Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych na gruncie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024r., o ochronie sygnalistów. Prezentuję fragment powstającego całościowego opracowania będącego komentarzem do ww. Ustawy. Zainteresowanych tematem i chęcią dyskusji zapraszam do niej na łamach grupy FB

Kogo można upoważnić do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych ...

Art. 25 ust. 1 pkt 1) - Ustawy o ochronie sygnalistów 1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

Upoważnionym, o jakim mowa w przepisie może zostać wewnętrzna jednostka organizacyjna.
Upoważnionym, o jakim mowa w przepisie może zostać osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego.
Upoważnionym, o jakim mowa w przepisie może zostać podmiot zewnętrzny.

Z użycia funktora logicznego „lub” wynika, iż upoważnionym może zostać albo tylko jeden z kategorii możliwych do wskazania upoważnionych, albo więcej niż jeden z kategorii możliwych do wskazania upoważnionych.

Uwaga.
Treść przepisu prowadzi do stanowiska, iż w ramach jednej danej kategorii możliwych do wskazania upoważnionych, do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podmiot prawny może upoważnić odpowiednio nie więcej niż tylko jedną wewnętrzną jednostkę organizacyjną, nie więcej niż jedną osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, nie więcej niż jeden podmiot zewnętrzny. Mając na uwadze zróżnicowaną specyfikę działania podmiotów prawnych, obszary ich aktywności, terytorialny zasięg w korelacji z ryzykiem postawienia zarzutu uniemożliwiania, lub istotnego utrudniania dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, w następstwie przyjęcia wyżej opisanego ograniczenia, stanowisko powyższe należy odrzucić.

Jaki ma być sposób przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych ...

Art. 25 ust. 1 pkt 2) - Ustawy o ochronie sygnalistów 1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej "adresem do kontaktu";

W przepisie mowa jest o adresie korespondencyjnym sygnalisty przekazującego zgłoszenie wewnętrzne. Innymi słowy procedura określać ma sposób, w jaki dane dotyczące adresu korespondencyjnego sygnalisty są przekazywane do podmiotu prawnego.
W przepisie mowa jest o adresie poczty elektronicznej sygnalisty przekazującego zgłoszenie wewnętrzne. Innymi słowy procedura określać ma sposób, w jaki dane dotyczące adresu poczty elektronicznej sygnalisty są przekazywane do podmiotu prawnego.

Z użycia funktora logicznego „lub” wynika, iż procedura określać ma sposób, w jaki dane dotyczące albo adresu korespondencyjnego, albo poczty elektronicznej albo adresu korespondencyjnego oraz adresu poczty elektronicznej sygnalisty są przekazywane do podmiotu prawnego. Dla adresów, o jakich mowa w przepisie, ustawodawca wprowadza jedno określenie, adres do kontaktu.

Gotowa wzorcowa procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych ...

Kogo można upoważnić do podejmowania działań następczych ...

Art. 25 ust. 1 pkt 3) - Ustawy o ochronie sygnalistów 1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;

W przepisie mowa jest o wewnętrznej jednostce organizacyjnej. Procedura zgłoszeń wewnętrznych, musi zawierać w swojej treści wskazanie wewnętrznej jednostki organizacyjnej. Wewnętrzna jednostka organizacyjna, jaka zostaje wskazana w treści procedury, to jednostka bezstronna.
W przepisie mowa jest o osobie w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego. Procedura zgłoszeń wewnętrznych, musi zawierać w swojej treści wskazanie osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego. Osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, jaka zostaje wskazana w treści procedury, to osoba bezstronna.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych, musi zawierać w swojej treści wskazanie albo bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej albo wskazanie bezstronnej osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, albo wskazanie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej oraz wskazanie bezstronnej osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego.

Wewnętrzna jednostka organizacyjna oraz osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, są upoważnione do określonych w przepisie działań. Przyjąć należy, iż procedura ma jedynie wskazywać wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, jako upoważnione, czego konsekwencją jest konieczność uprzedniego upoważnienia przez podmiot prawny. Upoważnienie, o jakim mowa w przepisie to upoważnienie do podejmowania działań następczych. Upoważnienie, o jakim mowa w przepisie to upoważnienie które oprócz upoważnienie do podejmowania działań następczych, jest upoważnieniem także do podejmowania innego rodzaju czynności, o jakich mowa w przepisie. Innego rodzaju czynnością, jest dokonywanie weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i dalsza komunikacja z sygnalistą. W ramach tej dodatkowej czynności mieści się upoważnienie do występowania do sygnalisty o dodatkowe informacje i w ramach tej dodatkowej czynności mieści się upoważnienie do przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej. Ustawodawca wskazuje wprost, iż czynności wykonywane w ramach upoważnienia, o jakim mowa w przepisie, mogą być realizowane przez dwie z trzech kategorii podmiotów, o jakich mowa w art. 25 ust. 1 UoS. Innymi słowy istnieje możliwość, określenia w procedurze tych kategorii podmiotów, jako upoważnionych do działania, w zakresie o jakim mowa w przepisie, które upoważnione zostały przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, za wyjątkiem jednak podmiotu zewnętrznego, któremu upoważnienia do podejmowania działań następczych udzielić nie można, a udzielone nie wywołuje skutku prawnego.

