Proste to RODO ochrona danych w medycynie

RODO w biurze rachunkowym – szokujące fakty

RODO w biurze rachunkowym - szokujące fakty

Rozmówca zastrzegł swoją anonimowość

RODO w biurze rachunkowym – szokujące fakty. Proste to RODO ujawnia praktyki stosowane przez pracowników biur rachunkowych. Informujemy, iż z uwagi na charakter informacji, jakie przekazał nam nasz rozmówca zastrzegł on swoja anonimowość. Zgodnie z Ustawą prawo prasowe nasz rozmówca miał do tego prawo, co szanujemy.

Liczy się Klient

Proste to RODO: Czy w branży rachunkowej również powiedzenie, “Klient nasz Pan” jest obowiązujące?
Rozmówca: Raczej nazwałbym to inaczej “Liczy się portfel naszego Klienta”. Liczy się to, aby pracownik biura wykonał swoją pracę tak, aby Klient wciąż myślał, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Proste to RODO: A czy jest inaczej, czy czasami jest tak, że sprawy wyglądają inaczej, niż mówi się Klientowi?

Rozmówca: Czasami, jest Pan śmieszny, czasami to idzie dobrze, ale zawsze Klient wie że jest świetnie. To my jako biuro, jako pracownicy, wiemy co mówić, czego nie mówić, to my znamy przepisy i potrafimy się nimi posługiwać.

Proste to RODO: To znaczy, że pracownicy biur oszukują Klientów?
Rozmówca:
W żadnym wypadku, nie oszukujemy, po prostu robimy wszystko tak, aby Klientowi oszczędzić codziennych problemów naszej pracy.

Proste to RODO: A jeśli sytuacja wymyka się spod kontroli?
Rozmówca: Czasami tak jest, ale wtedy posługujemy się zapisami naszej umowy, mamy też polisy OC. Nie chcę być źle zrozumiany, po prostu w biurach rachunkowych interes biura też jest ważny. Zawsze staramy się pracę wykonywać sumiennie. Jeśli pracownik biura się nie nadaje po prostu dziękujemy mu za współpracę. Przy finansach nie ma miejsca na eksperymentowanie.

RODO w biurze rachunkowym

Proste to RODO: Porozmawiajmy nt. RODO.
Rozmówca: RODO ?!  a rododendron [śmiech] żartuję naturalnie, wiem o czym Pan mówi. Wiele biur już słyszało o RODO. Proszę mi jednak wierzyć, w pracy liczą się efekty, strata czasu, to strata pieniędzy w biznesie. RODO postrzegane jest, jako swego rodzaju czarna dziura, która pochłania energie, czas i pieniądze, bezpowrotnie.

Proste to RODO: Czyli chce Pan powiedzieć, że biura rachunkowe nie realizują swoich obowiązków jako administratorzy danych, jako podmioty przetwarzające?
Rozmówca: Nie wiem jak, inne biura, nie chcę mówić za wszystkich Jednak mogę powiedzieć, że nie odbiegamy od postaw naszych Klientów, którzy też RODO traktują jak “czarną dziurę“.

Zabezpieczenia i procedury RODO

Proste to RODO: Czy zdarza się, że pracownicy biur nie posiadają upoważnień do przetwarzania danych ?
Rozmówca: Nie ma czasu na takie rzeczy, czasami mamy dużą rotację pracowników w biurze, czasami osoby zatrudniane są do tzw. “czarnej roboty” układania dokumentów, przepisywania, w takich sytuacjach raczej nie ma mowy o upoważnieniach do przetwarzania danych osobowych naszych Klientów. Po prostu pracownicy na nich pracują i tyle.

 

Proste to RODO: To może chociaż, personel jest przeszkolony i zna zasady przetwarzania danych osobowych?
Rozmówca: Praktyką jest, że się podpisuje różne dokumenty, wystawia zaświadczenia, aby w aktach ładnie wyglądało. Biura rachunkowe niechętne są do korzystania z oferty szkoleniowej – jeśli nie dotyczy ona zmian w prawie podatkowym, finansowym, po prostu szkoda im czasu.

 

Proste to RODO: W dobie internetu, kwestia wykorzystywania sprzętu prywatnego, pracy w domu, czy wysyłania korespondencji?
Rozmówca: Proszę Pana, czy Pan myśli, że ten ogrom pracy zwykły normalny pracownik, jest w stanie przepracować w 8h w pracy. To jest niemożliwe więc zabieramy pracę do domu, gdzie pracujemy na własnym sprzęcie – nie ma innego wyjścia.

