Raport NIK o KRI w podmiotach medycznych
Raport NIK o KRI w podmiotach medycznych „Organizacja pracy i zakres obowiązków administracyjnych personelu medycznego w ambulatoryjnej opiece zdrowotnej„. Zachęcam Państwa bardzo gorąco do zapoznania się nie tylko z naszym sprawozdaniem dotyczącym wybranych elementów, jakie opisane zostały w Raporcie NIK. Zachęcam w szczególności kierowników i personel zarządzający PWDL.
Celem kontroli było uzyskanie odpowiedzi ...
Uzasadnieniem podjęcia kontroli były wcześniejsze ustalenia kontroli NIK dotyczące prowadzenia dokumentacji medycznej oraz informacje świadczące o znacznym obciążeniu personelu medycznego zadaniami, które nie były bezpośrednio związane z leczeniem.
- Czy podział zadań pomiędzy personel medyczny i niemedyczny zapewnił optymalne wykorzystanie czasu na leczenie pacjentów?
- Czy stosowane narzędzia informatyczne wspierały personel medyczny w wykonywaniu obowiązków administracyjnych?
Pomocne materiały dla kierowników PWDL ...
Jak przygotować system informatyczny do prowadzenia EDM
Prezentacja VIDEO na temat tego, jak przygotować jednostkę medyczną do prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej od strony informatycznej.
Jak sprawdzić i zaplanować przygotowanie IT do dokumentacji elektronicznej
Jakie wymogi musi spełniać system teleinformatyczny, aby mógł być wykorzystany do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. Ankieta sprawdzająca z pytaniami weryfikującymi.
Jak poprawnie wykonać Audyt Bezpieczeńśtwa Informacji KRI
Szkolenie na żywo (online) eksperci zaprezentują , w jaki sposób zgodnie z prawem i prawidłowo można wykonać samodzielnie Audyt bezpieczeństwa informacji KRI.
Jednostki kontrolowane ...
Kontrola dotyczyła 22 podmiotów leczniczych prowadzonych w formie samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Jak powinien wyglądać system teleinformatyczny ...
Jak czytamy w raporcie NIK o KRI w podmiotach medycznych
cyt.: „(…)Podmiot leczniczy udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji medycznej. Ograniczenie związanych z tym obciążeń uzależnione jest od organizacji tego podmiotu oraz użytkowanego systemu informatycznego, który może wspierać lub utrudniać pracę personelu. System informatyczny w podmiocie udzielającym ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych powinien być narzędziem, które pozwala kompleksowo zarządzać pracą przychodni, od rejestracji, przez umawianie wizyt u lekarzy, przekazywanie wyników badań w gronie specjalistów, po prowadzenie dokumentacji medycznej. Powinien przyczyniać się do redukcji czynności administracyjno-biurowych, umożliwiać wspieranie codziennej aktywności medycznej, jak również planowanie i organizację tej działalności oraz wspomaganie procesu terapeutyczno-diagnostycznego. Dane pacjenta oraz wyniki badań laboratoryjnych powinny być udostępnione na terenie całej jednostki. System powinien także pozwolić na bieżący przepływ informacji pomiędzy wewnętrznymi jednostkami organizacyjnymi, w celu usprawnienia diagnozowania pacjentów, redukcji czynności administracyjnych kadry medycznej, a w efekcie umożliwić zwiększenie czasu dla pacjenta(…)”.
System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji
Jak czytamy w raporcie NIK o KRI w podmiotach medycznych
cyt.: „(…)Zgodnie z § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, podmiot realizujący zadania publiczne opracowuje i ustanawia,wdraża i eksploatuje, monitoruje i przegląda oraz utrzymuje i doskonali system zarządzania bezpieczeństwem informacji zapewniający poufność, dostępność i integralność informacji. Uwzględnia takie atrybuty jak autentyczność, rozliczalność, niezaprzeczalność i niezawodność. (…)”.
Stwierdzone nieprawidłowości w obszarze KRI ...
- cyt. „(…)nie była prowadzona okresowa analiza ryzyka utraty integralności, dostępności lub poufności informacji. Obowiązek prowadzenia takiej analizy został określony w § 20 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności.(…)”.
- cyt.: „(…)„Polityka Bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych” nie była na bieżąco aktualizowana, także w związku z nową organizacją udzielania świadczeń zdrowotnych w formie teleporad, co było niezgodne z § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności(…)”.
- cyt.: „(…)nie zapewniono inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania służącego do przetwarzania informacji obejmującej ich rodzaj i konfigurację, czym naruszono § 20 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności.(…)”.
- cyt.: „(…)nie wyegzekwowano od dostawcy oprogramowania przekazania uprawnień administratora (haseł i loginu). Tym samym nie zostały zrealizowane postanowienia zawartej umowy(…)”.
