Klauzula Informacyjna dla zamówień publicznych
Klauzula Informacyjna dla zamówień publicznych, Rejestr Czynności Przetwarzania Danych w związku z realizacją postępowań w ramach Ustawy Prawo zamówień Publicznych. Są to akty wewnętrzne, które należy zaktualizować, w związku wejściem w życie 1 stycznia 2021 r. Ustawy z dnia 11 września 2019r. – Prawo zamówień publicznych. Niestety lektura nowych przepisów wymaga ogromnego skupienia i skrupulatności od jej czytelnika. Szereg zmian skutkuje tym, iż należy je uwzględnić w aktualizowanej dokumentacji RODO.
Czy zmiany były jednak konieczne
Aktualizacja RCPD oraz klauzuli informacyjnej RODO
Analiza tematu sprawiła, iż określone zostały kwestie problematyczne, wymagające wnikliwej analizy, celem wypracowania poprawnych zapisów do RCPD. Kupując nasz produkt otrzymują Państwo wypełnioną tabelę Rejestru Czynności Przetwarzania Danych. Nie jest to tylko wzór będący czystą tabelką. Jest to gotowy do przystosowania dokument w swojej jednostce. W drugim dokumencie zawarliśmy wszystkie informacje, które powinny być ujęte w tzw. klauzuli informacyjnej, za pośrednictwem, której realizowany jest obowiązek informacyjny przez administratora danych.
Jakie kategorie danych zostały wpisane do naszego RCPD:
- Określono nazwę czynności przetwarzania.
- Wskazano cel przetwarzania.
- Wymienione zostały kategorie danych osobowych przetwarzanych.
- Nazwane zostały również kategorie osób, których dane są przetwarzane.
- Uzupełniono tabelę wskazując podstawy prawne przetwarzania.
- Wskazano źródła pochodzenia danych.
- Dodatkowo wymieniono okresy retencji wskazując odpowiednie przepisy.
- Określeni zostali odbiorcy danych.
- Wymieniono przykładowe podmioty przetwarzające, jakie mogą się pojawić.
- Ujęto także kwestie związane z transferem danych do państw trzecich.
- Wskazano odpowiednio systemy informatyczne, w których dane są przetwarzane.
- Zaproponowano opis przykładowych zabezpieczeń danych.
Kategorie osób, których dane są przetwarzane
Przygotowana przez nas klauzula informacyjna dla zamówień publicznych uwzględnia powinność realizacji obowiązku informacyjnego w obszarze, który swego czasu wzbudzał spore dyskusje (m.in. osoby reprezentujące). bez wątpienia bowiem przy postępowaniach zmierzających do zawarcia umowy głównej będziemy mieli do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych ww. kategorii osób.
kategorie danych
Różnorodność postępowań skutkuje tym, iż kategoryzacja danych może prowadzić do sporych problemów w ich określaniu. Dokonując opisu uwzględniliśmy tę specyfikę.
Okresy retencji
Klauzula Informacyjna dla zamówień publicznych określa prawidłowe okresy retencji wskazując wprost przepisy prawa regulujące to zagadnienie.
Odbiorcy danych
Formułując zapisy tej kategorii danych wielu może popaść w rutynę określając odbiorców danych. Nowe przepisy Ustawy – Prawo zamówień publicznych czytane wnikliwie dają nam jednak odpowiedź na pytanie, z jakiego rodzaju odbiorcami będziemy mieli do czynienia i może to być dla nas spore zaskoczenie. Naturalnie, w zakresie podmiotów przetwarzających tutaj każdy z administratorów powinien dokonać samodzielnej analizy, niemniej jednak podpowiadamy ewentualności.
Systemy informatyczne wykorzystywane w przetwarzaniu
Treść nowych przepisów generująca nowe obowiązki również w tym zakresie wprost skutkuje koniecznością dokonania aktualizacji dotychczas obowiązujących klauzul informacyjnych.
Pakiet aktualizacyjny dokumentację RODO.
Przygotowaliśmy dla Państwa pakiet dokumentów aktualizujących dokumentację RODO. Wejście w życie przepisów Ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych wymusza na ADO dokonanie aktualizacji dokumentacji w obszarze RODO poprzez uwzględnienie wprowadzonych zmian w treści zapisów prowadzonego RCPD, jak również poprzez aktualizację klauzul informacyjnych, za pośrednictwem, których realizują oni obowiązek informacyjny RODO.
- Zmiana w Rejestrze Czynności Przetwarzania Danych (RCPD) – kompletna czynność przetwarzania, opisana według nowych przepisów Ustawy o PZP
- Klauzula Informacyjna, realizująca obowiązek informacyjny o jakim mowa w art. 13 RODO w ramach postępowań realizowanych na podstawie Ustawy PZP.
Autor: Dominik Spałek
Autor: Magdalena Waszak
