Przetwarzanie danych przez CUW
Powierzenie danych między Jednostkami Obsługiwanymi a Jednostką Obsługującą
Przetwarzanie danych przez CUW. Centrum Usług Wspólnych jest to jednostka powołana w celu zapewnienia wspólnej obsługi przez JST. Wspólną obsługę mogą prowadzić starostwo powiatowe / urząd gminy, inna jednostka organizacyjna powiatu / gminy, jednostka organizacyjna związku powiatów / gmin albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego, zwane dalej „jednostkami obsługującymi” (art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 6b ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym)
Powierzenie przetwarzania danych.
Powierzenie przetwarzania danych następuje w sytuacji, gdy inny podmiot na zlecenie Administratora dokonuje czynności na danych z definicji Rozporządzenia RODO. Łatwo, więc ustalić jak wygląda relacja między Jednostką Obsługującą, a Jednostkami Obsługiwanymi, gdyż niewątpliwie mamy tu do czynienia z Powierzeniem. Administratorem Danych Osobowych [dalej ADO] pracowników jest pracodawca, a więc Jednostka Obsługiwana. Jednostka Obsługująca wykonuje jedynie w imieniu ADO operacji przetwarzania danych osobowych tych pracowników.
Jednostką Obsługującą może być również Urząd Gminy lub Starostwo Powiatowe w tej sytuacji pracownicy Jednostki Obsługującej są pracownikami Urzędu lub Starostwa.
Przetwarzanie danych przez CUW powołany uchwałą organu.
Zdecydowana większość uchwał rady czy to gminy czy powiatu dokładnie w ten sposób jest podjęta. Ustalenie tych faktów pozwala nam wykluczyć, że powierzenie danych w omawianej sytuacji nie występuje, a co za tym idzie nie ma zastosowania art. 28 RODO. Przypomnijmy, że podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego.
Z tego względu ciężko przyjąć, że każda osoba pracująca w CUW przetwarza dane tylko i wyłącznie na polecenie Administratora, gdyż Administrator nie ma żadnego wpływu na organizację pracy, zakres obowiązków oraz nadzoru nad pracownikami Jednostki Obsługującej.
Podstawaprawna powierzenia przetwarzania danych Jednostce Obsługującej.
Z definicji art. 28 ust. 3 Rozporządzenia RODO przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego i wiążą podmiot przetwarzający i administratora określają przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora.
Inny instrument prawny, który wiąże ADO i Podmiot Przetwarzający to niewątpliwie Uchwała Rady Gminy lub Rady Powiatu wydana na podstawie art. 6b lub 10b ustawy o samorządzie powiatowym lub gminnym. Jakie elementy powinna zawierać uchwała aby przetwarzanie danych przez CUW mogło być realizowane.
Elementy składowe Uchwały, jako Instrumentu.
Jednak, aby instrument prawny był zgodny z definicją RODO musi zawierać pozostałe informacje zawarte w art. 28 ust. 3 Rozporządzenia RODO.
Ta umowa lub inny instrument prawny stanowią w szczególności, że podmiot przetwarzający:
a) przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega podmiot przetwarzający; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania podmiot przetwarzający informuje administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
b) zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
c) podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32;
d) przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w ust. 2 i 4;
e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III;
f) uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36;
g) po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji administratora usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;
h) udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. W związku z obowiązkiem określonym w akapicie pierwszym
lit. h) podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie niniejszego rozporządzenia lub innych przepisów Unii lub państwo członkowskiego o ochronie danych.
Co z przepisami art. 6d oraz 10d ustawy o samorządzie powiatowym oraz gminnym ?
Należy pamiętać, że RODO jest aktem nadrzędnym wobec przywoływanych ustaw, tak więc ustawa też jest w jego rozumieniu innym instrumentem prawnym, co za tym idzie, aby mogła powierzać przetwarzanie danych musi wypełniać wymogi z art. 28 ust. 3 Rozporządzenia RODO.
Zachodzi więc potrzeba zastosowania umowy powierzenia lub innego instrumentu, który wypełniał by brakujące postanowienia art. 28 ust. 3 Rozporządzenia RODO, aby powierzenie było zrealizowane w całości. Wątpliwe natomiast zdaje się to, iż Jednostka Obsługiwana nie ma możliwości wyboru w zakresie Jednostki Obsługującej, tak jak to ma miejsce w przypadku biur rachunkowych. Czy oznacza to zatem, że nie mamy tu do czynienia z powierzeniem? Jest to powierzenie w czystej postaci i aby ustalić, czy brak możliwości wyboru CUW jest przesłanką do uznania, że powierzenie nie zachodzi konieczne jest przeanalizowanie art. 28 ust. 1 Rozporządzenia RODO.
Jeżeli przetwarzanie ma być dokonywane w imieniu administratora, korzysta on wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
W przywołanym artykule mowa jest jedynie o korzystaniu z podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje, ciężko więc uznać, że organ prowadzący placówkę powołując inną jednostkę lub przyjmując realizację zadań na siebie nie jest jednostką zapewniającą wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków. Rozporządzenie nie zawęża się do tego, że Administrator ma dobierać swobodnie Podmiot Przetwarzający, a jedynie do tego, aby nie korzystał z PP, którzy takich gwarancji nie dają. Jest to kolejny powód do tego, aby między Jednostką Obsługującą, a Obsługiwaną zostało zawarte pewnego rodzaju Porozumienie.
Skoro przepisy bezpośrednio nie umocowują w pełni powierzenia to w jaki sposób powinno ono być zrealizowane?
Przetwarzanie danych przez CUW jest więc zagadnieniem o wiele bardziej złożonym niż mogłoby się to wydawać na pierwszy rzut oka.
Porozumienie zdaje się najłatwiejszą formą uzupełnienia wymagań z art. 28 ust. 3 Rozporządzenia RODO i może zostać zawarte między Jednostką Obsługującą, a Jednostkami Obsługiwanymi bez konieczności angażowania organów gminy lub powiatu. W sytuacji umowy lub porozumienia oczywiście podstawą powierzenia będzie uchwała rady i to na nią powinniśmy się powołać wskazując na cel powierzenia oraz czas obowiązywania.
Forma pisemna lub elektroniczna.
Należy pamiętać również o tym, że powierzenie musi mieć formę pisemną lub elektroniczną. Zgodnie z art. 28 ust. 9 Rozporządzenia RODO umowa lub inny akt prawny, o których mowa w art. 3 i 4, mają formę pisemną, w tym formę elektroniczną.
Zespół Proste to RODO. Informujemy, iż tekst Pana Mariusza Stasiek Vel Stasek wzbudzał będzie szereg kontrowersji i pytań. Zachęcamy do dyskusji z jego autorem na temat jego publikacji. Za merytoryczną stronę opracowania odpowiada autor tekstu.
