W treści Wystąpienia RPO do Prezesa UODO czytamy

cyt.: „Jakkolwiek procedura obiegu korespondencji pozostaje kwestią techniczną i organizacyjną działania danego urzędu, to jednak skala wniosków kierowanych przez radnych do Rzecznika Praw Obywatelskich wymaga podniesienia jej w korespondencji z organem nadzorczym, zwłaszcza w kontekście możliwego zapoznania się przez pracowników urzędu gminy rejestrujących korespondencję z danymi osobowymi osób, które w ten sposób zgłaszać mogą nieprawidłowości także dotyczące działania samego urzędu. W myśl bowiem art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40) radny obowiązany jest kierować się dobrem wspólnoty samorządowej gminy. Radny utrzymuje stałą więź z mieszkańcami oraz ich organizacjami, a w szczególności przyjmuje zgłaszane przez mieszkańców gminy postulaty i przedstawia je organom gminy do rozpatrzenia, nie jest jednak związany instrukcjami wyborców.„