Wniosek może złożyć: pracownik albo osoba upoważniona przez pracownika, albo małżonek lub inna osoba uprawniona do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób, inna osoba będąca spadkobiercą pracownika – w razie śmierci pracownika. Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 30 dni od dnia wejścia wżycie niniejszego rozporządzenia. Nowe świadectwo pracy wydaje się w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego świadectwa pracy nie jest możliwe, w terminie 7 dni od dnia upływu tego terminu nowe świadectwo pracy przesyła się pracownikowi albo osobie uprawnionej, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2018r. poz. 2188 oraz z 2019r. poz. 1051) albo doręcza się je winny sposób. Najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy usuwa się z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy.