Proste to RODO w medycynie w oświacie w firmie

Wdrożenie RODO w firmie / w szkole / w podmiocie medycznym

Wdrożenie RODO w firmie / w oświacie / w medycynie

Dokumentacja RODO dla firmy, dla podmiotów medycznych, przychodni, szpitali, lekarzy, dla placówek oświatowych. Pełnienei funkcji Inspektora Ochrony Danych w firmach, w podmiotach medycznych, w szkołach. Szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa oraz ochrony danych osobowych. Audyt Bezpieczeństwa Informacji KRI. Dofinansowania dla samorządów, dla podmiotów medycznych na cyberbezpieczeństwo.

Procedura retencji danych w podmiocie medycznym

Procedura retencji danych w podmiocie medycznym. Ministerstwo Zdrowia w swoim Komunikacie podnosi, iż wciąż tematyka retencji danych w podmiotach medycznych wzbudza szereg problemów nie tylko interpretacyjnych, ale także w praktyce stosowania przepisów w rzeczywistości.

To nie jest kolejny dokument do segregatora ...

Tworząc naszą procedurę staraliśmy się trzymać podstawowej zasady, iż nie jest to kolejny dokument, który ułożony zostanie w segregatorze i nie będzie służył nikomu. Oczywiście nie da się oderwać opracowania, które ma mieć walor merytoryczny, od przepisów, od tego czego oczekuje od nas ustawodawca. My jednak podzieliliśmy nasza pracę na dwie części. W pierwszej z nich przytoczymy i omówimy, dla dociekliwych, wybrane przepisy, które odnoszą się do zagadnienia retencji danych. W drugiej natomiast części opracowania ułożyliśmy konkretne dokumenty w zestawienie tabelaryczne, określając dla każdego z nich właściwy okres przechowywania.

Zasada minimalizacji danych ...

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [dalej RODO]

cyt.: „(…)Dane osobowe muszą być: (…) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”)(…)”.

Można stwierdzić, że należy przetwarzać jak najmniej danych, tylko te, które są niezbędne do osiągnięcia celu. Jeżeli dane są niezbędne to są one i adekwatne. Jeżeli dane są niezbędne to są one i stosowne.

Umiejętność określenia celu przetwarzania ...

Z punktu widzenia tematu retencji danych zatem nie tylko istotne jest to aby ADO przetwarzał dane niezbędne dla osiągnięcia celu, ale także to aby potrafił ocenić, to czy cel przetwarzania został osiągnięty w danej sytuacji, innymi słowy, czy dalsze przetwarzanie danych jest dopuszczalne.

Znajomość przepisów prawa ...

Ustawodawca nie tylko ma możliwość określenia tzw. katalogu danych osobowych, jakie to ADO powinien przetwarzać w celu realizacji określonego swojego obowiązku, ale ma także możliwość określenia przez jaki okres czasu, takie przetwarzanie może następować.

Co grozi za nieprawidłowe postępowanie ...

Procedura retencji danych w podmiocie medycznym

Problem retencji danych w podmiocie medycznym to nie tylko problem sprowadzający się do tego, jak długo należy przechowywać dokumentację medyczną pacjentów. PWDL są także pracodawcami zatrudniającymi personel, zleceniodawcami, zamawiającymi. realizują zatem szereg innych procesów, które wymagają pozyskiwania danych, tworzenia dokumentacji oraz jej przechowywania.

Nasza procedura zatem dotyczy ...

Dział kadrowy / HR

W naszym zestawieniu przedstawiamy i opisujemy okresy przechowywania wybranych dokumentów, jakie powstają w działach kadr przedsiębiorców.

Dział finansowy

Zestawienie tabelaryczne, jakie zawarliśmy w procedurze retencji danych, opisuje także dokumentację, jaka powstaje w działach finansowo księgowych przedsiębiorców. Również w tym zakresie ADO powinni pamiętać o prawidłowym stosowaniu zasad retencji.

Zamówienia publiczne / przetargi

Praktyka pokazuje, iż prawidłowe stosowanie zasady retencji danych w komórkach zajmujących się zamówieniami publicznymi, po zmianie przepisów, bywa problematyczne. Dlatego też przychodzimy z pomocą także w tym zakresie.