Z użycia funktora logicznego „lub” wynika, iż albo wewnętrzna jednostka organizacyjna upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, może zostać upoważniona do podejmowania działań o jakich mowa w analizowanym przepisie, albo osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, może zostać upoważniona do podejmowania działań o jakich mowa w analizowanym przepisie, albo zarówno wewnętrzna jednostka organizacyjna i osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, mogą zostać upoważnione do podejmowania działań o jakich mowa w analizowanym przepisie

Warunkiem upoważnienia ww. podmiotów, upoważnionych już do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, jest to aby zapewniały one bezstronność.

Jak postępować z informacjami zgłoszonymi anonimowo ...

Art. 25 ust. 1 pkt 4) - Ustawy o ochronie sygnalistów 1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

Komentarz.
W przepisie mowa jest o procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Wewnętrzna procedura, o jakiej mowa w przepisie, to przyjęte reguły postępowania przy dokonywaniu zgłoszeń naruszeń prawa i przy podejmowania działań następczych. Procedura, o jakiej mowa w przepisie musi zawierać określone elementy swojej treści. Innymi słowy przepis wskazuje elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych, które ta musi określać. W przepisie mowa jest o trybie postępowania. Innymi słowy procedura o jakiej mowa w przepisie, powinna zawierać w swej treści, określenie trybu postępowania. Za tryb postępowania przyjąć należy opis czynności, jakie należy wykonać w określonej sytuacji. W przepisie mowa jest to informacjach o naruszeniu prawa. Informacją o naruszeniu prawa jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa. W przepisie mowa jest o informacjach o naruszeniu prawa, ale tylko takich, które zgłoszone zostały anonimowo. Innymi słowy w przepisie mowa jest o zdarzeniu, w którym to sygnalista dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, czyli przekazuje podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa, jednak zgłoszenie wewnętrzne, jakiego dokonuje jest dokonywane anonimowo. Innymi słowy przepis nakłada obowiązek określenia, w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, trybu postępowania, w przypadku wystąpienia sytuacji o jakiej mowa w przepisie.

Uwaga.
Z uwagi na art. 7 ust 1 UoS, zgodnie z którym to podmiot prawny ma możliwość, a nie obowiązek przyjmowania zgłoszeń dokonywanych anonimowo, istotne jest aby rozstrzygnięcie w tej sprawie zostało podjęte i aby zostało ono przekazane osobom fizycznym. Odnosząc powyższe do treści analizowanego przepisu, oraz do obowiązku określenia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych trybu postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo, możliwe są trzy stanowiska:

Pierwsze – jeśli podmiot prawny dopuszcza przyjmowanie zgłoszeń dokonywanych anonimowo – wówczas procedura zgłoszeń wewnętrznych określa tryb postępowania z takimi informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo.
Drugie – jeśli podmiot prawny nie dopuszcza przyjmowanie zgłoszeń dokonywanych anonimowo – wówczas procedura zgłoszeń wewnętrznych określa tryb postępowania z takimi informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo, adekwatnie do przyjętego założenia, iż zgłoszenia dokonane anonimowo nie mogą być przyjmowane.
Trzecie – jeśli podmiot prawny nie dopuszcza przyjmowanie zgłoszeń dokonywanych anonimowo – wówczas procedura zgłoszeń wewnętrznych nie określa tryb postępowania z takimi informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo, albowiem zapisy w tym zakresie byłyby zapisami bezprzedmiotowymi.

