania w zakresie opakowania przesyłek listowych,
h) sposób przekształcenia w postać papierową, w tym rozmieszczenia oznaczenia adresata, adresu oraz innych oznaczeń na stronie adresowej przesyłki listowej,
3) okoliczności uznania usług za niewykonane lub nienależycie wykonane,
4) maksymalną łączną wielkość załączników w pojedynczej korespondencji
– mając na uwadze sprawne realizowanie publicznej usługi hybrydowej oraz zachowanie odpowiednich standardów i bezpieczeństwa doręczanej korespondencji.