Pion administracyjny / sekretariaty

W realiach funkcjonowania PWDL często piony administracyjne odgrywają istotną rolę w obiegu dokumentów. Z tego względu także i w tym zakresie należało wyodrębnić określone dokumenty i wskazać okresy ich przechowywania.

Dokumentacja medyczna

Kluczowym było dla nas określenie prawidłowe okresów retencji, okresów przechowywania dokumentów, które tworzą dokumentację medyczną pacjentów PWDL.

Rejestracja pacjentów

W procesie rejestracji pacjentów realizowanym tradycyjnie lub za pośrednictwem środków komunikacji na odległość tworzone są różnorakie dokumenty. Z tego względu ujęliśmy w procedurze określone dokumenty oraz wskazaliśmy ich okres przechowywania.

Gabinety zabiegowe

Gabinety zabiegowe co do zasady tworzą dokumentację medyczną, należało jednak zwrócić uwagę na wybrane dokumenty, które mogą powstać w codziennym funkcjonowaniu tych komórek i wskazać ich okresy retencji

Depozyty

Depozyty szpitalne to również obszar, który wymaga prawidłowego stosowania przepisów także tych traktujących o retencji danych.

Odpowiadamy na pytania ... (kilka wybranych)

Jak długo przetwarza się dokumenty:

  • rekrutacyjne złożone w ramach rekrutacji,
  • rekrutacyjne złożone poza rekrutacją,
  • akta osobowe pracowników,
  • zaświadczenie z wstępnych . kontrolnych i okresowych badań,
  • umów zlecenie,
  • dotyczącą praktyk i staży,
  • odnoszącą się do wolontariuszy,
  • karty ewidencji czasu pracy, harmonogramy pracy,
  • urlopowe pracowników,
  • dotyczące przyznanych nagród i premii,
  • związane z karami porządkowymi
  • wojskowe pracowników,
  • świadectwa pracy,
  • odnoszące się do ukończonych kursów, szkoleń,
  • PPK, ubezpieczeń,
  • dotyczącą płac,
  • windykacyjne,
  • wyciągi bankowe, faktury, księgi,
  • dokumentację przetargową, zamówień publicznych,
  • dotyczącą spraw sądowych z udziałem ADO,
  • dotyczącą funkcjonowania organizacji ADO,
  • protokoły kontroli,
  • rejestry korespondencji,
  • procedury i instrukcje zarządzania jakością,
  • dokumentację dotyczącą ZFŚS,
  • protokoły., wnioski wytyczne, zalecenia BHP,
  • rejestry chorób zawodowych,
  • wnioski o udział w projektach i programach unijnych,
  • dokumentację RODO,
  • dokumentacje medycznę
  • i wiele innych …

Najciekawsze pozycje dla branży medycznej

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
Procedura przyjmowania zgłoszeń od sygnalisty dla podmiotu medycznego

Procedura przyjmowania zgłoszeń od sygnalisty dla podmiotu medycznego

W związku z faktem uchwalenia Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów opracowaliśmy dokumentację zawierającą procedury związane z obsługa zgłoszeń wewnętrznych dedykowane dla podmiotu medycznego.

Kto ma obowiązek opracowania dokumentacji

Obowiązek przygotowania i wdrożenia dokumentacji na gruncie ww. Ustawy o ochronie sygnalistów mają podmioty medyczne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Uwaga jednak do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz  wlicza się osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Forma dokumentu: dokumenty edytowalne
Czas realizacji: 14 dni
Autor: dr Jakub Rzymowski
Autor: mgr Dominik Spałek

Czytaj więcej >>>
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym
Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym

Wzory oświadczeń składanych przez osoby zatrudniane Ustawa o przeciwdziałaniu przestępczości na tle seksualnym

W skład pakiety wchodzą następujące dokumenty:

  • Omówienie przepisów – wprowadzenie do tematu
  • Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 7 Lex Kamilek / braku skazania
  • Oświadczenie – o jakim mowa w art. 21 ust. 5 Lex Kamilek / państwa zamieszkania
Czytaj więcej >>>
Procedura użytkowania pendrive przenośnych pamięci danych w firmie
Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych

Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych

Procedura opisuje zasady / powierzania / korzystania / zabezpieczania / testowania / przechowywania / niszczenia / przenośnych pamięci danych wykorzystywanych w pracy personelu administratora danych osobowych. Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych zawiera także zestaw zakazanych praktyk, wskazując na konkretne ryzyka, jakie wynikają z ich nieprzestrzegania, w szczególności w obszarze cyberbezpieczeństwa.