Z uwagi na argumentację przytoczoną na wstępie, wskazującą nie tylko na obowiązek podjęcia decyzji przez podmiot prawny o przyjmowaniu lub nie przyjmowaniu informacji o naruszeniu prawa zgłoszonych anonimowo i wnikającej z tego pochodnej, jaką jest powinność zakomunikowania zapadłego rozstrzygnięcia zainteresowanym, stanowisko pierwsze i odpowiednio drugie uznać należy za stanowiące wyraz realizacji obowiązku, o jakim mowa w analizowanym przepisie. Innymi słowy procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrzny określać musi w swojej treści tryb postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo zarówno w sytuacji, kiedy to podmiot prawny dopuszcza możliwość przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dokonywanych anonimowo, jak i w sytuacji, kiedy to podmiot prawny nie dopuszcza możliwości przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dokonywanych anonimowo. Podmiot prawny ma możliwość podjęcia decyzji, na podstawie art. 7 ust. 1 UoS, co do tego, czy zgłoszenia dokonane anonimowo będzie, czy nie będzie przyjmował. Podjęta decyzja o nie przyjmowaniu zgłoszeń dokonywanych anonimowo jednak nie ogranicza osób fizycznej w taki sposób, iż nie mogą one informacji o naruszeniu prawa formalnie przekazać do podmiotu prawnego. Z tego też względu procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określić tryb postępowania także w takich przypadkach.

Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego ...

Art. 25 ust. 1 pkt 5) - Ustawy o ochronie sygnalistów 1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;

Pierwszym jest – obowiązek ustalenia treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, tak aby zawierała ona określone zapisy, zapisy zobowiązujące podmiot prawny do realizacji określonego obowiązku, obowiązku, jakim jest obowiązek dokonania potwierdzenia.
Drugim jest – obowiązek realizacji obowiązku wynikającego z ustalonej treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, jakim jest obowiązek potwierdzenia wystąpienia konkretnego zdarzenia, o jakim mowa w przepisie. Zdarzenie, o jakim mowa w przepisie, wystąpienie którego wywołuje obowiązek dokonania potwierdzenia, potwierdzenia jego wystąpienia, jest przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, przez podmiot prawny. Obowiązek, dokonania potwierdzenia, o jakim mowa w przepisie, realizowany jest względem osoby sygnalisty. Obowiązek ten zrealizowany musi zostać w określonym terminie. Terminem, w jakim podmiot prawny ma obowiązek zrealizować swój obowiązek dokonania potwierdzenia jest termin 7 dni liczony od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego.

W przepisie mowa jest o zdarzeniu, w którym sygnalista nie udostępnił podmiotowi prawnemu adresu do kontaktu z nim. Adres do kontaktu, o jakim mowa w przepisie, którego sygnalista nie podał, to adres na jaki należy przekazać potwierdzenie, o jakim mowa w przepisie. W przypadku wystąpienia wyjątkowej sytuacji, o jakiej mowa w przepisie, jaką jest nie podanie przez sygnalistę adresu do kontaktu, na który to adres do kontaktu należy przekazać potwierdzenie o przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego, podmiot prawny nie ma obowiązku dokonywania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego. A contrario zatem na podstawie tej części analizowanego przepisu należy przyjąć, iż obowiązek dokonania potwierdzenia, o jakim mowa w przepisie, jest obowiązkiem realizowanym poprzez przekazanie potwierdzenia wystąpienia zdarzenia, jakim jest przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, przekazania na konkretny podany przez sygnalistę adres, adres podany, jako adres, na jaki ma zostać przekazane to potwierdzenie.

Uwaga.
Obowiązek potwierdzenia dokonania przyjęcie konkretnego zgłoszenia wewnętrznego dokonanego przez zidentyfikowanego sygnalistę, sam w sobie jest obowiązkiem nie budzącym żadnych kontrowersji, aczkolwiek zastanawiający jest fakt, dlaczego źródłem powstania tego obowiązku informacyjnego nie są wprost przepisu UoS, jak ma to miejsce w przypadku obowiązku przesłania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego przez Rzecznika Praw Obywatelskich, czy organ publiczny, ale ma nim być treść ustalanej przez podmiot prawny procedury zgłoszeń wewnętrznych. W istocie analizowany przepis zawiera w swej treści dwa odrębne obowiązki, obowiązek takiego określenia treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, aby ta zawierała w swej treści wymóg potwierdzania przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, ale i drugi obowiązek, obowiązek dokonywania takiego potwierdzenia, poprzez wskazanie, że ma ono być przekazywane na adres kontaktowy podany, jako adres do odebrania takiego potwierdzenia przez sygnalistę. Takie rozróżnienie ma swoje uzasadnienie, albowiem w przypadku wystąpienia sytuacji, wyjątkowej, o jakiej mowa w przepisie, jaką jest nie podania przez sygnalistę adresu do kontaktu, nie zostaje wyłączony obowiązek ustalenia treści procedury zgodnie z wymogami o jakich mowa w przepisie, albowiem zdarzenie wyjątkowe pozostaje bez wpływu na proces ustalania treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale skutkuje na gruncie drugiego obowiązku. Wygasa obowiązek przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego na adres kontaktowy podany przez sygnalistę, jako adres do przekazania potwierdzenia – z uwag na niemożliwość realizacji tego obowiązku.

