Czy pracodawca może dzwonić do pracownika na urlopie
Czy pracodawca może dzwonić do pracownika na urlopie wykorzystując do tego celu jego prywatny numer telefonu. Zwrócił się do nas z zapytaniem pracownik, który po powrocie z urlopu został wezwany do swojego przełożonego celem złożenia wyjaśnień, w trybie art. 109 § 2 k.p., dlaczego nie odbierał swojego prywatnego telefonu, kiedy to były wykonywane do niego połączenia służbowe? Na wstępie, należy zauważyć, iż tryb, w jakim pracownik składał wyjaśnienia sugerować może, że pracodawca jest na etapie podejmowania decyzji o zastosowaniu względem pracownika odpowiedzialności porządkowej. Przepis art. 109 § 2 k.p. stanowi bowiem, iż kara w ramach odpowiedzialności porządkowej, może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Oznacza to, iż sprawę pracownik powinien potraktować z należytą powagą.
Czy pracodawca może dzwonić do pracownika na urlopie wykorzystując do tego celu jego prywatny numer telefonu?
W pytaniu pracownika:
- mowa jest o danej osobowej, jaką jest jego prywatny numer telefonu pracownika,
- nie zostało wyjaśnione, w jaki sposób pracodawca wszedł w posiadanie tego prywatnego numeru telefonu pracownika,
- nie określono także, w jakim celu kontaktu z pracownikiem, ani charakteru informacji, która miała zostać przekazana,
- nie doprecyzowano także, jakie stanowisko zajmował pracownik, jaki był zakres jego obowiązków, co na temat takich stanów faktycznych mówią regulacje wewnętrzne pracodawcy.
Dane osobowe zwykłe ...
Prywatny numer telefonu pracownika, kandydata do pracy, zaliczamy do kategorii danych osobowych zwykłych. Ma to znaczenie z punktu widzenia analizowanego przypadku, albowiem skupię się tylko i wyłącznie na nim w tej odpowiedzi. W odniesieniu do danych o jakich mowa w art. 9 ust. 1 oraz 10 RODO przepisy Kodeksu Pracy przewidują bowiem odmienne regulacje.
Źródło pozyskania danych w postaci prywatnego numeru telefonu - pozyskano od kandydata do pracy ...
Zgodnie z art. 22(1) § 1 pkt. 3) k.p. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących dane kontaktowe. Prywatny numer telefonu kandydata uznać należy, jako dane osobowe wchodzące do katalogu danych kontaktowych kandydata, których przetwarzanie przez pracodawcę jest legalne na etapie prowadzonego postępowania rekrutacyjnego. Sygnalizuję jednak z ostrożności, iż brak jest przepisu prawa, który obligowałby kandydata do pracy do tego, aby ten posiadał prywatny numer telefonu. Innymi słowy ustawodawca zalegalizował przetwarzanie danych kontaktowych kandydata w skład, których wchodzić może prywatny jego numer telefonu, jednak nie nałożył na niego obowiązku posiadania takiego prywatnego numeru telefonu.
Źródło pozyskania danych w postaci prywatnego numeru telefonu - pozyskano od pracownika ...
Idźmy dalej, są sytuacje, w których to pracodawca uprawniony jest do tego, aby żądać od kandydatów, czy od pracowników podania dodatkowych danych, aniżeli te, które wprost wskazane zostały przepisami Kodeksu Pracy. W naszym przypadku mówimy o żądaniu podania prywatnego numeru telefonu. Zgodnie z art. 22(1) § 4 k.p. pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w art. 22(1) § 1 i 3 k.p., gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Zgoda kandydata do pracy, pracownika na przetwarzanie danych osobowych w postaci prywatnego numeru telefonu przez pracodawcę ...
Idźmy dalej, ustawodawca dopuścił sytuacje, w których to kandydat do pracy, pracownik mogą składać oświadczenia woli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. W naszym przypadku mówimy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez pracodawcę prywatnego numeru telefonu. Zgodnie z art. 22 (1a) § 1. k.p. co do zasady zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych w postaci prywatnego numeru telefonu. Zwracam jednak uwagę, iż mówimy tutaj o przetwarzaniu danych w innym celu niż w związku z prowadzonym postępowaniem rekrutacyjnym – w odniesieniu do kandydata i w związku z inną sytuacją, niż ta, gdy takie przetwarzanie danych w postaci prywatnego numeru telefonu jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W naszym przypadku wyrażona zgoda odnosi się do celu przetwarzania, jakim jest możliwość kontaktu w sprawach służbowych z urlopowanym pracownikiem.
