Proste to RODO ochrona danych w sektorze medycznym

Wdrożenie RODO w jednostkach medycznych. RODO w medycynie. Przygotowanie dokumentacji RODO. Szkolenia z ochrony danych osobowych.

Proste to RODO

Ochrona danych w sektorze medycznym

Kontakt Proste to RODO

Wysyłanie dokumentacji medycznej na email

Wysyłanie dokumentacji medycznej na email.

Wysyłanie dokumentacji medycznej na email. Czy pacjent ma prawo, aby żądać wysłania mu dokumentacji medycznej drogą elektroniczną? Czy może domagać się tego, aby przychodnia, szpital udostępnili mu dokumentację przesyłając ją na email? Nie można przecież wykluczyć sytuacji, w których taka forma przekazania dokumentacji może odegrać istotną rolę w procesie leczenia. Szybkość tej formy komunikacji może okazać się decydująca.

Zacznijmy od tego, że wysyłanie dokumentacji medycznej na email może mieć istotne znaczenie dla wnioskodawcy. Faktycznie, taka forma udostępnienia dokumentacji może odegrać znaczącą rolę w procesie diagnozy, czy leczenia. Z tego względu jednostki powinny w sposób odpowiedzialny podejść do tematu zorganizowania procesu udostępniania dokumentacji medycznej na email.

Na marginesie dodam, iż sam znalazłem się w takiej sytuacji. Ze względów zdrowotnych koniecznością stało się przesłanie na mój adres email zdjęcia z prześwietlenia RTG. Było to niezbędne celem skonsultowania przedstawionej mi diagnozy wstępnej. Muszę przyznać, że przychodnia stanęła na wysokości zadania. W ciągu 2 minut miałem na swoim email “swoje” zdjęcie. Wszystko przebiegło sprawnie. Niestety jednak, patrząc od strony ochrony danych, w tym danych medycznych, opis i zdjęcie przesłane zostało tzw. “tekstem otwartym”.  Pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia. Ale ma także prawo do udzielania mu informacji na temat jego stanu zdrowia i udzielonych świadczeń zdrowotnych. Aby prawa te mogły być realizowane jednostki medyczne mają obowiązek prowadzić, przechowywać, udostępniać i chronić dokumentację medyczną swoich pacjentów. Pacjent ma prawo do żądania udostępnienia mu dokumentacji medycznej na email na zasadach określonych przepisami prawa.

W jakich więc sytuacjach może pacjent, czy osoba upoważniona, wnioskować o przesłanie na email dokumentacji medycznej? Czy są jakieś ograniczenia, o których powinniśmy bezwzględnie wiedzieć?

Zacznijmy od tego, że dokumentacja medyczna może być prowadzona w różnej formie. Może to być albo tradycyjna forma papierowa dokumentu, albo jego elektroniczna postać. Należy także pamiętać o szczególnej postaci formy elektronicznej jaką jest Elektroniczna Dokumentacja Medyczna tzw. EDM. W zależności od formy prowadzenia dokumentacji medycznej, różnie kształtować będą się uprawnienia do żądania jej udostępnienia na email.

Zgodnie z przepisami prawa.

Zgodnie z przepisami Ustawy o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, dokumentacja medyczna udostępniana jest:
    • do wglądu,
    • przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku,
    • przez wydanie oryginału,
    •  za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej,
    •  na informatycznym nośniku danych.

Udostępnianie dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej.

Odnosząc się do udostępniania dokumentacji za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, czy na informatycznym nośniku danych. Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona w te właśnie sposoby przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego(skanu). Uwaga jednak, taką możliwość musi przewidywać regulamin organizacyjny podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych. Nie będzie zatem możliwości udostępniania dokumentacji medycznej w postaci kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu), jeśli regulamin organizacyjny podmiotu nie przewiduje sposobności udostępniania dokumentacji medycznej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych. Takie udostępnianie ma fakultatywny charakter dla podmiotu, który może a nie musi wprowadzić takiej możliwości w swoim regulaminie organizacyjnym.

Udostępnianie dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej.

Jeśli jednostka prowadzi dokumentację medyczną w postaci elektronicznej, dla jej udostępnienia w ww. sposób regulamin nie musi przewidywać takiej możliwości. Czyli, jeśli jednostka prowadzi dokumentację medyczną w postaci elektronicznej ma obowiązek udostępniać ją za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz na informatycznych nośnikach danych.

Udostępnianie dokumentacji prowadzonej w postaci EDM.