 

Proste to RODO: Dokumenty to nie tylko dane osobowe to także tajemnica przedsiębiorstwa, jak pozyskują biura rachunkowe informacje od Klientów?
Rozmówca: Zdajemy sobie sprawę z tego. Słyszałem czasami dochodzi w biurach do dziwnych sytuacji. Podobno w naszym też byłą taka sytuacja, kiedy to Klient z branży nazwijmy to oświetleniowej, starał się uzyskać dostęp za pośrednictwem kogoś z biura do danych Klientów konkurencji. Wyszła z tego jakaś tam awantura.

 

Proste to RODO: Jak wygląda przesyłanie dokumentów do Klienta? Jakie metody szyfrowania stosujecie, jak przekazujecie hasła do plików?
Rozmówca: Proszę nie przesadzać. Po co szyfrować, przecież to jest bezpieczne jak jest wysłane email. Takie stanowisko prezentują najczęściej biura. Niestety wynika to z niewiedzy nt. technologicznych zagrożeń. Średnia wieku doświadczonych pracowników także jest tutaj barierą, obsługa programów branżowych jest najważniejsza, a reszta …

RODO w biurze rachunkowym po co - do budowania przewagi nad konkurencją

Proste to RODO: Dlaczego nie wykorzystujecie RODO do tego, aby prześcignąć konkurencję?
Rozmówca: Nie rozumiem, proszę o wyjaśnienie.

Proste to RODO: Niska świadomość RODO wśród Klientów to tylko etap przejściowy. Nie dogonicie potem konkurencji, biur które przygotowują się już teraz do wdrożenia i stosowania RODO. Dlaczego więc już teraz nie oferujecie swoim Klientom gwarancji poszanowania ich danych, wdrażając, stosują Dokumentację RODO? Przecież Wy także odpowiadacie za przestrzeganie przepisów. Chwalicie się ISO, mówicie że to gwarantuj, że Klienci do Was lgną. To dlaczego nie chwalicie się wdrożeniem i stosowaniem RODO.
Rozmówca: W zasadzie nigdy o tym tak nie myśleliśmy. Zawsze RODO to była czarna dziura. Jednak jeśli popatrzeć na to jako atut, ma Pan rację. Klienci Ci duzi cenią sobie prywatność, cenią sobie to, aby ich dane były tylko dla nich, cieszymy się ich zaufaniem, a jest jak jest.

Więc co biuro rachunkowe powinno zrobić w RODO

Rozmówca: Co więc, jako biuro powinniśmy zrobić, aby faktycznie zamknąć temat i postarać się wykorzystać fakt, że wdrożyliśmy Dokumentację RODO do budowania naszej pozycji, a może i do pozyskiwania nowych Klientów?

Proste to RODO: Przede wszystkim zacznijcie, od tego że trzeba skończyć z tymi niedozwolonymi praktykami o których wyżej. Wyznaczcie osobę, która będzie chętna na zajęcie się tematem, ale pracodawca musi mieć świadomość, że to odciągnie ja od jej podstawowych obowiązków. Osoba taka, może przygotować dokumentację, jeśli posiada wiedze na ten temat. To rozwiązanie czasochłonne nie ukrywajmy tego. Alternatywą może być wdrożenie gotowych  do stosowania procedury, jakie zakupicie. Ale ważne aby były to procedury dostosowane pod biura rachunkowe, sprawdzone. Wymaga to mniej nakładu czasu, jest wygodne. Ostatnim rozwiązaniem jest wybranie podmiotu zewnętrznego, który wykona za Was wszystkie czynności. W każdym wypadku jednak, zacząć trzeba od wzbudzenia świadomości tego, że Dokumentacja RODO dla biura rachunkowego to może być droga do nowych dużych Klientów.

Errata

Tekst wywołuje spore emocje. Z tego względu czujemy się w obowiązku poinformować, iż opublikowane w nim informacje na pewno nie odnoszą się do całej branży, nie mniej jednak mieliśmy w zamiarze wzbudzić Państwa świadomość. To czasami jednak prowadzi do kontrowersji.

Dokumentacja RODO - kompletna - dla biura rachunkowego

Dokumentacja RODO dla biura rachunkowego to zestaw dokumentów dostosowanych do specyfiki działalności w tej branży. Opracowaliśmy je tak, aby z jednej strony odpowiadały wymaganiom prawnym RODO co da Ci poczucie bezpieczeństwa i zgodności z wymaganiami prawnymi oraz podnosiły poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym z drugiej. Z naszą dokumentacją, która służy między innymi usystematyzowaniu wszelkich czynności w obszarach ochrony danych osobowych, po pierwsze będziemy w stanie skutecznie chronić osoby, których dane osobowe przetwarzamy, a po drugie, wykazać przetwarzanie zgodnie z prawem.

RODO Sender - aplikacja szyfrująca do bezpiecznej wymiany informacji przez email.

Dokumentacja RODO dla biura rachunkowego.  Kompletny zestaw wzorów dokumentów i procedur.

5/5

1899,00 pln