Powstaje także pytanie o charaktery, czynności, jaką jest potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

Stanowisko pierwsze: Dokonanie potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, jest czynności techniczną, stanowiącą wyraz potwierdzenia tego, iż doszło do wykonania określonej czynności, przez daną osobę fizyczną.
Stanowisko drugie: Dokonanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, jest czynności, która stanowi wyraz potwierdzenia przez podmiot prawny tego, iż dokonano zgłoszenia wewnętrznego, a osoba je dokonująca jest osobą sygnalisty, ze wszystkimi tego konsekwencjami wynikającymi w UoS.

Przychylam się za przyjęciem stanowiska pierwszego, iż dokonanie potwierdzenia sygnaliście, przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, jest czynnością techniczną podmiotu prawnego, jest czynnością za pośrednictwem której podmiot prawny potwierdza, iż dokonano, określonej czynności w określonej dacie. Innymi słowy dokonanie czynności potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, nie wywołuje skutku, jakim jest uznanie osoby fizycznej dokonującej danej czynności, za osobę sygnalisty, jak również nie wywołuje skutku, jakim jest uznanie przekazywanej informacji, za informację o naruszeniu prawa w rozumieniu UoS. Pamiętać należy, o treści art. 6 UoS, który to przepis nie wprowadza warunku objęcia osoby sygnalisty ochroną o jakiej mowa w rozdziale 2 UoS, od tego, aby dokonane zostało potwierdzenie przyjęcia dokonanego przez niego zgłoszenia. Zgodnie z art. 6 UoS sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Drugie stanowisko odrzucam z uwagi na zawity termin 7 dni, na dokonanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia sygnaliście, który to może okazać się terminem niewystarczającym na dokonanie weryfikacji dokonanej czynności pod kątem tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia ze zgłoszeniem wewnętrznym dokonanym przez sygnalistę na gruncie UoS.

Obowiązek podjęcia działań następczych ...

Art. 25 ust. 1 pkt 6) - Ustawy o ochronie sygnalistów 1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;

Komentarz.
W przepisie mowa jest o procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Wewnętrzna procedura, o jakiej mowa w przepisie, to przyjęte reguły postępowania przy dokonywaniu zgłoszeń naruszeń prawa i przy podejmowania działań następczych. W przepisie mowa jest o określonym obowiązku. W istocie w przypadku analizowanego przepisu mowa jest o dwóch obowiązkach podmiotu prawnego ustalającego treść procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Pierwszym jest – obowiązek ustalenia treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, tak aby zawierała ona określone zapisy, zapisy zobowiązujące podmiot prawny do realizacji określonego obowiązku, obowiązku, jakim jest obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności..
Drugim jest – obowiązek realizacji obowiązku wynikającego z ustalonej treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, jakim jest obowiązek podjęcia działań następczych.

Maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej ...

Art. 25 ust. 1 pkt 7) - Ustawy o ochronie sygnalistów 1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

Komentarz.
W przepisie mowa jest o procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Wewnętrzna procedura, o jakiej mowa w przepisie, to przyjęte reguły postępowania przy dokonywaniu zgłoszeń naruszeń prawa i przy podejmowania działań następczych. W przepisie mowa jest o określonym obowiązku. W istocie w przypadku analizowanego przepisu mowa jest o dwóch obowiązkach podmiotu prawnego ustalającego treść procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Pierwszym jest – obowiązek ustalenia treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, tak aby zawierała ona określone zapisy, w zakresie określenia maksymalnego terminu na przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście.
Drugim jest – obowiązek przekazania informacji zwrotnej sygnaliście, w określonym maksymalnym terminie.

Procedura o jakiej mowa w przepisie musi dokonywać wskazanego w przepisie określenia. Określenie, o jakim mowa w przepisie, polega na wskazaniu konkretnego terminu, jaki jest terminem maksymalnym. Innymi słowy procedura musi dokonywać określenia terminu nieprzekraczalnego w czasie trwania którego, przed upływem którego, dokonana ma zostać określna czynność, o jakiej mowa w przepisie. Czynnością, o jakiej mowa w przepisie jest przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Maksymalny termin, jakiego określenie musi zawierać procedura, nie może być terminem przekraczającym okres 3 miesięcy. Innymi słowy dokonując wskazania określonego terminu maksymalnego, o jakim mowa w przepisie, należy mieć na uwadze, iż nie może to być dowolny termin, albowiem termin maksymalny określony w procedurze nie może być terminem przekraczającym okres 3 miesięcy. W zależności od sytuacji, o jakiej mowa w przepisie, ww. nieprzekraczalny okres 3 miesięcy rozpoczyna swój bieg w różnym momencie.