Pakiet dokumentów zawiera:

  • Procedura użytkowania zewnętrznych nośników danych
  • Materiał edukacyjny / cyberbezpieczeństwo w pracy z urządzeniami elektornicznymi
  • Ankieta inwentaryzacyjno  / ewaluacyjna
  • Umowa użytkowania służbowego nośnika danych
  • Protokół przekazania nośnika danych

 

Czytaj więcej >>>
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO
Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO

Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO

Materiały szkoleniowe Cyberbezpieczeństwo RODO dla pracowników gotowe do wykorzystania przez Administratorów Danych Osobowych lub Inspektorów Ochrony Danych prowadzących działania edukacyjne w firmie. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo dostęp do wszystkich materiałów edukacyjno-informacyjnych szkoleniowych, jakie tworzymy na bieżąco. Otrzymują Państwo także gotowy harmonogram szkoleniowy, co pozwala na wykazanie, rozliczenie realizacji obowiązku szkoleniowego IOD.

W skład pakietu wchodzi:

  • Harmonogram szkoleniowy – dzięki któremu wykazywana jest rozliczalność działań szkoleniowych
  • Materiały edukacyjne szkoleniowe – dedykowane na kolejne 12 miesięcy

Spis treści:

  • Styczeń – „Jakie kroki można podjąć po wycieku danych dotyczących zdrowia”.
  • Luty – „Oszuswo na BLIKa”.
  • Marzec – „Czym jest phishing, jak się przed nim bronić”.
  • Kwiecień  – „Ochrona  danych osobowych a przyczyny nieobecności w pracy pracowników”.
  • Maj – „Cyberbezpieczeństwo i problem jednego hasła w wielu serwisach”.
  • Czerwiec – „Podstawowe i szczegółowe zasady pracy z pocztą elektroniczną”.
  • Lipiec – „Urlop od RODO ! broszura informująca o zagrożeniach podczas wypoczynku”.
  • Sierpień – „Przypomnienie zasad przetwarzania danych – w codziennej pracy”.
  • Wrzesień – „Jak ułatwić sobie pracę – popularne skróty klawiszowe”
  • Październik – „W jaki sposób rozpoznać próbę ataku na zasoby firmy z wykorzystaniem email”
  • Listopad – „Korzystanie z przenośnych pamięci danych w pracy, ryzyka i środki zaradcze”.
  • Grudzień – „Prywatny adres email do celów służbowych”.

Bezpośrednio po zakupie otrzymają Państwo nw. materiały szkoleniowe. Z uwagi n fakt, iż na bieżąco tworzymy kolejne materiały w odpowiedzi na aktualne wydarzenia, liczba materiałów szkoleniowych stale rośnie. W przypadku kiedy stworzymy materiały, będziemy je przesyłali do Państwa na bieżąco – za darmo, do końca br.

 

Czytaj więcej >>>
Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych

Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych

Prowadzenie dokumentacji medycznej podczas wizyt domowych jest to zjawisko, które coraz częściej obecne jest w realiach podmiotów medycznych. Nie tylko oczekiwania i potrzeby zdrowotne pacjentów stanowią uzasadnienie dla wdrożenia takich rozwiązań, ale także zmieniające się przepisy, sprawiają, iż korzystanie z przenośnego sprzętu komputerowego z dostępem do zasobów bazodanowych przez personel udzielający świadczeń zdrowotnych w miejscu zamieszkania pacjenta, stają się obowiązkiem.

Nie tylko sprzęt, ale i dostęp zdalny do danych

Udzielanie świadczeń medycznych czy to w ramach tzw. „wizyt domowych”, bądź w ramach „opieki środowiskowej” czy też wystawianie recept w postaci elektronicznej podczas wizyty realizowanej w miejscu zamieszkania pacjenta, pociąga za sobą konieczność odpowiedniego przygotowania personelu medycznego do prowadzenia, zabezpieczania i przechowywania dokumentacji medycznej powstającej w takich sytuacjach.