Pracodawcy muszą jednak pamiętać o tym, iż brak wyrażenia zgody przez kandydata do pracy, czy pracownika, na przetwarzanie ich prywatnego numeru telefonu w celu kontaktu z nimi w sprawach służbowych podczas urlopu, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Należy jednak uczulić pracodawców na to, iż o ile mogą oni inicjować proces pozyskiwania zgód na przetwarzanie danych osobowych w postaci prywatnego numeru telefonu od kandydata do innych celów niż te związane z rekrutacją, czy od pracownika, kandydaci i pracownicy nie mają obowiązku z taką inicjatywą się zgadzać. Innymi słowy nie mają obowiązku przekazywać przyszłemu pracodawcy / pracodawcy swoich prywatnych numerów telefonów.
Zgoda jest, ale pracownik nie odebrał telefonu ...
Zaznaczam jednak, iż indywidualne okoliczności stanu faktycznego będą decydujące dla dokonania ewentualnej oceny sytuacji, w której to pracownik pomimo wyrażenia zgody połączenia od pracodawcy nie odebrał w czasie urlopu. Pamiętać należy o tym, iż urlop wypoczynkowy, jako coroczny, nieprzerwany i płatny okres w którym to pracownik zwolniony jest od świadczenia pracy jest to, aby pracownik mógł zregenerować swoje siły, przed ponownym rozpoczęciem świadczenia pracy. Innymi słowy z prawa do przetwarzania danych w zakresie numeru telefonu prywatnego pracownika w celu kontaktowania się z nim w okresie urlopu, nie wynika jeszcze jego obowiązek podejmowania takich połączeń. Z ostrożności podnoszę, iż w mojej ocenie odbieranie od pracowników oświadczeń o wyrażeniu zgody na wykonywanie połączeń przychodzących przez pracodawcę z wykorzystaniem ich prywatnych numerów telefonów z jednoczesnym zobowiązywaniem ich do podejmowania, odbierania takich rozmów nie jest prawidłowym rozwiązaniem. Może zostać to potraktowane jako sytuacja, w której pracodawca zleca de facto dyżur pracowniczy.
Sytuacja szczególna - przepisy wewnątrzzakładowe ...
Uwaga jednak pracodawca ma możliwość, wprowadzenia zobowiązania do podejmowania rozmów przychodzących, z wykorzystaniem prywatnego numeru telefonu, w okresie urlopu pracownika, zamieszczając stosowne regulacje w przepisach prawa wewnątrzzakładowego. W mojej jednak ocenie takie sytuacje muszą bezwzględnie zostać uzasadnione i wynikać z charakteru pracy, jaką wykonuje urlopowany pracownik na powierzonym mu stanowisku.
Środki organizacyjne i techniczne ...
Kończąc zasygnalizuję jeszcze jeden aspekt natury praktycznej, który może pojawić się w rzeczywistości, a który może powodować szereg problemów dla pracodawcy, jako dla administratora danych osobowych.
Autor: mgr Dominik Spałek
Ten IOD może pracować dla Ciebie …Inspektor ochrony danych, założyciel portalu www.prostetorodo.pl Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Członek Zespołu merytorycznego Proste to RODO. Ekspert z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze podmiotów medycznych w zakresie prawa pracy, zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Dominik Spałek, jako praktyk, realizuje zadania jako Inspektor Ochrony Danych w podmiotach wykonujących działalność leczniczą w Częstochowie i nie tylko. Wspiera administratorów danych osobowych w realizacji ich obowiązków w zakresie przede wszystkich ochrony danych medycznych, w tym danych osobowych. Dominik Spałek, jako praktyk od lat przygotowuje dokumentację z zakresu prawa pracy, zbiorowego prawa pracy. Wieloletnie doświadczenie w pracy w centrali związkowej, zaowocowało licznymi publikacjami tematycznymi z zakresu prawa pracy na łamach tygodników prasowych, jak również w formie audycji radiowych. Fakt uczestnictwa w zespołach roboczych, jak i negocjacyjnych, przełożył się na jego udział w tworzeniu zapisów zakładowych / ponadzakładowych układów zbiorowych pracy m.in. dla sektora medycznego oraz pomocy społecznej.
Materiały edukacyjne dla pracowników ...
Materiały szkoleniowe dla pracowników – zadbaj o wiedzę swojego personelu. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno informacyjnych szkoleniowych tematycznie związanych z RODO adresowanych do pracowników. Materiały mogą Państwo wykorzystywać jako IOD w prowadzeniu działań szkoleniowych w swoich jednostkach. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.