Wskazanie terminu maksymalnego, nie może być wskazaniem terminu, który przekraczał będzie okres 3 miesięcy licząc od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Innymi słowy procedura musi określić termin maksymalny na przekazanie sygnaliści informacji zwrotnej, jednak wskazany termin nie może być terminem dłuższym aniżeli okres 3 miesięcy licząc od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego. Z taką sytuacją mieć będziemy do czynienia wówczas, kiedy potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego zostało zrealizowane.

W przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 5 UoS wskazanie terminu maksymalnego, nie może być wskazaniem terminu, który przekraczał będzie okres 3 miesięcy licząc od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Innymi słowy w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 5 UoS procedura musi określić termin maksymalny na przekazanie sygnaliści informacji zwrotnej, jednak wskazany termin nie może być terminem dłuższym aniżeli okres 3 miesięcy licząc od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Obowiązek przekazania informacji zwrotnej sygnaliście, zostaje wyłączony, wtedy gdy sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Informacja na temat zgłoszeń zewnętrznych ...

Art. 25 ust. 1 pkt 7) - Ustawy o ochronie sygnalistów 1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Komentarz.
W przepisie mowa jest o procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Wewnętrzna procedura, o jakiej mowa w przepisie, to przyjęte reguły postępowania przy dokonywaniu zgłoszeń naruszeń prawa i przy podejmowania działań następczych. W przepisie mowa jest o określonym obowiązku. Obowiązku obowiązek ustalenia treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, tak aby zawierała ona określone zapisy, informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. Procedura musi dokonywać określenia informacji, o jakich mowa w przepisie. Informacje o jakich mowa w przepisie, które musi określać procedura, muszą być informacjami zrozumiałymi i jednocześnie muszą być informacjami łatwo dostępnymi.

Informacje, o jakich mowa w przepisie to informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich
Informacje, o jakich mowa w przepisie to informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych.

Z użycia funktora logicznego „albo” wynika tyle, iż informacje, jakie musi określać procedura, to albo informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych. Informacje, o jakich mowa w przepisie to informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Dodatkowe informacje ...

Art. 25 ust. 2 - Ustawy o ochronie sygnalistów 2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:.

Komentarz.
W przepisie mowa jest o procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Wewnętrzna procedura, o jakiej mowa w przepisie, to przyjęte reguły postępowania przy dokonywaniu zgłoszeń naruszeń prawa i przy podejmowania działań następczych. Przepis wskazuje elementy, treści jakie podmiot prawny ma możliwość uwzględnienia przy tworzeniu zapisów procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Są to elementy, które dodatkowo mogą zostać uwzględnione w treści procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Prowadzi do zastanowienia fakt, iż ustawodawca wprost wskazuje elementy treści procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, jakie podmiot prawny ma możliwość ujęcia w tworzonym dokumencie, albowiem brak takiego wskazania, nie oznaczałby braku możliwości ujęcia w treści procedury tych elementów, jak również innych, na co wskazuje posłużenie się przez ustawodawcę zwrotem „w szczególności”. Zatem wskazanie elementów o jakich mowa w przepisie, nie stanowi przeszkody do tego, aby procedura uwzględniała inne jeszcze zapisy, pod warunkiem tylko takim, aby ustalona została zgodnie z wymogami określonymi w Rozdziale 3 UoS, na co wskazuje art. 23 ust. 1 UoS.

Rozszerzenie katalogu zgłaszalnych naruszeń prawa ...

Art. 25 ust. 2 pkt 1) - Ustawy o ochronie sygnalistów 2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:.
1) wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;

Komentarz.
Jeżeli podmiot prawny podjął decyzję o możliwości zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne, konsekwencją tego jest wskazanie w treści ustalanej procedury zgłoszeń wewnętrznych tych naruszeń. Innymi słowy obowiązkiem podmiotu prawnego, jest wskazanie naruszeń o jakich mowa w analizowanym przepisie, tylko w sytuacji, kiedy to podjął decyzję co do możliwości zgłaszania takich naruszeń.

Wskazanie czynników ryzyka sprzyjających naruszeń ...