NIK o prowadzeniu dokumentacji elektronicznej ...
Analizowane zagadnienia w ramach kontroli odnosiły się także do kwestii związanej z faktycznym przygotowaniem jednostek medycznych do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, w tym w postaci EDM czyli elektronicznej dokumentacji medycznej. NIK precyzyjnie wskazuje zasady, które muszą być zachowane przy przechodzeniu na tę właśnie formę prowadzenia dokumentacji w jednostce.
Przejście na elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji medycznej wiąże się przede wszystkim z:
- upoważnieniem personelu do przetwarzania danych osobowych w systemie teleinformatycznym;
- koniecznością podpisania w niektórych przypadkach umowy powierzenia danych osobowych (gdy np. zewnętrzny podmiot udostępnia i konserwuje system, uzyskując dostęp do danych osobowych);
- obowiązkiem właściwego zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych w nowej formie;
- koniecznością przeprowadzenia analizy ryzyka i w niektórych przypadkach oceny skutków dla ochrony danych (gdy sposób przetwarzania, w tym z użyciem nowych technologii, z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw/wolności osób fizycznych).
Systemy informatyczne jednostek ...
Jak czytamy w raporcie NIK o KRI w podmiotach medycznych podmioty nie zapewniły w swoich systemach informatycznych spełniania wszystkich wymagań do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, w tym w
- piętnastu skontrolowanych podmiotach (68%) systemy informatyczne nie prezentowały pełnej historii zmian dokumentów wraz z informacją o użytkowniku modyfikującym dokument w formie elektronicznej i czasie dokonania modyfikacji (widoczna była tylko ostatnia modyfikacja oraz autoryzacja);
- dziewięciu skontrolowanych podmiotach (41%) nie zapewniono możliwości zapisu oraz dystrybuowania diagnostyki obrazowej w standardach DICOM lub innych;
- dwóch podmiotach66 (9%) systemy informatyczne zapewniały możliwość zapisu, ale bez możliwości dystrybuowania diagnostyki obrazowej w standardach DICOM;
- jednym podmiocie67 (5%), pomimo że system zapewniał możliwość zapisu oraz dystrybuowania diagnostyki obrazowej w standardach DICOM, to jednak opcja nie była wykorzystywana ze względu na brak integracji z systemami obsługi diagnostyki obrazowej i laboratoryjnej;
- trzech podmiotach68 (14%) na wydrukach dokumentacji medycznej generowanych z systemu informatycznego nie było przyporządkowania wszystkich cech informacyjnych osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych; wydruki te musiały być nadal autoryzowane przez lekarza pieczątką i podpisem.
Warunki organizacyjno techniczne ...
Warunki organizacyjno-techniczne jest to zwrot, jakim posłużył się ustawodawca w treści Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020r., w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020r. (Dz.U. z 2020r., poz. 666). Zgodnie z § 1 ust. 1 ww. Rozporządzenia podstawową postacią dokumentacji medycznej prowadzonej w podmiocie udzielającym świadczeń medycznych jest dokumentacja medyczna prowadzona w postaci elektronicznej. Może być także prowadzona w postaci papierowej, jeżeli postać taka jest przewidziana przepisem prawa (np. § 39 ust. 2 i § 68 ust. 2 tego rozporządzenia) lub w przypadku braku warunków organizacyjno-technicznych umożliwiających prowadzenie dokumentacji elektronicznej (§ 1 ust. 2 tego ww. Rozporządzenia).
NIK słusznie podnosi, iż
cyt.: „(…)prowadzenie dokumentacji medycznej w podmiocie leczniczym powinno odbywać się według jednolitych zasad. Dokumentacja prowadzona w jednej postaci, np. elektronicznej, nie może być jednocześnie prowadzona w drugiej, np. papierowej. Celem wprowadzenia tego przepisu było promowanie spójnych rozwiązań i wyeliminowanie nieefektywnych praktyk tworzenia jednego dokumentu jednocześnie w postaci elektronicznej i papierowej. Celem tego jest uniknięcie sytuacji, w których ten sam dokument funkcjonuje w obiegu w dwóch wersjach, często niespójnych, gdyż wpisy dokonywane byłyby zamiennie, raz w wersji papierowej, a raz w wersji elektronicznej(…)”.
Pomocne materiały dla kierowników PWDL ...
Jak przygotować system informatyczny do prowadzenia EDM
Prezentacja VIDEO na temat tego, jak przygotować jednostkę medyczną do prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej od strony informatycznej.
Jak sprawdzić i zaplanować przygotowanie IT do dokumentacji elektronicznej
Jakie wymogi musi spełniać system teleinformatyczny, aby mógł być wykorzystany do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. Ankieta sprawdzająca z pytaniami weryfikującymi.