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, zgodnie z wytycznymi, zapisywana powinna być w formacie HL7 CDA w systemach teleinformatycznych, natomiast udostępniana poza SIM w formacie XML, albo PDF. Funkcjonalność udostępniania dokumentacji medycznej za pośrednictwem SIM realizowana powinna być dopiero w terminie od 01 stycznia 2021 r.

Dobrze, ale co to będą te środki komunikacji elektronicznej?

Zgodnie z art. 2 pkt. 5  Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną [dalej UoŚUDE] cyt.: „(…) określenia użyte w ustawie oznaczają: (…) środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną (…)”. Oznacza to, iż pod pojęciem środków komunikacji elektronicznej kryją się nie tylko rozwiązania techniczne w postaci poczty elektronicznej (e-mail). Chociaż są to najbardziej popularne rozwiązania. Mogą to być także innego rodzaju komunikatory, czy rozwiązania programowe umożliwiające przy wykorzystaniu transmisji danych przekazywanie dokumentacji medycznej.

Jakie zadania stoją przed jednostką będącą ADO.

Zapewnienie bezpieczeństwa informacji.

Warto nadmienić, iż w sytuacji, w której podmiot zdecyduje się na udostępnianie dokumentacji medycznej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z jednej strony zobligowany jest uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku.

Poszanowanie zbiorowych praw pacjentów.

Z drugiej strony zmuszony jest do takiego ukształtowania swojego działania, aby nie narazić się na odpowiedzialność z tytułu stosowania niedozwolonych praktyk naruszających zbiorowe prawa pacjentów. Za wątpliwe zatem uznać należałoby rozwiązanie zakładające udostępnianie dokumentacji medycznej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z ograniczeniem do stosowania tylko i wyłącznie w zakresie wymiany informacji z wykorzystaniem profilu ePUAP, a tym samym z ograniczeniem stosowania korespondencji w postaci elektronicznej (e-mail) w innej formie. Z tego względu za zasadne i celowe uznać należy, takie ukształtowanie zasad aby z jednej strony nie stanowiło naruszenia praw zbiorowych pacjentów, a z drugiej gwarantowało bezpieczeństwo danych. Z tego względu każdy przypadek należy traktować indywidualnie i z należyta staranności i dokładnością, pamiętając o przesłankach koniecznych do spełnienia dla realizacji dyspozycji w zakresie udostępnienia dokumentacji medycznej. Wysyłanie dokumentacji medycznej na email będzie zatem wyrazem jej udostępnienia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W takim razie pozostaje nam ustalenie co to znaczy, że dokumentacja udostępniana powinna być na informatycznym nośniku danych?

Udostępniana dokumentacja medyczna, powinna zostać zapisana w formie cyfrowej na informatycznym nośniku danych, czyli takim nośniku,  który oprócz funkcjonalności zapisu charakteryzować musi się także funkcjonalnością polegającą na zdolności przechowywania zapisanych danych oraz możliwością ich odczytywania. Przykładowymi informatycznych nośników mogą być: pamięć komputera, pamięci dyskowe, urządzenia pamięciowe USB, płyty CD, DVD. Wraz z rozwojem technologii zmieniają się także rodzaje nośników danych, jedne zastępowana są innymi.

Czy przepisy prawa przewidują jakieś specjalne wymogi aby udostępniać dokumentacje medyczną za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej?

Kiedy dokumentacja medyczna prowadzona jest w postaci elektronicznej przepisy przewidują dodatkowe obowiązki przy jej udostępnianiu, które musza realizować jednostki medyczne. W sytuacji, kiedy udostępniamy taką dokumentację w postaci wydruków, powinna być ona potwierdzona za zgodność z oryginalną dokumentacją. Innym zagadnieniem są wymogi, jakie musi spełniać system teleinformatyczny, aby jednostka w ogóle mogła prowadzić dokumentację medyczną w postaci elektronicznej.

Wskazana upoważniona osoba podpisuje taki dokument wydrukowany także swoim imieniem i nazwiskiem. System teleinformatyczny musi posiadać funkcjonalność która pozwoli na przetworzenie dokumentacji udostępnianej przez samego pacjenta na postać elektroniczną. Po takim przetworzeniu w sposób zapewniający czytelność, spójność i dostępność dokument załączany jest do dokumentacji medycznej. Pamiętać także należy, iż udostępnianie dokumentacji tworzonej w postaci elektronicznej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, czy to na informatycznym nośniku danych, musi być dokonane z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Mowa tutaj o szyfrowaniu korespondencji przesyłanej do adresata, o przekazywaniu haseł dostępowych do plików odrębnym kanałem przekazu, stosowaniu takich formatów zapisu, które nie będą miały wpływu na treść, na spójność na czytelność dokumentu dostarczonego.