Art. 25 ust. 2 pkt 2) - Ustawy o ochronie sygnalistów 2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:.
2) wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;

Komentarz.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych, może dodatkowo zawierać wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, które to czynniki sprzyjają możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa. Innymi słowy podmiot prawny jeśli podejmie decyzję o uwzględnieniu w treści procedury zgłoszeń wewnętrznych wskazania czynników ryzyka, o jakich mowa w przepisie, uprzednio powinien dokonać ich ustalenia, tak aby wskazanie spełniało kryteria o jakich mowa w przepisie. Należy przyjąć, iż wskazanie czynników ryzyka, o jakich mowa w przepisie, ma w założeniu wywoływać określony skutek, w postaci adekwatnego do sytuacji zachowania osób. Innymi słowy umiejętność rozpoznania sytuacji, w której to występują czynniki ryzyka, o jakich mowa w przepisie, skutkować ma tym, iż osoba je rozpoznająca, powinna uwzględnić fakt, iż sprzyjają one możliwości występowania określnych naruszeń prawa, jak również powinna uświadomić sobie powinność w postaci, takiego wykonywania powierzonych jej obowiązków, aby swoim działaniem, bądź zaniechaniem, nie doprowadzać do sytuacji, w której wystąpią czynniki ryzyka, o jakich mowa w przepisie.

Wskazanie czynników ryzyka sprzyjających występowaniu naruszeń ...

Art. 25 ust. 2 pkt 3) - Ustawy o ochronie sygnalistów 2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:.
3) wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;

Komentarz.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych, może dodatkowo zawierać wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa, może zostać przekazana do Rzecznika Praw Obywatelskich, albo do organu publicznego, z pomięciem dokonywania zgłoszenia wewnętrznego w ramach procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.

Określenie systemu zachęt do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych ...

Art. 25 ust. 2 pkt 4) - Ustawy o ochronie sygnalistów 2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:.
4) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Komentarz.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych, może dodatkowo zawierać informacje na temat określonego w podmiocie prawnym systemu zachęt. System zachęt, o jakim mowa w przepisie, to regulacje, które mają określać elementy, które zachęcać będą potencjalnych sygnalistów do tego, aby korzystali z procedury zgłoszeń wewnętrznych. Innymi słowy, procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, może zawierać w swej treści informacje na temat przyjętego systemu oddziaływania na osoby fizyczne, w taki sposób, aby decydowały się one na dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych, w ramach procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, określonych w przepisie naruszeń prawa.

System zachęt ma niejako oddziaływać na osoby fizyczne, potencjalnych sygnalistów, w odniesieniu do naruszeń prawa, którym można zaradzić, skutecznie, którym można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego. System ma zatem wywoływać postawy nacechowane czujnością, ma niejako wymuszać refleksyjność w działaniu osób fizycznych, potencjalnych sygnalistów, po to aby stworzyć warunki do osiągnięcia efektu jakim jest przeciwdziałanie wystąpieniu naruszenia prawa, jako naruszeniu prawa któremu można skutecznie zaradzić, w ramach struktury organizacyjnej podmiotu.

Istotne jest, aby osoba fizyczna, która podejmie określone działania, tj skorzysta z procedury zgłoszeń wewnętrznych, na skutek oddziaływania na nią systemu zachęt, o jakim mowa w przepisie, działania takie podejmowała, w sytuacji, kiedy naruszenie prawa, jakiemu można skutecznie zaradzić, w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, uważa iż nie doprowadzi do wystąpienia ryzyka działań odwetowych.

Ustawa o ochronie sygnalistów - Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Wzory oświadczeń kandydatów wymagane przy zatrudnieniu ... Lex Kamilek

Wybierz interesujący tematycznie dział Sklepu RODO

Dokumentacja RODO
dla podmiotów medycznych

Wejdź do sklepu >>>

Dokumentacja RODO
dla podmiotów oświatowych

Wejdź do sklepu >>>

Dokumentacja RODO
dla firm i przedsiębiorstw

Wejdź do sklepu >>>

Stanowiska IOD
Zalecenia i sanowiska

Wejdź do sklepu >>>

Oferta
usług informatycznych

Wejdź do sklepu >>>

Oferta
niszczarki do dokumentów

Wejdź do sklepu >>>

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu medycznego

W związku z faktem uchwalenia Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów opracowaliśmy dokumentację zawierającą procedury związane z obsługa zgłoszeń wewnętrznych dedykowane dla podmiotu medycznego.