Dokumentacja przygotowana do wdrożenia:

  1. Procedura pracy z wykorzystaniem sprzętu wynoszonego poza obszar podmiotu medycznego.
  2. Procedura zdalnego dostępu do danych.
  3. Upoważnienie dla personelu medycznego.
  4. Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurami pracy ze zdalnym dostępem do pracy.
  5. Karta szkolenia wstępnego.
  6. Test sprawdzający.
Czytaj więcej >>>
Stanowisko IOD - obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej
Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej

Obowiązek prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej

Stanowisko IOD – przypominające o obowiązku prowadzenia wykazu udostępnionej dokumentacji medycznej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą. Opracowanie zawiera szczegółowe informacje na temat tego, jakie dane należy bezwzględnie zamieszczać w wykazie, jakie mogą zostać w nim zapisane dodatkowo, oraz przedstawia błędne praktyki, z jakimi można spotkać się w praktyce funkcjonowania podmiotów leczniczych.

Stanowisko IOD

Czytaj więcej >>>
Polityka ochrony dzieci przed krzywdzeniem
Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych

Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych

Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych – z dniem 15 lutego 2024 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy, które m.in. na podmioty medyczne nakładają nowe obowiązki opracowania i wdrożenia standardów ochrony małoletnich, jakie należy przestrzegać w podmiotach medycznych. Nowe obowiązki wynikają wprost z treści Ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich [tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1304 ze zm.].

Procedura ochrony dzieci przed krzywdzeniem w podmiotach leczniczych

Przygotowaliśmy dla Państwa wzorcową dokumentację zgodną z wytycznymi zawartymi w Ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Pakiet dokumentów zawiera zarówno:

  • Omówienie podstawowych obowiązków podmiotu medyczne wynikających ze znowelizowanych przepisów
  • Wzór zapisów do Rejestru Czynności Przetwarzania Danych dla czynności sprawdzania kandydatów w rejestrach
  • Pełną wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci
  • Skróconą wersję Polityki ochrony przed krzywdzeniem dzieci

Standardy Ochrony Małoletnich dla szpitala

Czytaj więcej >>>
Co kiedy jednak podmiot medyczny zawarł umowę powierzenia z zewnętrznym laboratorium medycznym
Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym

Konsekwencje zwarcia umowy powierzenia z laboratorium zewnętrznym

Stanowisko opisuje konsekwencje sytuacji, w której to podmiot wykonujący działalność leczniczą zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z zewnętrznym laboratorium diagnostycznym w związku ze zlecaniem wykonywania badań diagnostycznych swoich pacjentów. Wbrew pozorom sytuacji, w której mamy do czynienia z takim zawieraniem umów powierzenia przetwarzania danych jest więc niż można byłoby przypuszczać.

Czytaj więcej >>>
Zalecenia dla podmiotów medycznych zlecających badania laboratoryjne w ALAB laboratoria Sp. z o.o.
Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.

Zalecenia dla podmiotu zlecającego badania w ALAB laboratoria Sp. z o.o.

W związku z Komunikatem z dnia 27 listopada 2023r., w którego treści ALAB laboratoria sp. z o.o. informuje o cyt.: „(…)o możliwości naruszenia ochrony danych osobowych w związku z incydentem bezpieczeństwa w postaci ataku hakerskiego (…)” przygotowaliśmy stosowne Stanowisko IOD zawierające zalecenia dla podmiotów medycznych, zlecających wykonywanie badań ALAB laboratoria sp. z o.o.  Stanowisko IOD zawiera wyjaśnienia dotyczące kwestii związanej z ewentualnym obowiązkiem dokonania zgłoszenia zdarzenia do UODO oraz powiadomienia podmiotów danych, których zdarzenie dotyczyło. Wyjaśniamy także kwestie związane z obiegiem dokumentacji pomiędzy laboratorium zewnętrznym a podmiotem zlecającym. Wskazujemy ponadto na zasadność podjęcia określonych działań po stronie podmiotu zlecającego.

Czytaj więcej >>>