Praca zdalna co należy umieścić w aktach osobowych pracownika
Praca zdalna co należy umieścić w aktach osobowych pracownika – Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej określa: zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi; sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej; sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Praca zdalna co należy umieścić w aktach osobowych pracownika
W aktach osobowych przechowywane również będą dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, dlatego część B akt osobowych wymagała uzupełnienia. Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
Przed zmianą ...
§ 3 pkt 2 lit. v) Rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
„Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują: (…) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: (…) v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;(…)”.
Po zmianie przepisu ...
§ 3 pkt 2 lit. v) Rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
„Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują: (…) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: (…) v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej;(…)”.
W pkt 2 w lit. v wyrazy „w formie telepracy” zastępuje się wyrazem „zdalnej”,
Powagi sprawie dodaje fakt ...
Projektowane zmiany, zakładające umieszczanie w części B akt osobowych pracownika, dokumentacji odnoszącej się do wykonywanej przez niego pracy zdalnej, wydają się być uzasadnione. Należy jednak przypuszczać, iż działy kadr, odpowiedzialne za wykonywanie zadań związanych z prowadzeniem akt osobowych, już nie będą tak mocno usatysfakcjonowane z proponowanych rozwiązań.
- po pierwsze – należy uświadomić sobie fakt, iż omawiane przepisy dotyczące pracy zdalnej zakładają składanie dokumentów / wniosków / oświadczeń w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej. Dokumenty składane w postaci elektronicznej, dla pracodawców prowadzących akta osobowe w postaci papierowej, zapewne sprawią, iż ulegnie zwiększeniu nakład pracy niezbędny do realizacji dla poprawnego wykonania obowiązków.
- po drugie – należy mieć na względzie różnorodność i ilość dokumentów / wniosków / oświadczeń, jakie powstawać będą na okoliczność zlecenia / wykonywania / kontroli pracy zdalnej.
Postulaty dotyczące wyłączenia dokumentacji z akt osobowych ...
Jak czytamy w Raporcie z konsultacji publicznych i opiniowania projektu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, z dnia 22 lutego 2023r.,
cyt.:” (…) Uwagi do projektu zgłosiła organizacja Konfederacja „Lewiatan”, zaś Zarząd Główny Niezależnego Samorządnego Związku Zawodowego Funkcjonariuszy i Pracowników Więziennictwa poinformował o braku uwag do projektu. Uwagi organizacji Konfederacji „Lewiatan” nie zostały uwzględnione, ponieważ w aktach osobowych pracownika gromadzone są oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. W sposób szczegółowy wskazuje się rodzaje oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, z powołaniem odpowiednich przepisów Kodeksu pracy, które dotyczą danej dokumentacji. Wskazany w rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. W związku z powyższym wprowadzenie dokumentacji dotyczące pracy zdalnej do akt osobowych pracownika jest konieczne, a zarazem niemożliwe jest przechowywanie częściowej dokumentacji poza aktami osobowymi pracownika. Miejsce przechowywania dokumentów dotyczących pracy zdalnej będzie określone analogicznie jak miejsce przechowywania dokumentów związanych z wykonywaniem pracy w formie telepracy.(…)”.
Propozycja odwołania się do zapisów obowiązującego § 6 Rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, który to stanowi, iż pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy nie została zaakceptowana. Ostatecznie jednak warto abyśmy poczekali na przepisy, które wejdą w życie.
Co z dokumentacją dotyczącą telepracy ...
cyt.: „(…)Należy zauważyć, że za zasadne uznano pozostawienie w aktach osobowych dokumentów dotyczących telepracy, ponieważ pomimo uchylenia przepisów Kodeksu pracy regulujących tę formę wykonywania pracy, zarówno dokumenty zgromadzone do dnia wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, jak i w okresie kolejnych 6 miesięcy, będą dalej przechowywane w aktach osobowych pracowników.(…)”.
Praca zdalna i prewencyjna kontrola trzeźwości ...
Należy przypomnieć, iż zmiany jakie wprowadzone zostały do kodeksu pracy, oprócz tych dotyczacych zasad wykonywania pracy zdalnej, odnoszą się także do zagadnienia, jakim jest prewencyjne wykonywanie badania kontroli trzeźwości pracowników, przez pracodawcę.
Dokumentacja do Oceny Ryzyka
Dokumentacja do Oceny Ryzyka
Przygotowaliśmy dla Państwa wzorcowy pakiet dokumentów pozwalających na przeprowadzenie analizy ryzyka w organizacji oraz jej udokumentowanie. Pakiet dokumentów składa się z części opisowej, w której szczegółowo opisana została metodologia realizacji procesu oceny ryzyka oraz z arkusza kalkulacyjnego. Arkusza kalkulacyjnego, w którym to dokonywana jest analiza i ocena ryzyka.