Kto ma obowiązek opracowania dokumentacji

Obowiązek przygotowania i wdrożenia dokumentacji na gruncie ww. Ustawy o ochronie sygnalistów mają podmioty medyczne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Uwaga jednak do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz wlicza się osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Pakiet dokumentów zawiera

Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Potwierdzenie:
- dokonania konsultacji z organizacją związkową celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- dokonania konsultacji z przedstawicielem załogi celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
Wzór:
- informacji o podaniu do wiadomości osób wykonujących pracę procedury zgłoszeń wewnętrznych
- informacja dla osób ubiegających się o pracę / rekrutacja / negocjacje umowy – o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
- rejestru zgłoszeń wewnętrznych
- upoważnienia do podejmowania działań następczych i przetwarzania danych osobowych
- upoważnienia do weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych i przetwarzania danych osobowych
- transkrypcji rozmowy z linii nagrywanej / z linii nie nagrywanej w ramach której doszło do zgłoszenia wewnętrznego
- wniosek sygnalisty o zorganizowanie bezpośredniego spotkania celem dokonania ustnego zgłoszenia wewnętrznego
- zgłoszenia wewnętrznego
- protokołu ze zgłoszenia wewnętrznego dokonanego ustnie
- oświadczenia sygnalisty o wyrażeniu zgody na ujawnienie jego danych osobowych
- karta weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego
- informacji zwrotnej dla osoby sygnalisty wraz ze schematem pytań i odpowiedzi pozwalających na ocenę zgłoszenia
- protokół ze zniszczenia danych osobowych zebranych przypadkowo
- protokół ze zniszczenia danych związanych ze zgłoszeniem (retencja)
RCPD
Klauzula Informacyjna art. 13 RODO
Klauzula Informacyjna art. 14 RODO
i inne.

Forma dokumentu: dokumenty edytowalne

Autor: dr Jakub Rzymowski
Autor: mgr Dominik Spałek

Czytaj więcej >>>

Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym

W skład pakiety wchodzą następujące dokumenty:

Omówienie przepisów – wprowadzenie do tematu
Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 7 Lex Kamilek / braku skazania
Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 5 Lex Kamilek / państwa zamieszkania

Czytaj więcej >>>

Procedura użytkowania pendrive przenośnych pamięci danych w firmie

Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych

Procedura opisuje zasady / powierzania / korzystania / zabezpieczania / testowania / przechowywania / niszczenia / przenośnych pamięci danych wykorzystywanych w pracy personelu administratora danych osobowych. Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych zawiera także zestaw zakazanych praktyk, wskazując na konkretne ryzyka, jakie wynikają z ich nieprzestrzegania, w szczególności w obszarze cyberbezpieczeństwa.

Pakiet dokumentów zawiera:

Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Materiał edukacyjny / cyberbezpieczeństwo w pracy z urządzeniami elektornicznymi
Ankieta inwentaryzacyjno / ewaluacyjna
Umowa użytkowania służbowego nośnika danych
Protokół przekazania nośnika danych

Czytaj więcej >>>

Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO

Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO

Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO dla pracowników gotowe do wykorzystania przez Administratorów Danych Osobowych lub Inspektorów Ochrony Danych prowadzących działania edukacyjne w firmie. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno-informacyjnych szkoleniowych, jakie tworzymy na bieżąco. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.

W skład pakietu wchodzi:

Harmonogram szkoleniowy – dzięki któremu wykazywana jest rozliczalność działań szkoleniowych
Materiały edukacyjne szkoleniowe – dedykowane na kolejne 12 miesięcy

Spis treści:

Styczeń – „Jakie kroki można podjąć po wycieku danych dotyczących zdrowia”.
Luty – „Oszuswo na BLIKa”.
Marzec – „Czym jest phishing, jak się przed nim bronić”.
Kwiecień – „Ochrona danych osobowych a przyczyny nieobecności w pracy pracowników”.
Maj – „Cyberbezpieczeństwo i problem jednego hasła w wielu serwisach”.
Czerwiec – „Podstawowe i szczegółowe zasady pracy z pocztą elektroniczną”.
Lipiec – „Urlop od RODO ! broszura informująca o zagrożeniach podczas wypoczynku”.
Sierpień – „Przypomnienie zasad przetwarzania danych – w codziennej pracy”.
Wrzesień – „Jak ułatwić sobie pracę – popularne skróty klawiszowe”
Październik – „W jaki sposób rozpoznać próbę ataku na zasoby firmy z wykorzystaniem email”
Listopad – „Korzystanie z przenośnych pamięci danych w pracy, ryzyka i środki zaradcze”.
Grudzień – „Prywatny adres email do celów służbowych”.

Bezpośrednio po zakupie otrzymają Państwo nw. materiały szkoleniowe. Z uwagi n fakt, iż na bieżąco tworzymy kolejne materiały w odpowiedzi na aktualne wydarzenia, liczba materiałów szkoleniowych stale rośnie. W przypadku kiedy stworzymy materiały, będziemy je przesyłali do Państwa na bieżąco – za darmo, do końca br.

