Wdrożenie dokumentacji medycznej elektronicznej
Wdrożenie dokumentacji medycznej elektronicznej, czyli prowadzonej w postaci elektronicznej, jak i w postaci elektronicznej dokumentacji medycznej, to tematy które elektryzują środowisko medyczne. Niestety jednak w toczących się dyskusjach rzadko spotkać można rozważania na temat nowych obowiązków PWDL. Obowiązków opracowania dokumentacji prze PWDL, wymaganej przepisami Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020r., w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020r. (Dz.U. z 2020r., poz. 666). Naturalnie wdrożenie dokumentacji medycznej elektronicznej nie ogranicza się tylko do opracowania ww. procedur, ale bez nich nie jest ono także prawidłowe.
Nowe dokumenty do opracowania i wdrożenia
Przepisy nakładają na jednostki medyczne, które zamierzają od 01 stycznia 2021r, stosować w praktyce nowe przepisy w sprawie dokumentacji medycznej przygotowanie, wdrożenie i respektowanie nowych dokumentów. Co prawda, te z jednostek, które już obecnie np. prowadzą EDM w części mogą mieć uregulowane ww. zagadnienia w posiadanej przez siebie dokumentacji. Nie mniej jednak należy w sposób odpowiedzialny i przemyślany potraktować temat związany z jej kompleksowym opracowaniem.
Nie tylko odpowiednia dokumentacja jest problemem
Niestety nie tylko konieczność opracowania prawem określonej dokumentacji sprawia, iż jednostki medyczne borykają się z trudnościami we wdrożeniu przepisów. Niestety zapisy samego rozporządzenia podczas jego lektury wykazują daleko idące wątpliwości w zakresie interpretacji ich brzmienia, a co za tym idzie w zakresie zasad, jakimi należy się kierować stosując je w praktyce. Dla przykładu odsyłamy do naszych dwóch opracowań pt.: „Czy skanować oświadczenia pacjenta„, oraz „Przekazywanie dokumentacji podmiotom kierującym„. Zachęcamy do wnikliwej lektury przepisów.
Jakie dokumenty należy opracować
Wdrożenie dokumentacji medycznej elektronicznej powinno zostać poprzedzone przygotowaniem odpowiednich warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia dokumentacji zgodnie z zasadą w postaci elektronicznej. Pamiętać bowiem należy, iż wyjątkiem jest sytuacja, w której to dokumentacja medyczna nadal prowadzona może być w postaci papierowej.
Ocena ryzyka prowadzenia dokumentacji medycznej elektronicznej
Zabezpieczenie dokumentacji medycznej wymaga systematycznego szacowania ryzyka zagrożeń oraz zarządzania tym ryzykiem. Innymi słowy obowiązkiem PWDL jest opracowanie stosownej procedury, jej wykonanie i wdrożenie w życie ewentualnych wniosków pozwalających na minimalizację ryzyk, wynikających z faktu prowadzenia dokumentacji medycznej w systemie teleinformatycznym.
Procedury zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania
Zabezpieczenie dokumentacji medycznej wymaga opracowania i stosowania udokumentowanych procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu oraz przechowywania. W większości przypadków część z ww. regulacji ujęta jest w politykach bezpieczeństwa, instrukcjach zarządzania systemem informatycznym itd. Co wymaga ich przeredagowania i ewentualnego uzupełnienia pod kątem nowych przepisów traktujących o dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci elektronicznej.
Adekwatne środki bezpieczeństwa
Zabezpieczenie dokumentacji medycznej wymaga stosowania środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, uwzględniających najnowszy stan wiedzy. Procedura powinna opisywać metody postępowania związane z określaniem i oceną środków bezpieczeństwa, które są stosowane w korelacji ze zidentyfikowanymi zagrożeniami oraz stanem wiedzy.
Aktualizacja oprogramowania
Zabezpieczenie dokumentacji medycznej wymaga dbałości o aktualizację oprogramowania. Temat wydawać może się prozaiczny, nie mniej jednak należy określić w procedurze ten element, jako istotny a potem stosować mechanizmy kontroli jego realizacji.
Kontrola
Zabezpieczenie dokumentacji medycznej wymaga bieżącego kontrolowania funkcjonowania organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia i okresowego dokonywania oceny skuteczności tych sposobów. Należy przygotować procedurę która pozwoli na usystematyzowane prowadzenie postępowań kontrolnych, co da gwarancję nie tylko bezpieczeństwa ale i rozliczalności procesu.
Kontrola
Zabezpieczenie dokumentacji medycznej wymaga przygotowania i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.
Gotowe procedury do wdrożenia dokumentacji
Pakiet procedury do wdrożenia dokumentacji elektronicznej
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020r., w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020r. (Dz.U. z 2020r., poz. 666).
