Proste to RODO ochrona danych w medycynie

Wdrożenie RODO w jednostkach medycznych.
RODO w medycynie. Przygotowanie dokumentacji RODO. Szkolenia z ochrony danych osobowych.

Proste to RODO

Ochrona danych w medycynie i oświacie

Skanowanie dokumentacji medycznej w praktyce

Skanowanie dokumentacji medycznej w praktyce

Skanowanie dokumentacji medycznej w praktyce – w praktyce funkcjonowania podmiotów medycznych zagadnienie skanowania dokumentacji medycznej pojawia się w związku z różnego rodzaju zapotrzebowaniami. Należy prawidłowo rozpoznawać sytuacje, w których taki proces możliwy jest do realizacji, jak również należy prawidłowo określać prawem określane tryby, a tym samym warunki, realizacji tego procesu.

Kto utworzył dokumentację medyczną ...


(Dokumentacja OBCA)


(Dokumentacja WŁASNA)

  • pacjent stawił się na wizytę lekarską i przedstawia wyniki badań zrealizowanych przez inny podmiot medyczny,
  • pacjenta stawił się na wizytę i posiada kopie dokumentacji indywidualnej wytworzonej w związku z leczeniem w innym podmiocie medycznym
  • podmiot medyczny chce zmienić postać prowadzonej uprzednio dokumentacji w postaci papierowej na dokumentację prowadzoną w postaci elektronicznej,
  • podmiot medyczny chce ucyfryzować zasoby archiwalne własne.

Tryb postępowania z dokumentacją obcą ...

Zgodnie z §  6 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania [dalej Rozporządzenie RDM]

cyt.: „Do dokumentacji indywidualnej wewnętrznej włącza się dokumentację udostępnioną przez pacjenta lub zamieszcza się adres repozytorium, pod którym znajduje się dokumentacja udostępniona za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, lub załącza się cyfrowe odwzorowanie dokumentacji w postaci papierowej lub odnotowuje się zawarte w udostępnionej dokumentacji informacje, które są istotne dla procesu diagnostycznego, leczniczego, pielęgnacyjnego lub rehabilitacyjnego.”

Podmiot wykonujący działalność leczniczą, prowadzący dokumentacje medyczną Pacjenta ma możliwość:

  • włączenia do własnej dokumentacji indywidualnej wewnętrznej Pacjenta tej dokumentacji medycznej, którą udostępnia sam Pacjent, czyli dokumentacji, wytworzonej – uwaga przez inny podmiot medyczny, mamy tu do czynienia z sytuacją, kiedy obie dokumentacje prowadzone są w postaci papierowej, bądź, kiedy nie jest możliwe wykonania odwzorowania cyfrowego załączanej dokumentacji medycznej do dokumentacji indywidualnej wewnętrznej Pacjenta, pamiętać należy, iż taki dokument włączony do dokumentacji indywidualnej wewnętrznej, który został włączony w postaci papierowej nie może być z niej usunięty, z zastrzeżeniem lub
  • załączenia do własnej dokumentacji indywidualnej wewnętrznej Pacjenta adresu repozytorium, pod jakim znajduje się ta udostępniania dokumentacja, którą zamieścił pod tym adresem repozytorium podmiot ją wytwarzający, lub
  • załączenia do własnej dokumentacji indywidualnej wewnętrznej Pacjenta cyfrowego odwzorowania dokumentacji medycznej udostępnianej przez Pacjenta w postaci papierowej lub
  • odnotowania we własnej dokumentacji indywidualnej wewnętrznej Pacjenta zawartych w udostępnionej dokumentacji informacji, które są istotne dla procesu diagnostycznego, leczniczego, pielęgnacyjnego lub rehabilitacyjnego.

Załączana jest dokumentacja papierowa ...

Zgodnie z §  6 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania [dalej Rozporządzenie RDM]

cyt.: „Dokument włączony do dokumentacji indywidualnej wewnętrznej w postaci papierowej nie może być z niej usunięty, z zastrzeżeniem § 15 ust. 5.”

W sytuacji, kiedy podmiot prowadzący dokumentację indywidualną wewnętrzną Pacjenta – prowadzi ją w postaci papierowej i włącza do niej dokumentację, którą dostarcza sam Pacjent i jest to również dokumentacja, która prowadzona jest w postaci papierowej, ale jest to dokumentacja wytworzona przez inny podmiot medyczny, tak załączony dokument nie może być po jego załączeniu usunięty. Przykładem takiego wyjątku jest sytuacja, kiedy to podmiotowi medycznemu udostępniona została przez samego Pacjenta, dokumentacja indywidualna będąca w szczególności wynikami wcześniejszych badań diagnostycznych, kartą przebiegu ciąży, kartą informacyjną z leczenia szpitalnego, zaświadczeniami, orzeczeniami oraz opiniami. W takiej sytuacji zwraca się Pacjentowi za pokwitowaniem taką dokumentację, przy jego wypisie. [§ 15 ust. 5. Rozporządzenie RDM]

Załączane są skany lub odnotowywane są informacje ...

Zgodnie z §  6 ust. 6  Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania [dalej Rozporządzenie RDM]

cyt.: „W przypadku załączenia cyfrowego odwzorowania dokumentacji w postaci papierowej lub odnotowania zawartych w udostępnionej dokumentacji informacji, które są istotne dla procesu diagnostycznego, leczniczego, rehabilitacyjnego lub pielęgnacyjnego, o których mowa w ust. 4, dokumentacja dostarczona przez pacjenta w postaci papierowej jest zwracana pacjentowi.”

W sytuacji, kiedy podmiot medyczny załącza do własnej dokumentacji medycznej indywidualnej wewnętrznej swojego Pacjenta, odwzorowanie cyfrowe dostarczonej przez niego a wytworzonej przez inny podmiot medyczny dokumentacji w postaci papierowej oraz w sytuacji kiedy dokonuje jedynie odnotowania odpowiednich informacji – dokumentację którą została zeskanowana, z której odnotowano odpowiednie informacje zwraca się Pacjentowi.

Zgodnie z §  6 ust. 7 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania [dalej Rozporządzenie RDM]

cyt.: „ W przypadku braku możliwości zwrotu dokumentacja dostarczona przez pacjenta w postaci papierowej może być zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta.”

Z tego rodzaju sytuacją będziemy mieli do czynienia w sytuacji zgonu Pacjenta. Wówczas dokumentacja papierowa przez niego udostępniona, będzie mogła zostać zniszczona. Należy  pamiętać, iż proces niszczenia powinien zostać wykonany w taki sposób aby zagwarantował brak możliwości identyfikacji Pacjenta.

Tryb postępowania z dokumentacją własną ...

Szczegółowe informacje na temat digitalizacji

Procedura digitalizacji dokumentacji medycznej

Więcej na temat procedury digitalizacji dokumentacji medycznej i warunków jego realizacji pisałem w moim opracowaniu „Digitalizacja dokumentacji medycznej”. Przygotowałem także szczegółową procedure dla podmiotu medycznego, który chce realizować proces digitalizacji dokumentacji medycznej.

Podstawy prawne ...

Wybrane materiały dla podmiotów medycznych ...