Jak długo i gdzie przechowywać wyniki kontroli trzeźwości
Jak długo i gdzie przechowywać wyniki kontroli trzeźwości – znowelizowane przepisy kodeksu pracy nakładają na pracodawcę nowe obowiązki związane z wprowadzeniem kontroli trzeźwości i pracy zdalnej. W konsekwencji istotne jest udzielenie wyjaśnienia co do terminów, i zasad przechowywania dokumentacji, jaka powstanie w związku ze stosowaniem ww. przepisów w praktyce. Istotne jest aby pracodawcy przetwarzali dane w prawem określonym zakresie, przez okres jaki określają przepisy, ponadto co ważne istotne jest, aby dokumentacja przechowywana była zgodnie z przepisami regulującymi kwestie prowadzenia akt osobowych pracowników.
Podstawowy okres przechowywania informacji ...
Zgodnie z art. 221c § 6 k.p.
cyt.: „Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania, o którym mowa w § 4, oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, o których mowa w § 1, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.”
Istotne zmiany w sposobie prowadzenia akt osobowych ...
W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369) projektowane są istotne zmiany. Konieczne jest dostosowanie brzmienia Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369) mające na celu uwzględnienie zmian wprowadzonych uchwaloną przez Sejm RP w dniu 1 grudnia 2022 r. ustawą o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druki sejmowe nr: nr druku 2335, 2618, 2890 i 2902)
Jak czytamy w projekcie nowelizacji:
cyt.: „W związku z powyższym, celem zapewnienia możliwości weryfikacji spełnienia ww. obowiązku, konieczne jest uzupełnienie katalogu dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych pracownika o potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania. W aktach osobowych pracowników będą również przechowywane dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez pracodawcę oraz dokumenty związane z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Pracodawca będzie przetwarzał informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika. Informacje te pracodawca będzie przechowywał w dodawanej części E akt osobowych pracownika. Informacje te pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. W przypadku, gdy zastosowana będzie kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna pracodawca przechowuje informacje o dacie, godzinie, minucie badania na obecność środków działających podobnie do alkoholu lub kontroli trzeźwości oraz wyniki wskazujące na stan po użyciu alkoholu, stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środków podobnych do alkoholu do czasu uznania kary za niebyłą. Przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika. Na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadzi uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego lub zleci badania krwi zgodnie z art. 221d § 5 Kodeksu pracy. Wówczas organ przeprowadzający badanie będzie przekazywał pracodawcy i badanemu pracownikowi informację w formie pisemnej obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. Informacja ta również będzie przechowywana w aktach osobowych pracownika, w dodawanej części E. Analogiczne zasady będą obowiązywały w przypadku żądania pracownika lub pracodawcy przeprowadzenia przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego badania tego pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Organ, oprócz badania krwi, będzie mógł zlecić badanie moczu. Ponadto w aktach osobowych przechowywane również będą dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, które zastąpią dokumenty związane z telepracą. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie potwierdzał w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Potwierdzenie to będzie przechowywane w części B akt osobowych pracownika.”
a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 Kodeksu pracy),
c) informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22(1d) § 10 i art. 22(1e) § 2 Kodeksu pracy),
d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 i art. 22(1f) § 2 Kodeksu pracy).
Jak przechowywać dokumenty w Części E ...
cyt.: „Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.”
Przepis stanowi ...
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje (…)” wynika, że pracodawca zobowiązany jest do przetwarzania informacji, o jakich mowa w przepisie.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje o dacie, (…) badania, o którym mowa w § 4, (…)” wynika, że pracodawca zobowiązany jest do przetwarzania informacji o dacie badania, o którym mowa jest w art. 221c § 4 k.p.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje o (…), godzinie i minucie badania, o którym mowa w § 4, (…)” wynika, że pracodawca zobowiązany jest do przetwarzania informacji o godzinie i minucie badania, o którym mowa jest w art. 221c § 4 k.p. Innymi słowy pracodawca zobowiązany jest na warunkach określonych w przepisie do przetwarzania informacji zarówno o godzinie badania, jak i o minucie badania.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje o (…) wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu (…)” wynika, że pracodawca zobowiązany jest do przetwarzania informacji o wyniku badania, o którym mowa jest w art. 221c § 4 k.p., ale tylko takim wyniku, który jest wynikiem wskazującym na stan po użyciu alkoholu.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje o (…) wyniku wskazującym na (…) stan nietrzeźwości (…)” wynika, że pracodawca zobowiązany jest do przetwarzania informacji o wyniku badania, o którym mowa jest w art. 221c § 4 k.p., ale tylko takim wyniku, który jest wynikiem wskazującym na stan nietrzeźwości.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje o (…) wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości (…)” wynika, że pracodawca zobowiązany jest do przetwarzania informacji o wyniku albo wskazującym na stan po użyciu alkohol, albo o wyniku wskazującym na stan nietrzeźwości.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje (…) wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr(…)” wynika, że przetwarzanie informacji, o jakim mowa jest w przepisie, występuje tylko i wyłącznie w określonych przypadkach.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje (…) gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr (…)” wynika, że przypadkiem, w którym wystąpi obowiązek przetwarzania przez pracodawcę informacji, o jakich mowa jest w przepisie jest przypadek, gdy takie przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „(…) dóbr, o których mowa w § 1, (…)” wynika, że dobrami, których ochrona ma zostać zapewniona, poprzez przetwarzanie informacji o jakich mowa w przepisie, to życie i zdrowie pracowników lub życie i zdrowie innych osób, ochrona mienia.
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca przetwarza informacje (…) i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania” wynika, że pracodawca przetwarza informacje, na warunkach określonych w przepisie, jak również przechowuje je w aktach osobowych pracownika
- Ze słów wytłuszczonych w przepisie „Pracodawca (…) przechowuje (…) informacje (…) przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania” wynika, że przechowywanie informacji, w aktach osobowych pracownika, następuje przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.
Skrócony okres przechowywania informacji ...
Zgodnie z art. 221c § 7 k.p.
cyt.: „W przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca przechowuje informacje, o których mowa w § 6, w aktach osobowych pracownika do czasu uznania kary za niebyłą zgodnie z art. 113.”
Zgodnie z art. 113 § 1 k.p.
cyt.: „Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.”
cyt.:” Przepis § 1 zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.
Przedłużony okres przechowywania informacji ...
Zgodnie z art. 221c § 8 k.p.
cyt.: „W przypadku, w którym informacje, o których mowa w § 6, mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres, o którym mowa w § 6, ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.”
Obowiązek usunięcia informacji z akt ...
Zgodnie z art. 221c § 9 k.p.
cyt.: „Po upływie okresów, o których mowa w § 6, 7 lub 8, informacje, o których mowa w § 6, podlegają usunięciu.”
Autor: Dominik Spałek
