Komunikat w sprawie przechowywania dokumentacji medycznej

Komunikat w sprawie przechowania dokumentacji medycznej

Komunikat w sprawie przechowania dokumentacji medycznej [dalej Komunika MZ] – opublikowany został na stronach Ministrostwa Zdrowia dnia 07 września 2021r.

Kominikat MZ Mając na uwadze sygnały docierające do Ministerstwa Zdrowia dotyczące wątpliwości w zakresie interpretacji przepisów prawa regulujących przechowywanie dokumentacji medycznej, poniżej przekazujemy komunikat w przedmiotowej sprawie.

Pomysły PWDL potrafią zaskoczyć ...

Komunikat w sprawie przechowywania dokumentacji medycznej – po jego przeczytaniu – może wydać nam się trywialny, z uwagi na to, iż odnosi się on do jednego z podstawowych zagadnień. Zagadnień związanych z funkcjonowaniem podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Praktyka, jednak pokazuje, iż pomysły w tym obszarze powstają potrafią zadziwić. zadziwić. Skupmy się przez chwilę na treści Komunikatu MZ.

Komunikat MZ ...

Jak czytamy w Komunikacie MZ

cyt.: „(…)Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2020 r. poz. 849, z późn. zm.), podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

– dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
– dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
– zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
– skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:

5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;

– dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2 roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.(…)”.

Błędna interpretacja ... W praktyce podmioty mają także problem z kwalifikowaniem stanów faktycznych w których doszło np. do zgonu na skutek uszkodzenia ciała, przez co przechowują taką dokumentację przez okres 20 a nie 30 lat.

Doprecyzowanie ... Praktyka pokazuje, iż PWDL mają problem w stosowaniu zapisów dotyczacych przechowywania dokumentacji dotyczącej dzieci do ukończenia 2 roku życia.

Od kiedy liczyć okres przechowywania ...

Jak czytamy w Komunikacie MZ

cyt.: „(…)W przypadku dokumentacji medycznej, w której wpisy dokonywane są cyklicznie w związku z kontynuacją leczenia 20 letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.(…)”.

Od pierwszej wizyty ... Spotkać można również w praktyce sytuacje, w których okres przechowywania np. podstawowy 20 letni - liczony jest od dnia pierwszej wizyty, od dnia zaprowadzenia dokumentacji medycznej. W rzeczywistości może doprowadzić do sytuacji, w której dokumentacja zostanie przedwcześnie zniszczona.

Przetwarzanie bez podstawy prawnej ...

Jak czytamy w Komunikacie MZ

cyt.: „(…)Zgodnie z brzmieniem art. 29 ust. 2 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, po upływie ustawowych okresów przechowywania dokumentacji medycznej, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Zatem, należy przyjąć, iż po upływie ww. okresów podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych zobowiązany jest do zniszczenia dokumentacji medycznej, chyba że zostanie ona zakwalifikowana jako materiał archiwalny w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.), albowiem z tym momentem zanika podstawa do przetwarzania danych osobowych pacjenta przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych. (…)”.

Zapomniane historie zdrowia i choroby ... Przeglądy archiwów PWDL mogą prowadzić do refleksji, iż wraz z upływem czasu, zaciera się poczucie obowiązku respektowania przepisów traktujących o terminach przechowywania dokumentacji medycznej. Można bowiem spotkać się z przypadkami, w których to dokumentacja pomimo upływu okresu przechowywania nadal "składowana jest" na stanie archiwum

Wydanie osobom uprawnionym jest możliwe ...

Jak czytamy w Komunikacie MZ

cyt.: „(…)Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.(…)”.

Digitalizacja i pomysły PWDL ...

Jak czytamy w Komunikacie MZ

cyt.: „(…)Jednocześnie warto podkreślić, iż eliminacja z obiegu dokumentacji medycznej w postaci papierowej może nastąpić, w każdej chwili, bez konieczności upływu ustawowych okresów przechowywania dokumentacji medycznej, na podstawie przepisu zawartego w art. 13b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2021 r. poz. 666, z późn. zm.), zgodnie z którym usługodawca może dokonać „digitalizacji dokumentacji medycznej” tj. zmiany postaci dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej na postać elektroniczną.(…)”.

Inwencje twórcze PWDL nie znają granic ... Temat digitalizacji dokumentacji medycznej zaciekawił PWDL. Niektóre zainteresowane odchudzaniem swoich tradycyjnych archiwów wpadły na zaskakujące pomysły. Warto jest ku przestrodze je zaprezentować po to, aby uświadomić zagrożenia związane z błędną interpretacją przepisów. Spotkaliśmy się w praktyce z koncepcją digitalizowania archiwizowanej dokumentacji, jednak bez poczucia powinności zachowania odpowiednich mechanizmów do jej przechowywania po ucyfryzowieniu. Po wykonaniu digitalizacji PWDL nie zamierzał w żaden sposób stworzyć narzędzi do jej przeszukiwania np. celem udostępnienia. PWDL nie przewidywał także konieczności jej podpisywania, pomimo, iż przepisy mówią tutaj wprost o takim obowiązku.

Z tego względu warto jest przypomnieć sobie zasady, według których proces digitalizacji dokumentacji medycznej może być prowadzony. Pisaliśmy o tym, w naszym opracowaniu „Digitalizacja dokumentacji medycznej„.

Prośba o dalsze pytania ...

W swoim Komunikacie MZ zapewnia, iż

cyt.: „(…)W razie pojawiających się nowych pytań lub wątpliwości, dotyczących postępowania z dokumentacją medyczną, ogłoszony komunikat zostanie uzupełniony o pojawiającej się pytania i przygotowane odpowiedzi.(…)”.

Wątpliwości i pytania dot. postępowania z dokumentacją ... Zachęcamy Państwa do podzielenia się z nami swoimi pytaniami, wątpliwościami dotyczącymi postępowania z dokumentacją medyczną. Na bazie zgromadzonych informacji przygotujemy bowiem stosowne wystąpienie do MZ z prośbą o aktualizację komunikatu poprzez udzielenie dalszych wyjaśnień.

Komunikat w sprawie przechowania dokumentacji medycznej [Dostępny: 21.09.2021 godz.: 12:35]

Procedura digitalizacji dokumentacji medycznej.

Dokumentacja do wdrożenia procesu digitalizacji ... Obszerne omówienie tematu digitalizacji, do tego gotowa procedura wykonywania kopii cyfrowych dokumentacji papierowej, opisująca krok po kroku zasady działania. Ponadto wzory dokumentów niezbędnych do wykorzystania w procesie digitalizacji dokumentacji medycznej.