Praca zdalna co należy umieścić w aktach osobowych pracownika
Praca zdalna co należy umieścić w aktach osobowych pracownika – Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej określa: zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi; sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej; sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Praca zdalna co należy umieścić w aktach osobowych pracownika
W aktach osobowych przechowywane również będą dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, dlatego część B akt osobowych wymagała uzupełnienia. Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
Przed zmianą ...
§ 3 pkt 2 lit. v) Rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
„Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują: (…) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: (…) v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;(…)”.
Po zmianie przepisu ...
§ 3 pkt 2 lit. v) Rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
„Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują: (…) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: (…) v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej;(…)”.
W pkt 2 w lit. v wyrazy „w formie telepracy” zastępuje się wyrazem „zdalnej”,
Powagi sprawie dodaje fakt ...
Projektowane zmiany, zakładające umieszczanie w części B akt osobowych pracownika, dokumentacji odnoszącej się do wykonywanej przez niego pracy zdalnej, wydają się być uzasadnione. Należy jednak przypuszczać, iż działy kadr, odpowiedzialne za wykonywanie zadań związanych z prowadzeniem akt osobowych, już nie będą tak mocno usatysfakcjonowane z proponowanych rozwiązań.
- po pierwsze – należy uświadomić sobie fakt, iż omawiane przepisy dotyczące pracy zdalnej zakładają składanie dokumentów / wniosków / oświadczeń w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej. Dokumenty składane w postaci elektronicznej, dla pracodawców prowadzących akta osobowe w postaci papierowej, zapewne sprawią, iż ulegnie zwiększeniu nakład pracy niezbędny do realizacji dla poprawnego wykonania obowiązków.
- po drugie – należy mieć na względzie różnorodność i ilość dokumentów / wniosków / oświadczeń, jakie powstawać będą na okoliczność zlecenia / wykonywania / kontroli pracy zdalnej.
Postulaty dotyczące wyłączenia dokumentacji z akt osobowych ...
Jak czytamy w Raporcie z konsultacji publicznych i opiniowania projektu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, z dnia 22 lutego 2023r.,
cyt.:” (…) Uwagi do projektu zgłosiła organizacja Konfederacja „Lewiatan”, zaś Zarząd Główny Niezależnego Samorządnego Związku Zawodowego Funkcjonariuszy i Pracowników Więziennictwa poinformował o braku uwag do projektu. Uwagi organizacji Konfederacji „Lewiatan” nie zostały uwzględnione, ponieważ w aktach osobowych pracownika gromadzone są oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. W sposób szczegółowy wskazuje się rodzaje oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, z powołaniem odpowiednich przepisów Kodeksu pracy, które dotyczą danej dokumentacji. Wskazany w rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. W związku z powyższym wprowadzenie dokumentacji dotyczące pracy zdalnej do akt osobowych pracownika jest konieczne, a zarazem niemożliwe jest przechowywanie częściowej dokumentacji poza aktami osobowymi pracownika. Miejsce przechowywania dokumentów dotyczących pracy zdalnej będzie określone analogicznie jak miejsce przechowywania dokumentów związanych z wykonywaniem pracy w formie telepracy.(…)”.
Propozycja odwołania się do zapisów obowiązującego § 6 Rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, który to stanowi, iż pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy nie została zaakceptowana. Ostatecznie jednak warto abyśmy poczekali na przepisy, które wejdą w życie.
Co z dokumentacją dotyczącą telepracy ...
cyt.: „(…)Należy zauważyć, że za zasadne uznano pozostawienie w aktach osobowych dokumentów dotyczących telepracy, ponieważ pomimo uchylenia przepisów Kodeksu pracy regulujących tę formę wykonywania pracy, zarówno dokumenty zgromadzone do dnia wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, jak i w okresie kolejnych 6 miesięcy, będą dalej przechowywane w aktach osobowych pracowników.(…)”.
Praca zdalna i prewencyjna kontrola trzeźwości ...
Należy przypomnieć, iż zmiany jakie wprowadzone zostały do kodeksu pracy, oprócz tych dotyczacych zasad wykonywania pracy zdalnej, odnoszą się także do zagadnienia, jakim jest prewencyjne wykonywanie badania kontroli trzeźwości pracowników, przez pracodawcę.