Autor: mgr Magdalena Waszak
Format: Word / Excell
Edycja: Pliki edytowalne
Wysyłka: bezpośrednio po zaksięgowaniu wpłaty
Dokumentacja SZBI System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji
Dokumentacja SZBI System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji …
Korzystając z przygotowanych przez nas materiałów istotnie przyspieszają Państwo proces opracowania i wdrożenia kompleksowego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w zarządzanej Organizacji. Dodatkowo w sytuacji, w której to organ prowadzący chciałby narzucić dla zarządzanej przez Państwa organizacji własne rozwiązania, jesteście Państwo przygotowani na taką sytuację. Analogicznie, w sytuacji audytu realizowanego w ramach działań organu nadrzędnego, zyskują Państwo materiały istotne z punktu widzenia działań audytowych. Nie należy także ukrywać, iż przygotowana przez nas dokumentacja, może przyspieszyć i usprawnić pracę audytorom, czy też inspektorom ochrony danych, którzy mogą z rożnych względów stać się realizatorami działań w obszarze przygotowania do wdrożenia projektów zapisów Dokumentacji SZBI.
Warianty do wyboru …
- Pakiet (1) Dokumentacja SZBI
- Pakiet (2) Dokumentacja SZBI + Ocena Ryzyka w bezpieczeństwie Informacji
Dokumentacja SZBI zgodna z NIS2 …
Oczywiście przygotowując Dokumentację SZBI opracowaliśmy ją zgodnie z wymogami jakie wynikają z treści Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2555 z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii, zmieniająca rozporządzenie (UE) nr 910/2014 i dyrektywę (UE) 2018/1972 oraz uchylająca dyrektywę (UE) 2016/1148 (dyrektywa NIS 2).
Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu prawnego
W związku z faktem uchwalenia Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów opracowaliśmy dokumentację zawierającą procedury związane z obsługa zgłoszeń wewnętrznych dedykowane dla podmiotu medycznego.
Kto ma obowiązek opracowania procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
Obowiązek przygotowania i wdrożenia dokumentacji na gruncie ww. Ustawy o ochronie sygnalistów mają podmioty prawne na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Uwaga jednak do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz wlicza się osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Termin na opracowanie i wdrożenie procedur dokonywania zgłoszeń
Podmioty prawne zobowiązane na mocy Ustawy o ochronie sygnalistów mają termin do 25 września 2024 r. na opracowanie i wdrożenie dokumentacji.
Pakiet dokumentów zawiera
- Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
- Potwierdzenie:
- dokonania konsultacji z organizacją związkową celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- dokonania konsultacji z przedstawicielem załogi celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- Wzór:
- informacji o podaniu do wiadomości osób wykonujących pracę procedury zgłoszeń wewnętrznych
- informacja dla osób ubiegających się o pracę / rekrutacja / negocjacje umowy – o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
- rejestru zgłoszeń wewnętrznych
- upoważnienia do podejmowania działań następczych i przetwarzania danych osobowych
- upoważnienia do weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych i przetwarzania danych osobowych
- transkrypcji rozmowy z linii nagrywanej / z linii nie nagrywanej w ramach której doszło do zgłoszenia wewnętrznego
- wniosek sygnalisty o zorganizowanie bezpośredniego spotkania celem dokonania ustnego zgłoszenia wewnętrznego
- zgłoszenia wewnętrznego
- protokołu ze zgłoszenia wewnętrznego dokonanego ustnie
- oświadczenia sygnalisty o wyrażeniu zgody na ujawnienie jego danych osobowych
- karta weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego
- informacji zwrotnej dla osoby sygnalisty wraz ze schematem pytań i odpowiedzi pozwalających na ocenę zgłoszenia
- protokół ze zniszczenia danych osobowych zebranych przypadkowo
- protokół ze zniszczenia danych związanych ze zgłoszeniem (retencja)
- RCPD
- Klauzula Informacyjna art. 13 RODO
- Klauzula Informacyjna art. 14 RODO
- i inne.
Forma dokumentu: dokumenty edytowalne
Czas realizacji: przed terminem 25 września 2024r.
