Problemy ze stosowaniem przepisów o pracy zdalnej
Problemy ze stosowaniem przepisów o pracy zdalnej – nowelizacja przepisów kodeksu pracy, z jaką mieliśmy do czynienia w minionym okresie, oprócz istotnych zmian przyniosła także szereg problemów ze stosowaniem w praktyce nowych regulacji. Przygotowałem wyjaśnienia na najczęściej zadawane nam pytania.
Czy wprowadzając pracę zdalną trzeba zmienić regulamin pracy?
Pytanie powinno brzmieć inaczej. Od czego zależy tryb postępowania przy wprowadzeniu do stosowania przepisów o pracy zdalnej? Odpowiadając jednak na pytanie z nagłówka uprzedzam pewne wyjaśnienia i informuję, iż pracodawca wprowadzając zapisy dotyczące pracy zdalnej nie dokonuje zmiany obowiązującego u niego regulaminu pracy. Zasadniczo tryb zależny jest od tego, czy u pracodawcy działają związki zawodowe.
Które przepisy stosować dotyczące pracy zdalnej w okresie pandemii?
Uwzględniając treści art. 15 Ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, uchylający obowiązywanie art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - stwierdzić należy, iż trybem, jaki należy stosować przy wydawaniu polecenia wykonywania pracy zdalnej, po dniu 6 kwietnia 2023r., w okresie stanu zagrożenia epidemicznego, będzie tryb określony znowelizowanymi przepisami kodeksu pracy (art. 67(19) § 3 pkt. 1 k.p.)) - rzeczą oczywistą jest to, mówię o sytuacji, kiedy decyzja zapada w związku z obowiązywaniem stanu zagrożenia epidemicznego.
Jakie elementy musi zawierać porozumienie ze związkami zawodowymi?
Ustawodawca narzuca nam treść porozumienia, oczywiście mamy możliwość jego rozszerzenia, jednak wskazane przez niego elementy muszą zostać określone w dokumencie, jakim jest porozumienie, a następnie muszą zostać zaakceptowane przez pracodawcę i związki zawodowe w całości, aby porozumienie mogło być stosowane w praktyce. Zachęcam do lektury pełnego opracowania mamy dostępne także gotowe wzory zapisów porozumienia.
Wzór wniosku o pracę zdalną okazjonalną?
Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Ustawodawca zdecydował, że w tym przypadku ograniczy kwestie formalne wyłączając stosowanie określonych przepisów, które stosuje się do innych przypadków pracy zdalnej. Przygotowaliśmy wniosek, o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej.
Czy w 2023r. pracownicy mają prawo do pełnego 24 dniowego wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej?
Przepisy weszły w życie dnia 7 kwietnia 2023r., jednak w związku z ich brzemieniem, stwierdzić należy, iż w roku kalendarzowym 2023r., pomimo tego, iż przepisy weszły w życie w trakcie trwania roku kalendarzowego, przysługujący pracownikom wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi 24 dni.
Kiedy pracodawca musi pokryć koszty, kiedy wypłaca ryczałt, a kiedy ekwiwalent?
Ustawodawca zdecydował, iż pracodawca w zobowiązany jest do pokrycia określonych przepisami kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, daje jednak możliwość określenia stawek zryczałtowanych, jak również dopuszcza wypłatę ekwiwalentu. Uwaga jednak ustawodawca wprowadził także przepisy umożliwiające pociągnięcie pracodawcy do odpowiedzialności za nierealizowanie ww. obowiązków.
Kiedy pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej okazjonalnej?
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy: w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej - jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
W jakim miejscu praca zdalna może być wykonywana?
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy: w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej - jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Czy pracodawca może kontrolować pracownika na pracy zdalnej?
Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie, poleceniu. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
Czy trzeba opracować procedury RODO dla pracy zdalnej?
Bez wątpienia każdy ADO, który do tej pory nie korzystał z pracy zdalnej, ma obowiązek nie tylko zapoznania się z przepisami Kodeksu pracy traktującymi o pracy zdalnej. Ma także obowiązek prawidłowego przygotowania przetwarzania danych w ramach pracy zdalnej. W zależności od stanowisk pracy, miejsc ich wykonywania, narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, różne będą ryzyka dla prawi i wolności podmiotów danych, których dane są przetwarzane, rożne będą adekwatne środki organizacyjno techniczne, jakie trzeb będzie stosować. Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną?
W określonych przepisami prawa sytuacjach pracodawca będzie zobligowany do uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. W wyjątkowych jednak sytuacjach obowiązek uwzględnienia wniosku nie zachodzi. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3, pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
