Kiedy należy usunąć odpis zawiadomienia o karze porządkowej z akt osobowych pracownika
Kiedy należy usunąć odpis zawiadomienia o karze porządkowej z akt osobowych pracownika. Kwestie związane z odpowiedzialnością porządkową pracowników regulują przepisy Rozdziału VI Kodeksu Pracy. Przepisy określają zarówno rodzaje kar porządkowych, sytuacje, w których pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, tryb postępowania i zasady nakładania kar porządkowych, jak również tryb odwoławczy oraz zasady zatarcia kary.
Rodzaj kar porządkowych na gruncie prawa pracy ...
Na początek jednak, kilka słów na temat tego, kiedy i za co pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
- karę upomnienia;
- karę nagany.
Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować
- karę pieniężną.
Tryb i zasady nakładania kar porządkowych ...
Nie jest przedmiotem analizy szczegółowe omówienie wszystkich elementów tematu. Z tego względu tylko zasygnalizuję, iż przepisy określają zawite terminy, w jakich to można pracownika pociągnąć do odpowiedzialności porządkowej. Pracodawca musi pamiętać o tym, iż kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Ponadto pracodawca o zastosowanej karze zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia o ukaraniu składa się do akt osobowych pracownika. Przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Pracownikowi przysługuje 7 dniowy termin na zgłoszenie sprzeciwu od nałożonej kary porządkowej. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Co bardzo istotne nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Praktyka wskazuje, iż często pracodawcy nie dochowują ww. terminu i przygotowują swoje stanowisko w sprawie odrzucenia sprzeciwu, albo przesyłają je, po ww. terminie, co automatycznie skutkuje tym, iż zachodzi konieczność zastosowania trybu zatarcia kary. Przypomnę, iż zgodnie z przepisem art. 61 § 1 Kodeksu Cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.
Zatarcie kary ...
Przepisy określają sytuacje w których dochodzi do zatarcia kary. Wystąpienie tych okoliczności skutkuje tym, że pracodawca musi usunąć z akt osobowych ukaranego pracownika odpis zawiadomienia, o jego karaniu.
Pracodawca nie realizuje swoich obowiązków ...
Co jednak dzieje się w sytuacji, kiedy pracodawca pomimo, swojego obowiązku usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, takiej czynności nie wykonuje?
Jak słusznie podnosi dr Jakub Rzymowski cyt.: „(…)Dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem” należy więc rozumieć tak, że dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z art. 6 RODO lub z art. 9 RODO lub z art. 10 RODO.(…)”. Innymi słowy konsekwencją nie usunięcia zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkową z akt osobowych, w sytuacji, kiedy takie działanie jest obowiązkiem pracodawcy, jest naruszenie zasady przetwarzania danych zgodnie z prawem. Nie istnieje bowiem podstawa prawna wyrażona w art. 6 RODO, która dawałaby możliwość, takiego dalszego przetwarzania danych.
Ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek usunięcia odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych pracownika w określonych sytuacjach:
- po roku nienagannej pracy,
- w razie uwzględnienia sprzeciwu pracownika przez pracodawcę,
- w razie wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary,
- po uznaniu z własnej inicjatywy kary za niebyłą,
- po uznaniu kary za niebyła przez pracodawcę na skutek złożenia wniosku przez reprezentującą pracownika organizację związkową.
Co może grozić pracodawcy ...
Takie zaniechania pracodawcy, mogą doprowadzić go także do odpowiedzialności na gruncie przepisów Kodeksu pracy, zgodnie z art. 282 § 2 k.p. w sytuacji kiedy pracodawca działa wbrew obowiązkowi nie wykonuje podlegającego wykonaniu orzeczenia sądu pracy lub ugody zawartej przed komisją pojednawczą lub sądem pracy w sprawie uznania kary porządkowej za nałożoną z naruszeniem przepisów prawa – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
W zależności od okoliczności stanu faktycznego może dojść do sytuacji, o jakiej mowa w art. 281 § 1 pkt. 4 k.p., tj. uznania stanu faktycznego polegającego na nie usuwaniu odpisu zawiadomienia o nałożeniu kary z akt osobowych pracownika, jako stosowanie wobec niego innej kary niż przewidziana w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników co skutkuje tym, iż taki pracodawca – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Pracownik ma także możliwość zgłoszenia takiego naruszenia polegającego na nie usunięciu odpisu zawiadomienia z akt osobowych, do Państwowej Inspekcji Pracy. Organ ten w razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy jest uprawniony do skierowania wystąpienia lub wydania polecenia, w sprawie ich usunięcia, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób winnych.
Pracownik może także dochodzić odszkodowania na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Pracy (art. 471 k.c. w związku z art. 300 k.p.)
Uzupełniająco jak usunąc odpis zawiadomienia z akt ...
Akta osobowe pracownika składają się z czterech części i obejmują część A, B, C, D. To właśnie w części D – zamieszcza się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Materiały edukacyjne dla pracowników ...
Materiały szkoleniowe dla pracowników – zadbaj o wiedzę swojego personelu. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno informacyjnych szkoleniowych tematycznie związanych z RODO adresowanych do pracowników. Materiały mogą Państwo wykorzystywać jako IOD w prowadzeniu działań szkoleniowych w swoich jednostkach. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.
Autor: mgr Dominik Spałek
Ten IOD może pracować dla Ciebie …Inspektor ochrony danych, założyciel portalu www.prostetorodo.pl Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Członek Zespołu merytorycznego Proste to RODO. Ekspert z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze podmiotów medycznych w zakresie prawa pracy, zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Dominik Spałek, jako praktyk, realizuje zadania jako Inspektor Ochrony Danych w podmiotach wykonujących działalność leczniczą w Częstochowie i nie tylko. Wspiera administratorów danych osobowych w realizacji ich obowiązków w zakresie przede wszystkich ochrony danych medycznych, w tym danych osobowych. Dominik Spałek, jako praktyk od lat przygotowuje dokumentację z zakresu prawa pracy, zbiorowego prawa pracy. Wieloletnie doświadczenie w pracy w centrali związkowej, zaowocowało licznymi publikacjami tematycznymi z zakresu prawa pracy na łamach tygodników prasowych, jak również w formie audycji radiowych. Fakt uczestnictwa w zespołach roboczych, jak i negocjacyjnych, przełożył się na jego udział w tworzeniu zapisów zakładowych / ponadzakładowych układów zbiorowych pracy m.in. dla sektora medycznego oraz pomocy społecznej.