Autor: dr Jakub Rzymowski
Autor: mgr Dominik Spałek
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
W skład pakiety wchodzą następujące dokumenty:
- Omówienie przepisów – wprowadzenie do tematu
- Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 7 Lex Kamilek / braku skazania
- Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 5 Lex Kamilek / państwa zamieszkania
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Procedura opisuje zasady / powierzania / korzystania / zabezpieczania / testowania / przechowywania / niszczenia / przenośnych pamięci danych wykorzystywanych w pracy personelu administratora danych osobowych. Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych zawiera także zestaw zakazanych praktyk, wskazując na konkretne ryzyka, jakie wynikają z ich nieprzestrzegania, w szczególności w obszarze cyberbezpieczeństwa.
Pakiet dokumentów zawiera:
- Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
- Materiał edukacyjny / cyberbezpieczeństwo w pracy z urządzeniami elektornicznymi
- Ankieta inwentaryzacyjno / ewaluacyjna
- Umowa użytkowania służbowego nośnika danych
- Protokół przekazania nośnika danych
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO dla pracowników gotowe do wykorzystania przez Administratorów Danych Osobowych lub Inspektorów Ochrony Danych prowadzących działania edukacyjne w firmie. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno-informacyjnych szkoleniowych, jakie tworzymy na bieżąco. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.
W skład pakietu wchodzi:
- Harmonogram szkoleniowy – dzięki któremu wykazywana jest rozliczalność działań szkoleniowych
- Materiały edukacyjne szkoleniowe – dedykowane na kolejne 12 miesięcy
Spis treści:
- Styczeń – „Jakie kroki można podjąć po wycieku danych dotyczących zdrowia”.
- Luty – „Oszuswo na BLIKa”.
- Marzec – „Czym jest phishing, jak się przed nim bronić”.
- Kwiecień – „Ochrona danych osobowych a przyczyny nieobecności w pracy pracowników”.
- Maj – „Cyberbezpieczeństwo i problem jednego hasła w wielu serwisach”.
- Czerwiec – „Podstawowe i szczegółowe zasady pracy z pocztą elektroniczną”.
- Lipiec – „Urlop od RODO ! broszura informująca o zagrożeniach podczas wypoczynku”.
- Sierpień – „Przypomnienie zasad przetwarzania danych – w codziennej pracy”.
- Wrzesień – „Jak ułatwić sobie pracę – popularne skróty klawiszowe”
- Październik – „W jaki sposób rozpoznać próbę ataku na zasoby firmy z wykorzystaniem email”
- Listopad – „Korzystanie z przenośnych pamięci danych w pracy, ryzyka i środki zaradcze”.
- Grudzień – „Prywatny adres email do celów służbowych”.
Bezpośrednio po zakupie otrzymają Państwo nw. materiały szkoleniowe. Z uwagi n fakt, iż na bieżąco tworzymy kolejne materiały w odpowiedzi na aktualne wydarzenia, liczba materiałów szkoleniowych stale rośnie. W przypadku kiedy stworzymy materiały, będziemy je przesyłali do Państwa na bieżąco – za darmo, do końca br.
Procedura publikowania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej
Procedura publikowania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej
Procedura publikowania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej opisuje zasady związane z realizacją obowiązku publikowania informacji w BIP, jak również opisuje zasady retencji (okresy przechowywania) opublikowanych informacji. Procedura wprowadza także podział kompetencji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi podmiotu, czyniąc je odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych obowiązków wynikających z Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Dla kogo przygotowana została Procedura publikacji w BIP
Procedurę publikowania informacji w BIP przygotowaliśmy z myślą o wszystkich podmiotach, jakie zobowiązane są do udostępniania informacji publicznej, zgodnie z art. 4 ww. Ustawy o BIP.
Spis treści:
- Postanowienia ogólne.
- Zasady publikowania informacji w BIP.
- Zasady retencji danych informacji opublikowanych w BIP.
- Zasady przygotowywania informacji do opublikowania w BIP.
- Zasady odpowiedzialności i nadzoru.
- Zadania Redaktora BIP.
- Zadania Członków Zespołu Redakcyjnego BIP.
- Zadania osób kierowników / przełożonych komórek organizacyjnych.
- Zadania Działu IT.
Załączniki.
Autor: mgr Magdalena Waszak
Zgłoszenie naruszenia do UODO zalane archiwum
Zgłoszenie naruszenia do UODO zalane archiwum
Jeśli znalazłeś się, w sytuacji, kiedy na skutek awarii, doszło do rozszczelnienia rur w pomieszczeniu archiwum na skutek czego doszło do zalania przechowywanych w nim dokumentów, jako administrator danych osobowych zobowiązany jesteś do wykonania określonych czynności. W naszym poradniku na konkretnym przykładzie opisujemy krok po kroku, jak wyglądał proces analizowania zajścia, jakie informacje trzeba było pozyskać, aby mieć możliwość podjęcia określonych działań naprawczych. Pokazujemy, także jakich ustaleń dokonywano na poszczególnych etapach. Przedstawiamy również treść wzoru zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych, jakie sporządzone zostało w związku z zalaniem dokumentów w archiwum i częściowym ich zniszczeniem. Otrzymasz także zawiadomienie skierowane do podmiotów danych, których dokumenty zostały zniszczone, jakie przygotowaliśmy w związku z wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych.