Zaczynamy dotykać tematu bezpieczeństwa w udostępnianiu dokumentacji medycznej. Na co powinny uważać tutaj jednostki udostępniając dokumentację medyczną?

Wymiana informacji za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej to już codzienność przedsiębiorców. Czas dostępu do informacji jest zagadnieniem priorytetowym. Szybka wymiana danych pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurencją. Sprawnie zorganizowany system wymiany informacji to podstawa zarządzania. Bez względu na wielkość przedsiębiorcy.

Nie należy jednak zapominać o tym, iż bezpieczeństwo informacji jest tak samo ważne jak one same. Wysyłanie dokumentacji medycznej na email jest obszarem, który należy traktować w sposób szczególny. Pomijanie zagadnienia bezpieczeństwa informacji przesyłanych wewnątrz firmy, czy do jej klientów może prowadzić do dramatycznych skutków. Brak zapewnienia bezpieczeństwa dla danych, w tym danych osobowych, prowadzić może do pociągnięcia przedsiębiorcy od odpowiedzialności finansowej a nawet karnej. Utrata danych, ich podsłuchanie, czy przejęcie nad nimi kontroli, może stanowić źródło realnych problemu dla przedsiębiorców i ich klientów.

Nieprawidłowości i błędy przy posługiwaniu się pocztą elektroniczną.

Jako specjaliści zajmujący się bezpieczeństwem wymian wymiany informacji w naszej praktyce odnotowaliśmy szereg przypadków. Przypadków pokazujących jakie rozwiązania stosują w praktyce przedsiębiorcy. Konsekwencje negatywne mogące wyniknąć z ich stosowania są różnej rangi. Uświadomienie sobie jednak nieprawidłowych praktyk to pierwszy z kroków, jakie należy wykonać wdrażając czy modernizując system wymiany informacji w przedsiębiorstwie.

Brak określenia zasad korzystania z poczty elektronicznej.

Jest to podstawowy i najczęściej spotykany błąd w przedsiębiorstwach, skutkujący całkowita utratą kontroli nad tym, jakie dane są przesyłane w firmie, pomiędzy kim a kim. Nieświadomi pracownicy stanowić mogą realne zagrożenie dla interesów firmy i jej Klientów.

Posługiwanie się otwartym tekstem w komunikacji.

Jest to proceder często spotykany tam, gdzie pracownicy zniechęceni są do prowadzenia komunikacji elektronicznej. Pozornie ułatwiając sobie życie, tłumacząc to oszczędnością czasu przesyłają w treści email istotne dane do adresatów. Wysyłanie dokumentacji medycznej na email z otwartym tekstem jest kategorycznie nagannym działaniem

Błędy przy adresowaniu poczty email.

Z tych samych powodów co wyżej pracownicy przedsiębiorstw często wysyłają wiadomość do adresatów nie weryfikując poprawności wpisanych adresów. Ponadto przy korespondencji kierowanej do kilku odbiorców nie ukrywają innych adresów.

Przesyłanie haseł zabezpieczających tym samym kanałem.

Praktyką można powiedzieć było przesyłanie ważnych dokumentów w pliku zabezpieczonym przed otwarciem hasłem, ale łącznie z podaniem tego hasła w tej samej wiadomości. Czy w innej wiadomości przesyłanej na ten sam email.

Brak weryfikacji poprawności załączników.

Odnotować należy także sytuacje, w których nadawcy poczty email zapominają o sprawdzeniu poprawności przesyłanego załącznika. W konsekwencji inny niż powinien adresat otrzymuje dokumentu, które nie powinny trafić do niego.

Czy jest możliwe rozwiązanie tych wszystkich problemów łącznie? Innymi słowy czy przychodnie, szpitale, gabinety mogą wprowadzić takie rozwiązania, które będą minimalizowały ryzyko niezgodnego z prawem udostępnienia dokumentacji medycznej przesyłając ją na email?

Można problem bezpieczeństwa komunikacji w firmie rozwiązać na wiele sposobów. Ale należy mieć na uwadze to, iż użytkownicy systemu mogą być, a nawet pewnie będą, niechętni wprowadzeniu nowych skomplikowanych zasad. Nie będą chcieli posługiwać się instrukcjami kancelaryjnymi. Niechętnie podejdą do zakazu stosowania dotychczasowych złych praktyk. Można starać się zmieniać ich nawyki poprzez długie szkolenia. Można też zastosować nasze rozwiązanie, od zaraz od już.

Bezpieczeństwo dokumentacji medycznej wysyłanej na email. Część 2.

RODO Sender to bezpieczeństwo informacji przesyłanych przez email