Czytaj więcej >>>

Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych

Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych jest to zjawisko, które coraz częściej obecne jest w realiach podmiotów medycznych. Nie tylko oczekiwania i potrzeby zdrowotne pacjentów stanowią uzasadnienie dla wdrożenia takich rozwiązań, ale także zmieniające się przepisy, sprawiają, iż korzystanie z przenośnego sprzętu komputerowego z dostępem do zasobów bazodanowych przez personel udzielający świadczeń zdrowotnych w miejscu zamieszkania pacjenta, stają się obowiązkiem.

Nie tylko sprzęt, ale i dostęp zdalny do danych

Udzielanie świadczeń medycznych czy to w ramach tzw. „wizyt domowych”, bądź w ramach „opieki środowiskowej” czy też wystawianie recept w postaci elektronicznej podczas wizyty realizowanej w miejscu zamieszkania pacjenta, pociąga za sobą konieczność odpowiedniego przygotowania personelu medycznego do prowadzenia, zabezpieczania i przechowywania dokumentacji medycznej powstającej w takich sytuacjach.

Dokumentacja przygotowana do wdrożenia:

Procedura pracy z wykorzystaniem sprzętu wynoszonego poza obszar podmiotu medycznego.
Procedura zdalnego dostępu do danych.
Upoważnienie dla personelu medycznego.
Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurami pracy ze zdalnym dostępem do pracy.
Karta szkolenia wstępnego.
Test sprawdzający.

Czytaj więcej >>>

Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej

Stanowisko IOD – przypominające o obowiązku prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą. Opracowanie zawiera szczegółowe informacje na temat tego, jakie dane należy bezwzględnie zamieszczać w wykazie, jakie mogą zostać w nim zapisane dodatkowo, oraz przedstawia błędne praktyki, z jakimi można spotkać się w praktyce funkcjonowania podmiotów leczniczych.

Czytaj więcej >>>

Polityka ochrony dzieci przed krzywdzeniem

Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych

Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych – z dniem 15 lutego 2024 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy, które m.in. na podmioty medyczne nakładają nowe obowiązki opracowania i wdrożenia standardów ochrony małoletnich, jakie należy przestrzegać w podmiotach medycznych. Nowe obowiązki wynikają wprost z treści Ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich [tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1304 ze zm.].

Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych

Przygotowaliśmy dla Państwa wzorcową dokumentację zgodną z wytycznymi zawartymi w Ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Pakiet dokumentów zawiera zarówno:

Omówienie podstawowych obowiązków podmiotu medyczne wynikających ze znowelizowanych przepisów
Wzór zapisów do Rejestru Czynności Przetwarzania Danych dla czynności sprawdzania kandydatów w rejestrach
Pełną wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
Skróconą wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci

Czytaj więcej >>>

Co kiedy jednak podmiot medyczny zawarł umowę powierzenia z zewnętrznym laboratorium medycznym

Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym

Stanowisko opisuje konsekwencje sytuacji, w której to podmiot wykonujący działalność leczniczą zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z zewnętrznym laboratorium diagnostycznym w związku ze zlecaniem wykonywania badań diagnostycznych swoich pacjentów. Wbrew pozorom sytuacji, w której mamy do czynienia z takim zawieraniem umów powierzenia przetwarzania danych jest więc niż można byłoby przypuszczać.

Czytaj więcej >>>

Zalecenia dla podmiotów medycznych zlecających badania laboratoryjne w ALAB laboratoria Sp. z o.o.

Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.

W związku z Komunikatem z dnia 27 listopada 2023r., w którego treści ALAB laboratoria sp. z o.o. informuje o cyt.: „(…)o możliwości naruszenia ochrony danych osobowych w związku z incydentem bezpieczeństwa w postaci ataku hakerskiego (…)” przygotowaliśmy stosowne Stanowisko IOD zawierające zalecenia dla podmiotów medycznych, zlecających wykonywanie badań ALAB laboratoria sp. z o.o. Stanowisko IOD zawiera wyjaśnienia dotyczące kwestii związanej z ewentualnym obowiązkiem dokonania zgłoszenia zdarzenia do UODO oraz powiadomienia podmiotów danych, których zdarzenie dotyczyło. Wyjaśniamy także kwestie związane z obiegiem dokumentacji pomiędzy laboratorium zewnętrznym a podmiotem zlecającym. Wskazujemy ponadto na zasadność podjęcia określonych działań po stronie podmiotu zlecającego.

Czytaj więcej >>>