Wiemy, że masz mało czasu …
Dlatego materiał, jaki otrzymasz ma na celu pomóc Ci w ocenie sytuacji i ewentualnym przygotowaniu zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych do UODO oraz w przygotowaniu zawiadomienia do podmiotów danych. Postawiliśmy na praktyczną stronę i ograniczamy analizy do niezbędnego minimum. Celem jest pomóc Ci w sytuacji, w jakiej się znalazłeś.
Materiały, jakie otrzymasz …
- Listę pytań na które powinieneś uzyskać odpowiedź analizując swój przypadek.
- Omówienie, konkretnej sytuacji związanej ze zniszczeniem na skutek zalania dokumentów przechowywanych w pomieszczeniach archiwum , gdzie krok po kroku pokazujemy co robiliśmy, jakie działania podejmowaliśmy.
- Wzór zgłoszenia do UODO, jakie przygotowane zostało w omawianym stanie faktycznym.
- Wzór zawiadomienia do podmiotów danych, których dokumentacja uległa zniszczeniu na skutek jej zalania.
- Wzór zapisu, jaki został ujęty w rejestrze naruszeń, wewnętrznym.
Dla kogo jest nasze opracowanie …
Jeśli znalazłeś się w sytuacji, kiedy doszło do zalania archiwum i zachodzi ryzyko jej zniszczenia, bądź uległa ona zniszczeniu, opracowany przez nas materiał pozwoli Ci na zrozumienie tego, z jakim zdarzeniem masz do czynienia oraz podjęcie konkretnych kroków. Dzięki lekturze oraz wzorcowym materiałom, będziesz mógł samodzielnie opracować zgłoszenie naruszenia ochrony danych do UODO oraz treść zawiadomienia do podmiotów danych, których dotyczy naruszenie.
Zgłoszenie naruszenia do UODO błędnie wysłany email
Zgłoszenie naruszenia do UODO błędnie wysłany email
Jeśli znalazłeś się, w sytuacji, kiedy na skutek błędu własnego, albo klienta, doszło do tego, że przesłano email do niewłaściwego adresata, należy wykonać określone działania, aby określić co należy zrobić w takiej sytuacji. W naszym poradniku na przykładzie opisujemy krok po kroku, jak wyglądał proces analizowania zajścia u administratora danych osobowych. Pokazujemy, jakich ustaleń dokonywano na poszczególnych etapach. Przedstawiamy także treść zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych, jakie sporządzone zostało w związku z wysyłką email do błędnego adresata. Pokazujemy także, jakie zawiadomienie do podmiotu danych, którego dane ujawniono, zostało przygotowane.
Wiemy, że masz mało czasu …
Dlatego materiał, jaki otrzymasz ma na celu pomóc Ci w ocenie sytuacji i ewentualnym przygotowaniu zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych do UODO oraz w przygotowaniu zawiadomienia do podmiotu danych. Postawiliśmy na praktyczną stronę i ograniczamy analizy do niezbędnego minimum. Celem jest pomóc Ci w sytuacji, w jakiej się znalazłeś.
Materiały, jakie otrzymasz …
- Listę pytań na które powinieneś uzyskać odpowiedź analizując swój przypadek.
- Omówienie, konkretnej sytuacji związanej z wysyłką email do błędnego adresata, gdzie krok po kroku pokazujemy co robiliśmy, jakie działania podejmowaliśmy.
- Wzór zgłoszenia do UODO, jakie przygotowane zostało w omawianym stanie faktycznym.
- Wzór zawiadomienia do podmiotu danych, którego dane ujawniono w związku z wysyłką email do błędnego adresata.
- Wzór zapisu, jaki został ujęty w rejestrze naruszeń, wewnętrznym.
Dla kogo jest nasze opracowanie …
Jeśli znalazłeś się w sytuacji, kiedy doszło do wysyłki korespondencji email do błędnego adresata, opracowany przez nas materiał pozwoli Ci na zrozumienie tego z jakim zdarzeniem masz do czynienia oraz podjęcie konkretnych kroków. Dzięki lekturze oraz wzorcowym materiałom, będziesz mógł samodzielnie opracować zgłoszenie naruszenia ochrony danych do UODO oraz treść zawiadomienia do podmiotu danych, którego dane ujawniono.