Jak poprawnie wykonać Audyt Bezpieczeńśtwa Informacji KRI
Szkolenie na żywo (online) eksperci zaprezentują , w jaki sposób zgodnie z prawem i prawidłowo można wykonać samodzielnie Audyt bezpieczeństwa informacji KRI.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu medycznego
Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotu medycznego
W związku z faktem uchwalenia Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów opracowaliśmy dokumentację zawierającą procedury związane z obsługa zgłoszeń wewnętrznych dedykowane dla podmiotu medycznego.
Kto ma obowiązek opracowania dokumentacji
Obowiązek przygotowania i wdrożenia dokumentacji na gruncie ww. Ustawy o ochronie sygnalistów mają podmioty medyczne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Uwaga jednak do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz wlicza się osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Pakiet dokumentów zawiera
- Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
- Potwierdzenie:
- dokonania konsultacji z organizacją związkową celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- dokonania konsultacji z przedstawicielem załogi celem ustalenia procedury zgłoszenia wewnętrznego
- Wzór:
- informacji o podaniu do wiadomości osób wykonujących pracę procedury zgłoszeń wewnętrznych
- informacja dla osób ubiegających się o pracę / rekrutacja / negocjacje umowy – o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
- rejestru zgłoszeń wewnętrznych
- upoważnienia do podejmowania działań następczych i przetwarzania danych osobowych
- upoważnienia do weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych i przetwarzania danych osobowych
- transkrypcji rozmowy z linii nagrywanej / z linii nie nagrywanej w ramach której doszło do zgłoszenia wewnętrznego
- wniosek sygnalisty o zorganizowanie bezpośredniego spotkania celem dokonania ustnego zgłoszenia wewnętrznego
- zgłoszenia wewnętrznego
- protokołu ze zgłoszenia wewnętrznego dokonanego ustnie
- oświadczenia sygnalisty o wyrażeniu zgody na ujawnienie jego danych osobowych
- karta weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego
- informacji zwrotnej dla osoby sygnalisty wraz ze schematem pytań i odpowiedzi pozwalających na ocenę zgłoszenia
- protokół ze zniszczenia danych osobowych zebranych przypadkowo
- protokół ze zniszczenia danych związanych ze zgłoszeniem (retencja)
- RCPD
- Klauzula Informacyjna art. 13 RODO
- Klauzula Informacyjna art. 14 RODO
- i inne.
Forma dokumentu: dokumenty edytowalne
Autor: dr Jakub Rzymowski
Autor: mgr Dominik Spałek
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
W skład pakiety wchodzą następujące dokumenty:
- Omówienie przepisów – wprowadzenie do tematu
- Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 7 Lex Kamilek / braku skazania
- Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 5 Lex Kamilek / państwa zamieszkania
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
Procedura opisuje zasady / powierzania / korzystania / zabezpieczania / testowania / przechowywania / niszczenia / przenośnych pamięci danych wykorzystywanych w pracy personelu administratora danych osobowych. Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych zawiera także zestaw zakazanych praktyk, wskazując na konkretne ryzyka, jakie wynikają z ich nieprzestrzegania, w szczególności w obszarze cyberbezpieczeństwa.
Pakiet dokumentów zawiera:
- Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
- Materiał edukacyjny / cyberbezpieczeństwo w pracy z urządzeniami elektornicznymi
- Ankieta inwentaryzacyjno / ewaluacyjna
- Umowa użytkowania służbowego nośnika danych
- Protokół przekazania nośnika danych
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO dla pracowników gotowe do wykorzystania przez Administratorów Danych Osobowych lub Inspektorów Ochrony Danych prowadzących działania edukacyjne w firmie. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno-informacyjnych szkoleniowych, jakie tworzymy na bieżąco. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.
W skład pakietu wchodzi:
- Harmonogram szkoleniowy – dzięki któremu wykazywana jest rozliczalność działań szkoleniowych
- Materiały edukacyjne szkoleniowe – dedykowane na kolejne 12 miesięcy
Spis treści:
- Styczeń – „Jakie kroki można podjąć po wycieku danych dotyczących zdrowia”.
- Luty – „Oszuswo na BLIKa”.
- Marzec – „Czym jest phishing, jak się przed nim bronić”.
- Kwiecień – „Ochrona danych osobowych a przyczyny nieobecności w pracy pracowników”.
- Maj – „Cyberbezpieczeństwo i problem jednego hasła w wielu serwisach”.
- Czerwiec – „Podstawowe i szczegółowe zasady pracy z pocztą elektroniczną”.
- Lipiec – „Urlop od RODO ! broszura informująca o zagrożeniach podczas wypoczynku”.
- Sierpień – „Przypomnienie zasad przetwarzania danych – w codziennej pracy”.
- Wrzesień – „Jak ułatwić sobie pracę – popularne skróty klawiszowe”
- Październik – „W jaki sposób rozpoznać próbę ataku na zasoby firmy z wykorzystaniem email”
- Listopad – „Korzystanie z przenośnych pamięci danych w pracy, ryzyka i środki zaradcze”.
- Grudzień – „Prywatny adres email do celów służbowych”.
Bezpośrednio po zakupie otrzymają Państwo nw. materiały szkoleniowe. Z uwagi n fakt, iż na bieżąco tworzymy kolejne materiały w odpowiedzi na aktualne wydarzenia, liczba materiałów szkoleniowych stale rośnie. W przypadku kiedy stworzymy materiały, będziemy je przesyłali do Państwa na bieżąco – za darmo, do końca br.
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych jest to zjawisko, które coraz częściej obecne jest w realiach podmiotów medycznych. Nie tylko oczekiwania i potrzeby zdrowotne pacjentów stanowią uzasadnienie dla wdrożenia takich rozwiązań, ale także zmieniające się przepisy, sprawiają, iż korzystanie z przenośnego sprzętu komputerowego z dostępem do zasobów bazodanowych przez personel udzielający świadczeń zdrowotnych w miejscu zamieszkania pacjenta, stają się obowiązkiem.
Nie tylko sprzęt, ale i dostęp zdalny do danych
Udzielanie świadczeń medycznych czy to w ramach tzw. „wizyt domowych”, bądź w ramach „opieki środowiskowej” czy też wystawianie recept w postaci elektronicznej podczas wizyty realizowanej w miejscu zamieszkania pacjenta, pociąga za sobą konieczność odpowiedniego przygotowania personelu medycznego do prowadzenia, zabezpieczania i przechowywania dokumentacji medycznej powstającej w takich sytuacjach.
Dokumentacja przygotowana do wdrożenia:
- Procedura pracy z wykorzystaniem sprzętu wynoszonego poza obszar podmiotu medycznego.
- Procedura zdalnego dostępu do danych.
- Upoważnienie dla personelu medycznego.
- Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurami pracy ze zdalnym dostępem do pracy.
- Karta szkolenia wstępnego.
- Test sprawdzający.
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Stanowisko IOD – przypominające o obowiązku prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą. Opracowanie zawiera szczegółowe informacje na temat tego, jakie dane należy bezwzględnie zamieszczać w wykazie, jakie mogą zostać w nim zapisane dodatkowo, oraz przedstawia błędne praktyki, z jakimi można spotkać się w praktyce funkcjonowania podmiotów leczniczych.
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych – z dniem 15 lutego 2024 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy, które m.in. na podmioty medyczne nakładają nowe obowiązki opracowania i wdrożenia standardów ochrony małoletnich, jakie należy przestrzegać w podmiotach medycznych. Nowe obowiązki wynikają wprost z treści Ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich [tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1304 ze zm.].
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych
Przygotowaliśmy dla Państwa wzorcową dokumentację zgodną z wytycznymi zawartymi w Ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Pakiet dokumentów zawiera zarówno:
- Omówienie podstawowych obowiązków podmiotu medyczne wynikających ze znowelizowanych przepisów
- Wzór zapisów do Rejestru Czynności Przetwarzania Danych dla czynności sprawdzania kandydatów w rejestrach
- Pełną wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
- Skróconą wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym
Stanowisko opisuje konsekwencje sytuacji, w której to podmiot wykonujący działalność leczniczą zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z zewnętrznym laboratorium diagnostycznym w związku ze zlecaniem wykonywania badań diagnostycznych swoich pacjentów. Wbrew pozorom sytuacji, w której mamy do czynienia z takim zawieraniem umów powierzenia przetwarzania danych jest więc niż można byłoby przypuszczać.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
W związku z Komunikatem z dnia 27 listopada 2023r., w którego treści ALAB laboratoria sp. z o.o. informuje o cyt.: „(…)o możliwości naruszenia ochrony danych osobowych w związku z incydentem bezpieczeństwa w postaci ataku hakerskiego (…)” przygotowaliśmy stosowne Stanowisko IOD zawierające zalecenia dla podmiotów medycznych, zlecających wykonywanie badań ALAB laboratoria sp. z o.o. Stanowisko IOD zawiera wyjaśnienia dotyczące kwestii związanej z ewentualnym obowiązkiem dokonania zgłoszenia zdarzenia do UODO oraz powiadomienia podmiotów danych, których zdarzenie dotyczyło. Wyjaśniamy także kwestie związane z obiegiem dokumentacji pomiędzy laboratorium zewnętrznym a podmiotem zlecającym. Wskazujemy ponadto na zasadność podjęcia określonych działań po stronie podmiotu zlecającego.